Jakomäen sydän -palvelurakennuksen hankesuunnitelman hyväksyminen

Beslutet stämmer överens med förslaget.

Den godkända projektplanen

Stadsfullmäktige godkände 29.8.2018 § 217 projektplanen för servicehuset Jakobackas hjärta, daterad 20.4.2018, enligt vilken projektet omfattar högst 10 990 m² bruttoyta och byggkostnaderna för projektet uppgår till högst 37 180 000 euro exklusive mervärdesskatt i prisnivån för januari 2018.

I Jakobackaområdet fanns fem servicebyggnader som var i behov av ombyggnad. Daghemmen Kotilo och Naava och Jakomäen peruskoulus byggnader vid Drågvägen 3 och Klapperstensstigen 6. I byggnaden vid Drågvägen 3 fanns dessutom en ungdomsgård med lokaler för medborgarorganisationerna i området. Vid Klapperstensgränden 1 fanns ett gammalt skolhus, som inte längre var i bruk i projektplaneringsfasen.

Utvecklingsprojektet i Jakobacka utgick från att en ombyggnad av dessa fem servicebyggnader i området ska ersättas av ett enda om- och utbyggnadsprojekt och att bostäder ska byggas på de tomter som blir lediga. Servicehuset Jakobackas hjärta inrymde en skola, ett daghem, en ungdomsgård, lekparksverksamhet och lokaler för medborgarorganisationerna i området. Projektet genomfördes som ett pilotprojekt i form av en projektallians, integrerat projektutförande, där projektets parter valdes i ett tidigt skede att planera och genomföra projektet tillsammans med beställaren i successiva utvecklings- och genomförandefaser.

I beredningen deltog stadsmiljösektorn, fostrans- och utbildningssektorn, kultur- och fritidssektorn, NCC Suomi Oy och Optiplan Oy (senare Sweco Finland), vilka valdes till projektets genomförare, samt Auer & Sandås arkitekter Ab och Arkkitehtitoimisto OPUS Oy, som valdes till huvud- och arkitektplanerare genom en arkitekturtävling. Den genomförda planen baserade sig på det vinnande förslaget i den arkitekturtävling för inbjudna som ordnats för projektet. Kultur- och fritidsnämnden har tillstyrkt projektet i ett utlåtande 19.6.2018 (§ 125) och kultur- och fritidsnämnden 19.6.2018 (§ 137).

Byggnaden omfattar 10 990 m² bruttoyta och dess totala antal användare är ca 1 000 elever och dagisbarn. Nybyggnadens andel av bruttoytan är cirka 9 646 m² och ombyggnadens andel av bruttoytan cirka 1 344 m². Servicebyggnadens pris per kvadratmeter blev det tämligen konkurrenskraftiga 3 619 euro/m².

Staden tog emot servicebyggnadens nybyggnadsdel i augusti 2020. Kankarepuiston peruskoulu, lekparken, enheten för småbarnspedagogik och Jakobacka ungdomsgård flyttade till byggnaden hösten 2020. Den ombyggda gymnastiksalen överläts till staden i april 2021.

Kostnadsändringarna och orsakerna till dessa

Projektets genomförandefas uppdelades i byggfasen och en ansvarstid på fem år. Enligt avtalet bestod byggfasen av att genomförandeplanen som togs fram under utvecklingsfasen genomförs enligt den överenskomna målkostnaden och att fastigheten överlåts till ägarna och användarna.

Beredningen av byggfasen inleddes i slutet av 2018 genom rivning av de gamla servicebyggnaderna. Projektets detaljplaneändring bereddes samtidigt med projektets planering. Tillsammans med huvudentreprenören utvecklades ett innovativt tryckbanksförfarande för att minska riskerna med mjuk mark. Förfarandet inleddes i väntan på att detaljplaneändringen färdigställs. Byggandet av den nya delen inleddes enligt det planerade tidsschemat i början av 2019 när bygglovet blivit bekräftat.

Alliansens projektorganisation bildades snabbt och den inledde sitt arbete genast i början av projektet. Projektets utvecklingsfas förlöpte väl utgående från partnernas samarbete och gemensamma vision om projektets innehåll och omfattning.

I projektets genomförandefas uppstod dock problem, eftersom man i den överenskomna målkostnaden inte på ett tillräckligt sätt hade beaktat lösningarna som den nya läroplanen förutsätter. Projektets ledning och kostandsstyrning försvårades också av utmaningar vid hanteringen av planändringarna, ökningen av den allmänna kostnadsnivån, några avvikelser på byggplatsen, dröjsmål i faktureringen och kostnadsuppföljningen samt av att flera nyckelpersoner byttes ut under projektet. Huvudentreprenörens projektchef lämnade projektet genast i början av utvecklingsfasen. Vid utgången av utvecklingsfasen byttes både huvudentreprenörens och beställarens projektchefer. Det här försvårade också parternas integrering till projektets kostnadsstyrning och målsättningar.

En utmaning i kostnadsuppföljningen och dess tillförlitlighet var att alliansens parter inte hade en tillräckligt uppdaterad gemensam uppfattning om projektets innehåll och omfattning, och inte heller av planändringarnas konsekvenser för projektets målkostnad. Kostnadsstyrningen i byggfasen baserade sig på planering av upphandlingspaketen och konkurrensutsättning av dessa i form av underleveranser. Eftersom ändringarna i omfattningen och de nya tilläggsuppgifterna inte separerades tillräckligt tydligt från alliansens beställningar av grundinnehåll, kostnadsuppföljningen och faktureringen, närmade sig alliansens kostandsstyrning förfarandet för tilläggs- och ändringsarbeten i en traditionell entreprenadmodell till ett fast pris. Underleveransernas ökade kostnader som orsakades av ett upphettat marknadsläge och andra omständigheter uppdagades med en fördröjning och de beaktades inte i tid. Dessutom använde huvudentreprenören en egen applikation för kostnadsberäkningen, som det inte var möjligt att öppna för alla parter. Det här kan ha försvagat de övriga partnernas förståelse och vilja att förbinda sig till budgeten, vilket senare bidrog till att det uppstod problem även i kostandsstyrningen.

I kostnadsuppföljningen konstaterade man att kostnaderna för planeringen överskreds våren 2019. Uppföljningen försvårades av en överskattning av planernas färdighetsgrad och dröjsmål i planeringsparternas fakturering. Därtill var man tvungen att göra betydande ändringar i planernas omfattning. Byggandet avancerade enligt planerna och ännu i juni 2019 beräknades att målkostnaden överskrids med endast ca 0,9 mn euro, vilket ansågs gå ihop väl med de reserveringar som gjorts med tanke på kostnadsrisker. Överskridningen av målkostnaden kom fram i kostnadsberäkningen med en fördröjning, och den realiserades mycket snabbt först när projektet färdigställdes, varvid det inte längre var möjligt att reagera på det. Huvudentreprenören tog dock hand om de ekonomiska slututredningarna med underleverantörerna och de sammanhängande meningsskiljaktigheterna i fråga om tilläggs- och ändringsarbeten så att det allra sämsta scenariot kunde undvikas.

Även fördröjningar i tidsschemat bidrog till kostnadsökningen. I juni 2019 iakttogs en betydande avvikelse på byggplatsen, då man märkte att den halvfärdiga pålningen avviker från hörnpunkterna i byggplanerna. Felet korrigerades genom planändringar och kostnaderna för detta konstaterades höra till alliansens ansvarsområde. Den andra fördröjningen berodde på en vattenskada som uppstod i samband med ombyggnaden, vilket ledde till att färdigställandet av gymnastiksalen sköts upp från årsskiftet till april 2021.

Dessutom påverkades projektet av Covid-19-pandemin, som orsakade fördröjningar och därigenom ökade kostnader. I genomförandefasen beslutade alliansen att man avstår från den gemensamma arbetslokalen, vilket dels kan ha försvagat det mervärde som samarbetet i alliansförfarandet genererade också i kostnadsstyrningen.

Erfarenheter och lärdomar från pilotprojektet

Det gick bra att anställa en huvudentreprenör och planerare, trots att det var fråga om ett pilotprojekt. I fortsättningen ska man i alliansmodellen och IPT-modeller ägna större uppmärksamhet åt tydligheten i projektens beställnings- och budgeteringsförfaranden, hanteringen av ändringar under projektens gång, kostnadsstyrningen, faktureringen och uppföljningens tidsenlighet samt att samarbetet fortsätter också under byggtiden.

Dessutom ska man i IPT-projekt ägna mer uppmärksamhet åt beställarens resurser och reservera tillräckligt med tid för behövlig gemensam utveckling och beslutsfattande, se till att nyckelpersonerna förbinder sig till projektet redan i beredningen av avtalshandlingarna samt bättre introduktion till den nya genomförandemodellen för nyckelpersoner som eventuellt anställs i projektet.

Utvecklingsprojektet för mellersta Jakobacka, som utgjorde ett pilotprojekt för alliansmodellen i stadsmiljösektorn, och planeringen och genomförandet av servicehuset Jakobackas hjärta, utvidgningarna, alliansens resultat samt lärdomarna och erfarenheterna från alliansmodellen presenteras närmare i rapporten ”Arvoa rahalle”, som utarbetats i enlighet med alliansmodellen. Rapporten ingår i bilagorna.

Utgående från de centrala iakttagelserna i rapporten kan man konstatera att staden i fortsättningen ska ägna uppmärksamhet åt bland annat följande frågor i samband med alliansmodellen:

• Precisera stadens beslutsprocesser så att de motsvarar de krav som olika genomförandeformer ställer. I fasta genomförandeformer leder upphandlingsbeslutet i praktiken direkt till att projektet inleds, men när man tillämpar IPT- och alliansmodellen och andra modeller med tidig integration väljs först serviceproducenterna som tar fram projektets planer och fastställer dess målkostnad för beslutsfattandet.
• Då staden tillämpar nya genomförandeformer ska man säkerställa att de anställda och de nödvändiga konsulterna har de kunskaper och resurser som behövs.
  Alliansmodellen kan tillämpas i större utsträckning i genomförandet av olika slags detaljplaneprocesser och/eller planeringstävlingar.
• Alliansmodellen möjliggör att dessa utvecklas och att riskerna och nyttorna delas. Utmaningen ligger i att processerna tar längre tid än vanligt, varför man måste förbereda sig på att nyckelpersoner byts ut.
• Att få slutanvändarna att förbinda sig redan i projektplaneringsfasen, eller i alliansmodellen redan i utvecklingsfasen, på så sätt att inga sena planändringar uppdagas i genomförandefasen.
• När alliansprojekt inleds ska man sträva efter en intensivare process med bättre ledning, gemensam projektplanering och att fastställa projektets mål, innehåll och omfattning samt gemensamma framgångsfaktorer och processer. Även planerarna och planeringens styrning ska förbinda sig till det här.
• Alliansprojektens ledning ska ges tillräckligt omfattande resurser och ansvar och besluten ska dokumenteras.

Övriga iakttagelser och lärdomar från projektet:

• En av alliansmodellens mest utmanande uppgifter är att komma överens om priset i alliansavtalet i genomförandefasen (TAS) och om innehållet som fås för det. I fortsättningen ska man ägna uppmärksamhet åt den här helheten.
• Även konsultavtalen ska utvecklas så att konsulterna förbinder sig till projektets mål och särskilt till dess kostnadsmål.
• Erfarenheterna har beaktats direkt i Baggböleparkens allians, där man har ägnat särskild uppmärksamhet åt kostnadsuppföljning i realtid.
• Lärdomarna från alliansmodellen har också bidragit till PL-modellen, i utvecklingen av den s.k. kooperativa PL-modellen.

Projektkostnader

Projektets maximipris exklusive mervärdesskatt var 37 180 000 euro i prisnivån januari 2018 (THI 180,8). Parterna kom överens om maximipriset utifrån målkostnaden, som ett slutresultat på alliansens utvecklingsfas. Före avtalet i alliansens genomförandefas gjordes en indexjustering av det godkända maximipriset till prisnivån augusti 2018 (THI 187,1) på så sätt att projektets maximikostnad var 38 619 491 euro.

Efter höjningen av maximipriset har kostnaderna exklusive mervärdesskatt för servicehuset Jakobackas hjärta, som stadsmiljösektorn ansvarar för, ökat till sammanlagt 1 151 184 euro på så sätt att projektets kostnader uppgår till sammanlagt 39 770 675 euro, eller 3 619 euro/m² bruttoyta.

Kostnadskalkylen finns som bilaga 1.

Kostnader för arbeten utanför projektet

I projektplanen tog man dessutom upp sådana arbeten utanför projektet, som det var motiverat att utföra i samband med projektet. Det handlade bland annat om preliminär planering av bostadskvarteren som byggs i stället för byggnaderna som rivs med tanke på detaljplaneläggningen, för vilket man reserverade 360 000 euro, byggbarhetsåtgärder inklusive rivningsarbeten på tomten, för vilket man reserverade 340 000 euro, och kostnader för prisen i arkitekturtävlingen som ordnades för utveckling av området. De här kostnaderna på sammanlagt 940 000 euro ingick i de separata kostnaderna som sektionen för byggnader och allmänna områden vid stadsmiljösektorn godkände på sitt sammanträde 3.5.2018 § 56. Ovan underskreds kostnaderna utanför projektet med ca 100 000 euro.

Utöver de ersättande lokalerna för lekparksbyggnaden som ingick i projektet byggde alliansen dessutom lekparkens utomhusområden inklusive utrustning som en utvidgning av alliansen. De slutliga kostnaderna för detta uppgick till 642 000 euro. Skolans och daghemmets gårdar ingår i enlighet med projektplanen i kostnaderna för det egentliga projektet. Kostnaderna för arbetena utanför projektet som alliansen utförde uppgick till sammanlagt 1 482 000 euro. Dessa kostnader hörde inte till den ursprungliga projektplanen, och de kan på grund av arbetenas natur inte inkluderas i maximipriset för projektet. Dessa kostnader påverkar inte heller objektets kapitalhyra.

De slutliga totalkostnaderna för de arbeten som alliansen genomförde, inklusive utvidgningen, var sammanlagt 43 246 250 euro. Projektets totalkostnader som stadsmiljösektorn ansvarar för uppgår till sammanlagt 41 252 675 euro. I projektets slutliga kostnader ingår också en reservering på 250 000 euro för den femåriga ansvarstiden och enligt utfallet för nyckelresultatområdena betalades bonusar på 440 771 euro ur bonuspoolen på 600 000 euro.

I alliansens slutliga totalkostnader ingår kostnader för servicehuset Jakobackas hjärta 39 876 297 euro, som överskred målkostnaden med 3 987 150 euro. Eftersom målkostnaden överskreds ansvarar serviceproducenterna i enlighet med alliansavtalet för 50 % av överskridningen av målkostnaden, dvs. 1 993 575 euro. Efter nämnda ersättning som serviceproducenterna betalar för överskridningen uppgår projektets totalkostnader som stadsmiljösektorn ansvarar för till sammanlagt 41 252 675 euro.

I totalkostnaden som staden ska ansvara för ingår 39 770 675 euro slutliga kostnader för servicehuset Jakobackas hjärta samt 1 482 000 euro i kostnader för arbeten utanför projektet som alliansen genomfört.

Kostnader för att använda lokalerna

Enligt projektplanen var den uppskattade totala hyran ca 176 000 euro i månaden, dvs. 2 112 000 euro om året (19,50 euro/m² lägenhetsyta/mån.). Den totala hyran enligt de korrigerade kostnaderna beräknas vara 181 113 euro i månaden, dvs. ca 2 173 360 euro om året (20,10 euro/m² lägenhetsyta/mån.). Den beräknade hyran baserar sig på projektets justerade maximipris med 30 års avskrivningstid och en förväntad avkastning på 3 %. I den beräknade hyran ingår en underhållshyra på 3,80 euro/m²/mån. Grunden för hyran är 9 003 m² lägenhetsyta. Underhållshyran har justerats i samband med att hyresavtalet togs fram.

Enligt en preliminär kalkyl fördelades den interna hyran så att hyran för fostrans- och utbildningssektorn var 161 000 euro i månaden och för kultur- och fritidssektorn 15 000 euro i månaden. Enligt de korrigerade kostnaderna är hyran för fostrans- och utbildningssektorn ca 165 680 euro i månaden och för kultur- och fritidssektorn ca 15 433 euro i månaden.

Finansiering

Höjningen av projektets maximipris och kostnaderna för arbetena utanför projektet som utfördes som en utvidgning av alliansen finansieras med oanvända anslagsreserveringar från andra projekt i byggnadsprogram för husbyggnadsprojekt som ingår som bilaga i stadens budget. Höjningen av maximipriset har inkluderats i projektbalansen för stadsmiljösektorns lokalservice, som används för att följa upp investeringsprojektens faktiska kostnader samt den totala effekten av underskridningar och överskridningar av de anbudsbaserade kostnadsberäkningarna i entreprenadsfasen för besluten om maximipriser för sådana projekt.

I projektbalansen antecknas kostnaderna, som är korrigerade enligt anbudsprisindexet, på det året då projektet står klart. I fråga om ofullbordade projekt antecknas kostnaderna på det innevarande året när kostnadsberäkningen är färdig. Under åren 2016-2021 har projektbalansen enligt beräkningarna varit positiv. Projektbalansen uppdateras kontinuerligt. I samband med anvisningarna för behandling av lokalprojekt, som är under beredning, bedöms om projektbalansen ska presenteras i anslutning till beslutet om överskridning av ett separat projektpris.

Befogenheter

I enlighet med 7 kap. 1 § 3 punkten i förvaltningsstadgan beslutar stadsfullmäktige om projektplaner vars kostnadskalkyl överstiger 10 miljoner euro.

Kaupunginhallitus 21.03.2022 § 211

Päätös

20.08.2018 Ehdotuksen mukaan

Esittelijä

Lisätiedot

Maria Nelskylä, kaupunginsihteeri, puhelin: 310 25251

Kaupunkiympäristölautakunnan rakennusten ja yleisten alueiden jaosto 10.02.2022 § 15

Esitys

Käsittely

03.05.2018 Ehdotuksen mukaan

Esittelijä

Lisätiedot

Jarmo Raveala, yksikön päällikkö, puhelin: 310 23466

Erkki Huitti, tiimipäällikkö, puhelin: 310 31866

Kaupunkiympäristön toimiala Rakennukset ja yleiset alueet -palvelukokonaisuus Tekninen johtaja 26.08.2020 § 157

Päätös

Päätöksen perustelut

Lisätiedot

Erkki Huitti, projektinjohtaja, puhelin: 310 31866

Kaupunkiympäristön toimiala Rakennukset ja yleiset alueet -palvelukokonaisuus Rakennetun omaisuuden hallinta Palvelutilaverkko Yksikön päällikkö 17.12.2018 § 19

Päätös

Päätöksen perustelut

Lisätiedot

Anneli Nurmi, projektinjohtaja, puhelin: 310 86432

Stadsfullmäktige 29.08.2018 § 217

Beslut

Föredragande

Upplysningar

Maria Nelskylä, stf. stadssekreterare, telefon: 310 25251

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta 19.06.2018 § 137

Lausunto

Esittelijä

Lisätiedot

Matti Kuusela, tilapalvelupäällikkö, puhelin: 310 87783

Harri Taponen, erityissuunnittelija, puhelin: 310 89036

Hannu Keski-Hakuni, tekniikan päällikkö, puhelin: 310 29872

Kasvatus- ja koulutuslautakunta 19.06.2018 § 125

Lausunto

Esittelijä

Lisätiedot

Ilari Suomalainen, projektiarkkitehti, puhelin: 310 86492

Detta beslut publicerades 05.04.2022

BESVÄRSANVISNING

Ändring i beslutet söks genom kommunalbesvär.

Besvärsrätt

Ändring i beslutet får sökas

Besvärstid

Kommunalbesvär ska anföras inom 30 dagar från delfåendet av beslutet.

Besvärsskriften ska inlämnas till besvärsmyndigheten senast besvärstidens sista dag under besvärsmyndighetens öppettid.

Om beslutet har delgetts per post anses en part ha fått del av beslutet sju dagar efter att brevet avsändes, om inte något annat påvisas. En kommunmedlem anses ha fått del av beslutet sju dagar efter att protokollet fanns tillgängligt i det allmänna datanätet.

Om beslutet har delgetts som elektroniskt meddelande anses en part ha fått del av beslutet tre dagar efter att meddelandet avsändes, om inte något annat påvisas.

Dagen för delfåendet räknas inte in i besvärstiden. Om sista dagen av besvärstiden är en helgdag, självständighetsdagen, första maj, jul- eller midsommarafton eller en helgfri lördag får besvärshandlingarna inlämnas första vardagen därefter.

Besvärsgrunder

Kommunalbesvär får anföras på den grunden att

Ändringssökanden ska framföra besvärsgrunderna innan besvärstiden går ut.

Besvärsmyndighet

Kommunalbesvär anförs hos Helsingfors förvaltningsdomstol.

Förvaltningsdomstolens besöksadress fram till 24.12.2021 är den följande

Förvaltningsdomstolens besöksadress från och med 27.12.2021 är den följande

Besvär kan anföras även via förvaltnings- och specialdomstolarnas e-tjänst på adressen https://asiointi2.oikeus.fi/hallintotuomioistuimet#/sv

Formen för och innehållet i besvärsskriften

Besvär ska anföras skriftligen. Elektroniska dokument uppfyller kravet på skriftlig form.

I besvärsskriften ska uppges:

I besvären ska dessutom ändringssökandens namn och kontaktuppgifter uppges. Om talan förs av ändringssökandens lagliga företrädare eller ombud, ska också dennes kontaktuppgifter uppges. Medan besvären är anhängiga ska förvaltningsdomstolen utan dröjsmål underrättas om ändringar i kontaktuppgifterna.

Besvären ska också innehålla uppgift om postadress och eventuell annan adress till vilken handlingar som hänför sig till rättegången kan sändas (processadress). Om ändringssökanden har uppgett flera processadresser, kan förvaltningsdomstolen välja till vilken av dem den skickar de handlingar som hänför sig till rättegången.

När den som har begärt omprövning anför besvär över det beslut som fattats med anledning av begäran om omprövning, får denne lägga fram nya grunder för sina yrkanden. Ändringssökanden i fråga får framställa nya yrkanden endast om de grundar sig på förändrade förhållanden eller på omständigheter som ändringssökanden fått kännedom om efter det att tidsfristen för begäran om omprövning gått ut.

Till besvärsskriften ska följande fogas:

Rättegångsavgift

Hos den som har inlett ett ärende som gäller sökande av ändring tas det ut en rättegångsavgift i enlighet med lagen om domstolsavgifter (1455/2015).
Om förvaltningsdomstolen ändrar det överklagade beslutet till förmån för ändringssökanden tas ingen rättegångsavgift ut.

Protokoll

Protokollsutdrag och -bilagor som hänför sig till beslutet skickas på begäran. Handlingar kan beställas från Helsingfors stads registratorskontor.

Registratorskontoret är öppet måndag–fredag kl. 08.15–16.00