Ostolaskujen maksuehdot sekä ostolaskujen vastaanotto verkkolaskuina

Rahoitusjohtaja päätti antaa Helsingin kaupungin ostolaskujen maksuehtoja ja ostolaskujen vastaanottamista koskevan ohjeen (liite 1), jonka mukaisesti Helsingin kaupungin yleinen maksuehto
toimittajille on vähintään 21 päivää ja ostolaskujen vastaanotto tapahtuu verkkolaskuina.

Ohjeistuksen (liite 1) mukaisesti Helsingin kaupungin yleinen maksuehto toimittajille on vähintään 21 päivää ja toimittajien tulee toimittaa laskunsa Helsingin kaupungille verkkolaskuina. Mikäli toimittajalla ei ole omaa sähköistä järjestelmää, josta hän voi lähettää verkkolaskuja, Helsingin kaupunki tarjoaa toimittajilleen maksuttoman mahdollisuuden lähettää verkkolaskuja toimittajaportaalin kautta.

Toimintatapana sähköinen verkkolaskutus on kustannustehokas ja kestävän kehityksen mukainen niin laskun lähettäjälle kuin vastaanottajalle. Lähettäjälle verkkolaskutuksen etuja ovat esimerkiksi nopea
laskunvälitys, virheellisten suoritusten korjausten vähentyminen, liikasuorituksen palautusten vähentyminen sekä manuaalisen työn pienentyminen.

Verkkolaskujen vastaanottajalle etuja ovat esimerkiksi manuaalisen työn osuuden pienentyminen, inhimillisten virheiden vähentyminen (tallennus- ja käsittelyvaiheissa), laskukierron nopeutuminen sekä arkistointimahdollisuuden helpottuminen.

Helsingin kaupunkistrategiassa 2017-2021 (kaupunginvaltuusto 27.9.2017, 321 §) todetaan, että Helsingin kaupungin tavoitteena on olla maailman parhaiten digitalisaatiota hyödyntävä kaupunki maailmassa. Kaupunki panostaa esteettömiin sähköisiin palveluihin sekä digitalisaation, teköälyn ja robotisaation hyödyntämiseen. Sähköiset palvelut ovat ensisijaisia, ja ne ovat käytettävissä viikonpäivästä tai kellonajasta riippumatta. Palvelujen uudistamista jatketaan ja huolehditaan saavutettavuudesta, monialaisesta osaamisesta, yhden luukun periaatteen vahvistamisesta ja erilaisten asukasta lähellä olevien työmuotojen kehittämisestä. Helsingissä otetaan käyttöön sähköinen asiointi mahdollisimman laajasti. Päätösehdotuksen mukainen toiminta edistää digitalisaation ja robotisaation hyödyntämistä kaupunkistrategian mukaisesti.

Hallintosäännön 20 luvun 11 § mukaisesti rahoitusjohtaja antaa ohjeita kaupungin taloudenhoidosta. Lisäksi päätöstä tukee JHS-suositus 155 (Verkkolaskujen käyttö julkishallinnossa, 5.5.2009) sekä Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi (2014755/EU) pohjalta annettu hallituksen esitys (HE 256/2018) eduskunnalle laiksi hankintayksiköiden ja elinkeinoharjoittajien sähköisestä laskutuksesta