Hankinta, InfoFinlandin käännöspalvelut, kaupunginkanslia

Kansliapäällikkö päätti hyväksyä Lingoneer Oy:n (2090676-6) tarjouksen InfoFinlandin käännöspalveluista kokonaistaloudellisesti edullisimpana.

Sopimuskausi on kaksi vuotta, jonka jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana kuuden (6) kuukauden irtisanomisajalla.

Kansliapäällikkö päätti sulkea pois tarjouskilpailusta Karjalan asiamiestoimisto Oy:n (1873758-8) tarjouksen, koska tarjoaja ei täyttänyt tarjoajien soveltuvuudelle tarjouspyynnössä asetettuja vähimmäisvaatimuksia. Kansliapäällikkö päätti hylätä Dosti tulkkaus- ja käännöspalvelut Oy:n (2809141-8) tarjouksen tarjouspyynnön vastaisena.

Hankintasopimus sopijapuolten välillä syntyy vasta myöhemmin erikseen allekirjoitettavalla sopimuksella. Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Hankinnan arvioitu arvonlisäveroton arvo on noin 200 000 euroa.

Hankintasopimusta ei voida tehdä ennen kuin tarjoaja on toimittanut hankintayksikölle tarjouspyynnössä mainitut hankintalain 88 §:n mukaiset otteet rikosrekisteristä ja tilaajavastuulain mukaiset selvitykset. Hankintayksikkö tutkii otteista, koskeeko tarjoajaa jokin hankintalain 80 §:n mukainen pakollinen poissulkemisperuste. Poissulkemisperusteen ilmetessä ratkaistaan hankintaa koskeva päätös uudelleen oikaisemalla tätä päätöstä hankintalain 132 §:n mukaisesti.

Hankinnan kohteena ovat InfoFinlandin ja Finnishcourses.fi-palvelun käännöspalvelut. InfoFinland.fi on monikielinen verkkosivusto, joka tarjoaa maahanmuuttajille tietoa suomalaisen yhteiskunnan toiminnasta ja julkishallinnon palveluista. Finnishcourses.fi on InfoFinlandin osapalvelu, joka tiedottaa suomen kielen kursseista Helsingin, Tampereen ja Turun alueilla.

Käännettävät tekstit ovat pääasiassa verkkoympäristöön tuotettavia asiatekstejä, joita käännetään suomesta seuraaville kohdekielille: ruotsi, englanti, ranska, viro, venäjä, somali, turkki, persia, espanja, mandariinikiina ja arabia. Hankintayksikkö ei kuitenkaan sitoudu tilaamaan käännöksiä kaikilla edellä mainituilla kielillä. Hankittava käännöspalvelu sisältää myös käännösmuistien luomista sekä monikielisten käännösten koordinaatiotyötä.

Tätä hankintasopimusta ei ole jaettu osiin, koska jakaminen tekee sopimuksen toteuttamisesta teknisesti liian vaikeaa ja jakamisesta syntyvä tarve koordinoida osien eri sopimuskumppaneita vaarantaisi vakavasti sopimuksen asianmukaisen toteuttamisen.

Kilpailutus perustuu Helsingin kaupunginkanslian 30.8.2019 päivättyyn tarjouspyyntöön H055-19, HEL 2019-008362. InfoFinlandin käännöspalvelujen hankinta on toteutettu avoimella menettelyllä.

Hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus 30.8.2019 ja korjausilmoitus 25.9.2019 sähköisessä HILMA-ilmoituskanavassa www.hankintailmoitukset.fi. Määräaika tarjousten jättämiselle päättyi 23.10.2019. Määräaikaan mennessä saapui neljä tarjousta: Dosti tulkkaus- ja käännöspalvelut Oy, Karjalan asiamiestoimisto Oy, Lingoneer Oy ja Lingsoft Language Services Oy.

Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen

Tarjoajien soveltuvuutta koskevat edellytykset on tarkastettu lukuun ottamatta pakollisia poissulkemisperusteita ja tilaajavastuulain mukaisia selvityksiä, jotka tarkastetaan päätöksenteon jälkeen ennen mahdollisen sopimuksen tekemistä.

Lingoneer Oy, Lingsoft Language Services Oy ja Dosti tulkkaus- ja käännöspalvelut Oy täyttivät hankintayksikön asettamat soveltuvuuden vähimmäisvaatimukset.

Karjalan asiamiestoimisto Oy ei täyttänyt tekniseen suorituskykyyn ja ammatilliseen pätevyyteen liittyviä soveltuvuusvaatimuksia. Tarjoajan referensseistä ei löydy käännösprojektia, jossa käännös olisi toimitettu asiakkaalle vähintään viidellä kielellä. Kohdekielinä referensseissä ovat vain venäjä ja suomi. Tarjoaja ei myöskään nimennyt kääntäjiä muissa kielipareissa kuin suomi-venäjä, jolloin ei voitu arvioida täyttyvätkö kääntäjien koulutusta ja kokemusta koskevat vaatimukset. Tarjouspyynnön mukaan tarjoajalla tulee olla vähimmäisvaatimukset täyttävä kääntäjä jokaisessa InfoFinlandin kieliparissa.

Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastaminen

Lingoneer Oy:n ja Lingsoft Language Services Oy:n tarjoukset olivat tarjouspyynnön mukaisia.

Tarjouspyynnössä oli edellytetty, että tarjoajan tulee liittää tarjoukseen koekäännökset kielipareissa suomi-englanti, suomi-viro, suomi-venäjä ja suomi-espanja. Koekäännösten tuli täyttää tarjouspyynnössä ilmoitetut oikeakielisyyden ja kielen selkeyden sekä käännösohjeen noudattamisen vähimmäisvaatimukset. Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että tarjous hylätään, jos koekäännösten vähimmäisvaatimukset eivät täyty.

Dosti tulkkaus- ja käännöspalvelut Oy:n tarjous ei sisältänyt kaikkia pyydettyjä koekäännöksiä, joten koekäännösten vähimmäisvaatimusten täyttymistä ei voitu arvioida. Tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun vuoksi hankintayksikön on hylättävä Dosti tulkkaus- ja käännöspalvelut Oy:n tarjous tarjouspyynnön vastaisena.

Tarjousten vertailu

Hankittavien palveluiden valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena käytettiin hinta-laatusuhteeltaan parasta tarjousta. Tarjouspyynnön mukaan hinnan painoarvo on 50 prosenttia ja koekäännösten laadun painoarvo on 50 prosenttia.

Tarjousten vertailu hinta- ja laatupisteineen sekä perusteluineen on tämän päätöksen liitteenä. Vertailu osoittaa, että kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen on tehnyt Lingoneer Oy.

Sovellettavat säännökset ja päätöstoimivalta

Hankintalain (1397/2016) 123 §:n mukaan hankintayksikön on tehtävä ehdokkaiden ja tarjoajien asemaan vaikuttavista ratkaisuista sekä tarjousmenettelyn ratkaisusta kirjallinen päätös, joka on perusteltava.

Hallintosäännön 12 luvun 1 §:n 2 momentin 2 kohdan mukaan kansliapäällikkö päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita.