Kasvatuksen ja koulutuksen toimialajohtaja päätti, että seuraavilla kasvatuksen ja koulutuksen toimialan palveluksessa olevilla henkilöillä sekä henkilön ollessa estynyt tai esteellinen heidän sijaisillaan tai heidän tehtäviään hoitamaan määrätyillä henkilöillä on läsnäolo- ja puheoikeus kasvatus- ja koulutuslautakunnan sekä sen suomenkielisen jaoston kokouksissa:

Lisäksi esittelijän aloitteesta toimielin voi kuulla asiantuntijoita yksittäisissä asioissa. Asiantuntijalla on läsnäolo- ja puheoikeus vain oman kuulemisensa aikana.

Hallintosäännön 29 luvun 7 §:n mukaan muiden toimielinten kuin kaupunginvaltuuston, kaupunginhallituksen ja sen jaostojen sekä tarkastuslautakunnan kokouksissa on läsnäolo- ja puheoikeus esittelijöillä ja sen lisäksi pormestarilla, kaupunginhallituksen määräämällä edustajalla, kansliapäälliköllä sekä asianomaisen toimialan apulaispormestarilla ja toimialajohtajalla. Muiden henkilöiden läsnäolo- ja puheoikeudesta päättää toimialalautakuntien ja niiden jaostojen osalta toimialajohtaja.

Kuntalain 101 §:n mukaan toimielimen kokoukset ovat julkisia vain, jos toimielin niin päättää eikä kokouksessa käsitellä asiaa tai asiakirjaa, joka on lailla säädetty salassa pidettäväksi. Kokouksessa ei näin ollen lähtökohtaisesti saa olla läsnä yleisöä eikä muita sivullisia. Kuntalain esitöiden mukaan luottamushenkilöiden lisäksi kokouksessa tulisi olla läsnä ainakin pöytäkirjanpitäjä ja esittelijät.

Toimielimen kokouksissa päätöksentekoon osallistuvat vain toimielimen jäsenet ja tarvittaessa esteellisten tai estyneiden jäsenten varajäsenet. Muilla kuin toimielimen jäsenillä on oikeus ottaa osaa vain keskusteluun.

Kokouksen ja päätöksenteon sujuvuuden ja oikeellisuuden varmistamisen vuoksi on nähty, että kokoukseen tulisi pysyväisluonteisesti osallistua toimielimen toiminnan kannalta keskeisiä toimialan henkilöstöön kuuluvia viranhaltijoita ja työntekijöitä.