IHankinta, CT hankintaoikeudelliset asiantuntijapalvelut

Toimialajohtaja päätti hyväksyä seuraavat kokonaistaloudellisesti edullisimmat tarjoukset ja päätti tehdä puitejärjestelyä koskevat hankintasopimukset alla mainittujen tarjoajien kanssa osa-aluekohtaisesti seuraavasti:

Osa-alue 1: ICT-hankintojen juridiset asiantuntijapalvelut

1. Suomen Hankintajuristit Asianajotoimisto Oy
2. PTCServices Oy

Osa-alue 2: ICT-hankintojen hankinta-asiantuntijapalvelut

1. Suomen Hankintajuristit Asianajotoimisto Oy
2. PTCServices Oy

Toimialajohtaja päätti hylätä Silver Planet Oy:n tarjouksen, koska tarjous ei ole tarjouspyynnön ehtojen mukainen.

Hankinnan arvioitu ennakoitu arvo ilman arvonlisäveroa on 1 000 000 euroa mahdolliset optiokaudet mukaan lukien. Arvioitu ennakoitu arvo sisältää ICT-hankintojen juridiset asiantuntijapalvelut arviolta 600 000 euroa ja ICT-hankintojen hankinta-asiantuntijapalvelut arviolta 400 000 euroa.

Hankinnan sopimuskausi on 12 kk. Tilaajan niin päättäessä sopimusta voidaan jatkaa alkuperäisillä vastaavilla ehdoilla, sen mukaisina kuin ne ovat voimassa sopimuskauden päättyessä, enintään kahdeksi (2) vuodeksi yhden (1) vuoden kerrallaan (1+1).

Sopimus ei sisällä tilaajalle määräostovelvoitetta eikä tuota palveluntuottajalle yksinoikeutta palvelujen tuottamiseen tilaajalle.

Hankintapäätös on ehdollinen siihen asti, kunnes valitut tarjoajat ovat toimittaneet hankintayksikön vaatimat hyväksyttävät rikosrekisteriotteet eikä hankintasopimusta voida tehdä ennen sitä. Poissulkemisperusteen ilmetessä ratkaistaan hankintaa koskeva päätös uudelleen oikaisemalla tätä päätöstä hankintalain 132 §:n mukaisesti.

Hankintasopimus ei synny päätöksen tiedoksiannolla, vaan erikseen myöhemmin tehtävällä hankintasopimuksella.

Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Puitejärjestelyllä hankitaan juridisia asiantuntijapalveluita ja hankinta-asiantuntijapalveluita hankintalain (1397/2016) kynnysarvot ylittäviin ja alittaviin ICT-hankintakilpailutuksiin.

Hankinta on jaettu kahteen (2) eri osa-alueeseen seuraavasti:
Osa-alue 1: ICT-hankintojen juridiset asiantuntijapalvelut
Osa-alue 2: ICT-hankintojen hankinta-asiantuntijapalvelut

Tarjoajan tarjous voi koskea yhtä tai kumpaakin osa-aluetta.

Kumpaankin osa-alueeseen valitaan kolme (3) vertailuhinnaltaan halvimman tarjouksen tehnyttä tarjoajaa, ellei kelpoisuusehdot täyttäviä tarjoajia ja hyväksyttäviä tarjouksia ole vähemmän.

Hankintamenettely

Kilpailutus perustuu Helsingin kaupungin kaupunkiympäristön toimialan 16.9.2020 päivättyyn tarjouspyyntöön HEL 2020-006697 ICT-hankintojen juridiset asiantuntijapalvelut ja hankinta-asiantuntijapalvelut sekä alkuperäisen tarjouspyynnön korjausilmoitukseen 1.10.2020.

Kysymyksessä on julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) liitteen E mukainen palveluhankinta, joka toteutettiin avoimella menettelyllä.

Hankintailmoitus lähetettiin julkaistavaksi 16.9.2020 TEM:n ylläpitämässä sähköisessä ilmoituskanavassa www.hankintailmoitukset.fi.

Saadut tarjoukset

Tarjoukset tuli jättää sähköisesti Helsingin kaupungin tarjouspalvelu.fi-portaalin kautta. Asetettuun määräaikaan 15.10.2020 mennessä tarjouksen jättivät seuraavat tarjoajat: PTCServices Oy, Suomen Hankintajuristit Asianajotoimisto Oy ja Silver Planet Oy. Jätetyt tarjoukset osa-alueittain on tuotu esille taulukossa 1.

Tarjoajien soveltuvuuden arviointi

Tarjouspyynnön kohdassa ”Soveltuvuusvaatimukset” on esitetty tarjoajien soveltuvuudelle asetetut vaatimukset ja selvitysvelvollisuudet.

Tarjoajien soveltuvuutta koskevat edellytykset on tarkastettu, lukuun ottamatta hankintalain 80 §:n mukaisia pakollisia poissulkemisperusteita, jotka tarkastetaan ennen mahdollisen hankintasopimuksen tekemistä valituilta tarjoajilta.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi

Tarjouspyynnössä on osa-alueella 2, ICT-hankintojen hankinta-asiantuntijapalvelut, nimettyjä asiantuntijoita koskeva vaatimus. Tarjouspyynnössä kohdassa ”Hankinnan kohteen kriteerit” on vaatimus: Tarjoajan tulee nimetä vähintään kaksi (2) ICT hankinta-asiantuntijaa, jotka ovat suorassa työsuhteessa tarjoajaan tai osakkaana tarjoajayrityksessä ja jotka vastaavat palvelun suorittamisesta tilaajalle.

Hankintalain (1397/2016) 77 §:n mukaan hankintayksikkö voi palveluhankinnoissa vaatia, että tarjoaja tai ryhmittymän jäsen itse toteuttaa tietyt kriittiset tehtävät.

Silver Planet Oy on nimennyt tarjoamalleen osa-alueelle kaksi ICT-hankinta-asiantuntijaa, joista toinen nimetty asiantuntija on tarjoajan tarjouksen mukaan tarjoajan alihankkijayrityksestä. Silver Planet Oy:n tarjous ei ole tarjouspyynnön mukainen tältä osin.

PTCServices Oy:n ja Suomen Hankintajuristit Asianajotoimisto Oy:n tarjoukset ovat tarjouspyynnön mukaisia.

Tarjousten vertailu

Tarjouspyynnön mukaan tarjousten valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, jota vertaillaan halvimman hinnan perusteella.

Vertailuperusteena on käytetty halvinta hintaa, koska hankintaan liittyvät laatuvaatimukset on huomioitu tarjoajan soveltuvuusvaatimuksissa ja hankinnan kohdetta koskevissa vähimmäisvaatimuksissa.

Osa-alueet vertaillaan omana kokonaisuutena. Vertailuhintana käytetään tarjoajan osa-alueelle hankittavalle palvelulle ilmoittamaa tuntihintaa. Tarjotut vertailuhinnat osa-alueittain käyvät ilmi liitteestä Vertailutaulukko.

Tarjouspyynnössä ilmoitetun mukaisesti tarjoajat asetetaan etusijajärjestykseen annetun tuntihinnan perusteella halvimmasta hinnasta kalleimpaan erikseen kummallakin osa-alueella. Kummallakin osa-alueella järjestyksessä kolme (3) ensimmäistä tarjoajaa valitaan palveluntuottajaksi, ellei kelpoisuusehdot täyttäviä tarjoajia ja hyväksyttäviä tarjouksia ole vähemmän.

Sopimuskaudella noudatettava menettely hankinnoissa

Asiantuntijavalinta (tilaukset) puitejärjestelyssä tehdään kokonaistaloudellisen edullisuuden mukaisessa järjestyksessä, jos tilaaja arvioi, että hankinnan ennakoitu arvo alittaa kuusikymmentätuhatta (60 000) euroa ilman arvonlisäveroa.

Tilaajalla on oikeus määritellä toimeksiantokohtaisesti toimeksiannon laajuus, sisältö, toimeksiantoon käytettävät palveluntuottajan tarjouksessaan nimeämät henkilöt tai henkilöiden vaativuustaso, aikataulu, tulosten toimitustapa ja toimeksiantoon käytettävät enimmäistuntimäärät. Palveluntuottaja antaa hankintakohtaiseen toimeksiantoon tarjouksen, jossa se esittää edellä mainitut asiat sekä työn kattohinnan, joka perustuu palveluntuottajan tarjouksessaan henkilöryhmille antamiin aikaveloitusperusteisiin yksikköhintoihin.

Sopimuksen mukaiset toimeksiannot tilataan ensisijaisesti puitejärjestelyä koskevan hankintapäätöksen mukaisesti kokonaistaloudellisen edullisuuden mukaisessa järjestyksessä ensimmäisenä olevalta palveluntuottajalta, jolla on toimeksiantoon vaadittavat resurssit ja lisäksi käytettävissä tehtävään vaadittavaa pätevää työvoimaa työn toteuttamiseen.

Mikäli etusijajärjestyksen perusteella ensisijainen palveluntuottaja ei pysty toteuttamaan tilausta tai palveluntuottajan kanssa ei päästä yksimielisyyteen toimeksiannon sisällöstä, aikataulusta, henkilöistä ja tuntimäärästä tai muista tilaajan tilauksessaan edellyttämistä vaatimuksista, käynnistetään neuvottelut etusijajärjestyksessä seuraavana olevan palveluntuottajan kanssa.

Kokonaistaloudellisen edullisuuden mukaisesta järjestyksestä voidaan poiketa myös seuraavilla perusteilla:

- yksittäiseen toimeksiantoon liittyvään palvelupyyntöön/tilaukseen ei ole saatu vastausta kahden (2) työpäivän kuluessa tai muutoin pyydetyssä aikataulussa
- palveluntuottaja katsotaan esteelliseksi (esim. palveluntuottaja toimii myös tarjoajan konsulttina samassa hankinnassa)
- toimeksianto on jatkoa edelliseen työvaiheeseen ja tehtävän kokonaistaloudellisuuden kannalta on edullisempaa tilata toimeksianto samalta palveluntuottajalta kuin edellinen työvaihe
- palveluntuottajalla on käynnissä tähän puitejärjestelyyn liittyviä, palveluntuottajasta johtuvista syistä myöhässä olevia toimeksiantoja
- toimeksiantojen laatu ei vastaa toimeksiannoissa edellytettyä tasoa

Mikäli joku edellä olevista ehdoista täyttyy, tarjous voidaan pyytää seuraavaksi kokonaistaloudellisesti edullisimmalta tehtävään soveltuvalta palveluntuottajalta. Samoin toimitaan, mikäli palveluntuottajien määrä vähenee sopimuskauden aikana. Jos yhdenkään palveluntuottajan kanssa ei päästä yksimielisyyteen toimeksiannon suorittamisesta, voidaan työ kilpailuttaa erikseen.

Mikäli tilaaja poikkeaa kokonaistaloudellisen edullisuuden mukaisesta järjestyksestä sen takia, että toimeksiannot ovat myöhässä tai toimeksiantojen laatu ei vastaa edellytettyä tasoa, poikkeamisen edellytyksenä on lisäksi, että tilaaja on reklamoinut edellä mainituista tilanteista kirjallisesti palveluntuottajalle. Palveluntuottajalta tehdään uusia tilauksia, kun reklamoidut puutteet on korjattu ja palveluntuottaja on antanut tilaajalle luotettavan selvityksen, miten toimeksiannot jatkossa hoidetaan sovittujen ehtojen mukaisesti. Mikäli palveluntuottaja ilmoittaa toimeksiantokohtaista tarjousta pyydettäessä kapasiteettinsa olevan varattu, huomioidaan tämä kyseisessä toimeksiannossa, mutta asia ei vaikuta seuraavien toimeksiantojen valmisteluun.

Asiantuntijavalinta puitejärjestelyssä tehdään minikilpailutuksella, jos tilaaja arvioi, että hankinnan ennakoitu arvo on vähintään kuusikymmentätuhatta (60 000) euroa ilman arvonlisäveroa. Minikilpailutus järjestetään osa-alueittain niiden palveluntuottajien välillä, joiden kanssa tilaajalla on voimassa oleva puitesopimus minikilpailutuksen ajankohtana.

Minikilpailutuksessa tilaaja määrittelee hankinnan kohteena olevan palvelun sisällön, työn tuloksen ja muut erityistarpeet. Tilaaja voi käyttää minikilpailutuksen valintaperusteena halvinta hintaa tai kokonaistaloudellista edullisuutta. Jos tilaaja käyttää valintaperusteena kokonaistaloudellista edullisuutta, tilaaja voi käyttää hinnan lisäksi vertailuperusteena esitettyjen henkilöresurssien kokemusta ja osaamista hankinnan kohteesta. Muita vertailuperusteita ei voi käyttää.

Jos tilaaja käyttää valintaperusteena kokonaistaloudellista edullisuutta, laadun ja hinnan prosentuaalinen vaihteluväli vaihtelee 30 – 70 %, riippuen kilpailutettavasta hankinnasta ja sen sisällöstä. Tilaaja täsmentää valintaperusteen ja tarvittaessa vertailuperusteet ja niiden painoarvot minikilpailutuksen tarjouspyynnössä. Tilaaja valitsee saaduista tarjouksista parhaan käyttäen minikilpailutuksen tarjouspyynnössä ilmoitettua valintaperustetta.

Toimivalta

Helsingin kaupungin hallintosäännön mukaan toimialalautakunta omalla toimialallaan päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita (10 luku 1 § 3 momentti 3 kohta). Kaupunkiympäristölautakunnan päätöksen (21.4.2020 § 220) mukaan toimialajohtajalla on hankintavaltuudet enintään 1 000 000 euron suuruisiin hankintoihin. Toimialajohtaja on näin ollen toimivaltainen päättämään hankinnasta.