Sidonnaisuusilmoitusten valvontaa koskeva rekisteriseloste ja järjestelmän käyttöoikeudet

Tarkastusjohtaja päätti hyväksyä liitteenä olevan kuntalain 84 §:ssa tarkoitetun sidonnaisuusrekisterin rekisteriselosteen.

Samalla tarkastusjohtaja päätti, että käyttöoikeus sidonnaisuusjärjestelmään on tarkastusviraston controllerilla, arviointipäälliköllä ja ICT-kaupunkitarkastajalla.

Tarkastuslautakunta on 18.5.2017 § 54 päättänyt, että lautakunnan puolesta sidonnaisuusilmoitusten valvontaa koskevan rekisteriselosteen laatimisesta, rekisterin käytöstä, tietosisällön ja käyttötarkoituksen määrittelystä, käyttöoikeuksien myöntämisen periaatteista, rekisteröidyn informoinnin ja tarkastusoikeuden toteuttamisesta, tiedon korjaamisesta sekä tietojen luovuttamisesta, rekisterin järjestelmäteknisestä ylläpidosta, rekisterin suojaamisesta sekä tietoturvan järjestämisestä, arkistoinnista ja hävittämisestä samoin kuin rekisterin vastuuhenkilöiden nimeämisestä päättää tarkastusjohtaja.

Kuntalain (410/2015) 84 §:ssä säädetään määrättyjen luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden velvollisuudesta tehdä sidonnaisuusilmoitus johtotehtävistään sekä luottamustoimistaan elinkeinotoimintaa harjoittavissa yrityksissä ja muissa yhteisöissä, merkittävästä varallisuudestaan sekä muistakin sidonnaisuuksista, joilla voi olla merkitystä luottamus- ja virkatehtävien hoitamisessa. Sidonnaisuusilmoitus tehdään tarkastuslautakunnalle, joka valvoo ilmoitusvelvollisuuden noudattamista ja saattaa ilmoitukset valtuuston tiedoksi. Kunnan on pidettävä sidonnaisuuksista rekisteriä yleisessä tietoverkossa, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu.

1.6.2017 voimaan tulevan kaupungin hallintosäännön 13 luvun 1 §:ssä on määrätty, että tarkastuslautakunta toimii sidonnaisuusrekisterin rekisterinpitäjänä ja saattaa sidonnaisuusilmoitukset valtuustolle tiedoksi vähintään kaksi kertaa vuodessa. Hallintosäännön 4 luvun 4 §:n mukaan tarkastusvirasto valmistelee tarkastuslautakunnalle sidonnaisuusilmoituksia koskevat valvonta-asiat.

Sidonnaisuusrekisterissä käsitellään henkilötietoja. Osa käsiteltävistä tiedoista on salassa pidettäviä. Toimintaa ohjaavat yleislakeina henkilötietolaki (523/1999) ja laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Lisäksi noudatetaan kaupungin antamia henkilötietojen käsittelyn yleisiä periaatteita.