Tietopyyntö, apulaispormestarin, toimialajohtajan ja tonttipäällikön lähetetyt sähköpostit ajalta 3.11.10.11.2020

Maankäyttöjohtaja päätti, että kaupunkiympäristön toimialan maaomaisuuden kehittäminen ja tontit-palvelun tonttipäällikön 3. - 10.11.2020 lähettämiä sähköpostiviestejä ei luovuteta, koska ne eivät ole viranomaisten julkisuudesta annetun lain 5 §:n mukaisia viranomaisen asiakirjoja.

Tietopyyntö kohdistuu tonttipäällikön 3. - 10.11.2020 välisenä aikana lähettämiin sähköposteihin.

Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (julkisuuslaki) 1 §:n mukaan viranomaisten asiakirjat ovat julkisia, jollei julkisuuslaissa tai muussa laissa erikseen toisin säädetä. Julkisuuslain 5 §:n 2 momentin mukaan viranomaisen asiakirjalla tarkoitetaan viranomaisen hallussa olevaa asiakirjaa, jonka viranomainen tai sen palveluksessa oleva on laatinut taikka joka on toimitettu viranomaiselle asian käsittelyä varten tai muuten
sen toimialaan tai tehtäviin kuuluvassa asiassa.

Viranomaisen asiakirjana ei pidetä julkisuuslain 5 §:n 3 momentissa määriteltyjä asiakirjoja. Lisäksi lain 5 §:n 4 momentin mukaan julkisuuslakia sovelletaan viranomaisissa työskentelevien sekä viranomaisten ja niiden lukuun toimivien yksityisten ja yhteisöjen välisiä neuvotteluja, yhteydenpitoa ja muuta niihin verrattavaa viranomaisten sisäistä työskentelyä varten laadittuihin asiakirjoihin vain, jos asiakirjat sisältävät sellaisia tietoja, että ne arkistolainsäädännön mukaan on liitettävä arkistoon.

Tonttipäällikön kyseisenä aikana lähettämät sähköpostiviestit ovat
hänen oman ilmoituksensa mukaan julkisuuslain 5 §:n 3 momentin 2- kohdan mukaisia muistiinpanoja ja luonnoksia sekä julkisuuslain 5 §:n 4 momentin mukaisia sisäistä työskentelyä varten laadittuja asiakirjoja, jotka eivät sisällä sellaisia tietoja, että ne arkistolainsäädännön mukaan on liitettävä arkistoon. Nämä asiakirjat eivät ole viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 5 §:n mukaisia viranomaisen asiakirjoja.

Viranhaltija arvioi itse, mitkä hänen lähettämistään sähköpostiviesteistä ovat viranomaisen asiakirjoja. Työnantajalla ei ole yksityisyyden suojasta työelämässä annetun lain nojalla oikeutta avata tai lukea viranhaltijan lähettämiä sähköpostiviestejä kuin poikkeuksellisissa tilanteissa.