Kasvatuksen ja koulutuksen toimialajohtaja päätti asettaa kasvatuksen ja koulutuksen toimialalle tietosuojatyöryhmän.

Työryhmän tehtävänä on

1. huolehtia siitä, että toimialalla analysoidaan kaikki sellaiset henkilörekisterit, joiden sisältämiä henkilötietoja käsitellään tietojärjestelmissä 31.12.2017 mennessä,

2. huolehtia siitä, että toimialalla kartoitetaan tietosuoja-asetuksen edellyttämät muutokset tietojärjestelmille,

3. huolehtia siitä, että toimialalla kartoitetaan tietosuoja-asetuksen edellyttämät muutokset tietojärjestelmiä koskeville sopimuksille sekä

4. huolehtia siitä, että mahdolliset muut kaupungin tietosuojavastaavan tai tietosuojatyöryhmän toimialoille antamat tietosuoja-asetuksen toimeenpanoon liittyvät tehtävät tulevat tehdyiksi.

Kohdan 1. mukaisessa analysoinnissa havaitut tietojärjestelmämuutokset tulee toteuttaa tai vähintään suunnitella ennen tietosuoja-asetuksen soveltamisen alkamista 25.5.2018. Samalla on neuvoteltava tarvittavat sopimusmuutokset henkilötietoja käsittelevien palveluntuottajien kanssa.

Työryhmän jäsenet ovat:

Kati Laaksonen, tietosuojavastuuhenkilö, puheenjohtaja

Marko Enberg, hallintopäällikkö

Timo Korhonen, yksikön päällikkö

Pasi Hotari, ICT-kehityspäällikkö

Lea Juvonen, ICT-palvelupäällikkö

Martti Kukkonen, tietoturvapäällikkö

Kalle Kosteila, ICT-arkkitehti

Jukka-Pekka Sorjonen, turvallisuuspäällikkö

Pertti Joona, pedagogisten palveluiden päällikkö

Vesa Nevalainen, oppilashuollon päällikkö

Crister Nyberg, opiskelijahuollon päällikkö

Timo Hartikka, rehtori

Jenni Tirronen, ruotsinkielisten asiantuntija- ja toimistopalvelujen päällikkö

Pia Kyllönen, apulaisrehtori

Sari Slöör, oppisopimusjohtaja

Jan Rundt, toimistoesimies

Julle Keihänen, hankintalakimies

Sami Eriksson, erityissuunnittelija

Työryhmän toimikausi päättyy 31.12.2018

Euroopan unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU 679/2016) on tullut voimaan toukokuussa 2016 ja sitä sovelletaan 25.5.2018 alkaen. Kyseessä on laaja uudistus, joka asettaa huomattavia uusia vaatimuksia henkilötietojen käsittelylle sekä julkishallinnossa että yksityisellä sektorilla. Asetus tuo sekä rekisterinpitäjille että henkilötietojen käsittelijöille uusia tehtäviä ja velvollisuuksia. Rekisteröidyille asetus pitää sisällään uusia oikeuksia.

Kaupungin tietosuojatyöryhmä on todennut tarpeen kartoittaa ja analysoida kaikki kaupungin käytössä olevat henkilörekisterit. Priorisoinnissa ovat aluksi sellaiset henkilörekisterit, joiden sisältämiä henkilötietoja käsitellään tietojärjestelmissä. Kevään aikana kartoitus voidaan ulottaa myös muihin henkilörekistereihin.

Kaupungin tietosuojatyöryhmä on laatinut henkilörekistereiden analysointia varten lomakkeen. Kyseistä lomaketta apuna käyttäen toimialat, virastot ja liikelaitokset analysoivat itse kaikki sellaiset henkilörekisterit, joiden sisältämiä henkilötietoja käsitellään tietojärjestelmissä. Samalla kartoitetaan tietosuoja-asetuksen edellyttämät muutokset tietojärjestelmille ja niitä koskeville sopimuksille.

Rekisteriselosteet tullaan tietosuoja-asetuksen vuoksi uusimaan. Uutta rekisteriselostemallia ei ole vielä olemassa, mutta uuden rekisteriselosteen laatiminen tulee olemaan helpompaa, kun tässä vaiheessa analysointilomake täytetään huolellisesti. Uudet rekisteriselosteet otetaan käyttöön 25.5.2018 ja malli pyritään saamaan käyttöön vuoden vaiheessa.

Kaupungin tietosuojatyöryhmä on kehottanut toimialoja, virastoja ja liikelaitoksia tekemään yllämainitun henkilörekistereiden analysoinnin ja palauttamaan täytetyt lomakkeet viimeistään 31.12.2017 mennessä sähköpostilla oman toimialan, viraston tai liikelaitoksen tietosuojan vastuuhenkilölle.

Analysoinnissa havaitut tietojärjestelmämuutokset tulee toteuttaa tai vähintään suunnitella ennen tietosuoja-asetuksen soveltamisen alkamista 25.5.2018. Samalla on neuvoteltava tarvittavat sopimusmuutokset henkilötietoja käsittelevien palveluntuottajien kanssa. Suositeltavaa on, että toimialoilla, virastoissa ja liikelaitoksissa käynnistetään omat projektit tarvittavien toimenpiteiden suorittamiseksi.

Työryhmä raportoi toiminnastaan toimialajohtajalle. Väliraportit annetaan 12.1.2018 ja 30.6.2018 mennessä. Loppuraportti annetaan 31.12.2018 mennessä.

Työryhmä ottaa tarvitsemansa sihteerit. Työryhmän jäsenet nimeävät varajäsenensä työryhmän ensimmäisessä kokouksessa.

Työryhmään nimitettävät jäsenet on valittu asemansa ja asiantuntemuksensa perusteella.