Hankinta, puhelinpalvelu, Kalasataman terveysasema

Terveys- ja päihdepalvelujen johtaja päätti käydyn tarjouskilpailun perusteella valita Kalasataman terveysaseman puhelinpalvelun palveluntuottajaksi Luona Hoiva Oy:n.

Puhelinpalvelun sopimuskausi on 1.4.2021-31.3.2023. Hankintaan sisältyy optiona sopimuskauden jatkaminen yhdellä enintään kahden vuoden mittaisella optiokaudella.

Hankinnan arvioitu arvonlisäveroton kokonaisarvo perussopimuskaudella on noin 5 600 000 euroa. Hankinnan ennakoitu kokonaisarvo on arvio, eikä Tilaaja sitoudu mihinkään hankintamääriin, vaan palvelua hankitaan tarpeen mukaan.

Päätös on ehdollinen siihen asti, kunnes palveluntuottaja toimittaa rikosrekisteriotteensa ja hankintayksikkö on tarkastanut ja hyväksynyt otteet.

Hankinnan taustaa

Hankinnan kohteena on Kalasataman terveysaseman puhelinpalvelu. Terveysasemat tarjoavat osana perusterveydenhuoltoa asiakkailleen lakisääteisen yhteydenottomahdollisuuden puhelimella aukioloaikojensa puitteissa. Puhelinpalvelu on etänä tapahtuvaa puhelinpalvelua, joka sisältää asiakkaan yksilöllistä terveysneuvontaa ja ohjantaa, hoidontarpeen arviointia, hoitoon ohjausta ja tarvittaessa ajanvarausta. Palvelu voi sisältää myös koulutus-, konsultointi-, asiantuntija- ja kehittämistyötä, jonka sisällöstä sovitaan tapauskohtaisesti erikseen. Puhelinpalvelua tuotetaan Kalasataman terveysaseman asiakkaille maanantaista perjantaihin klo 7-20 välisenä aikana. Hankintaan sisältyy optiona puhelinpalvelun tuottaminen sopimuskauden aikana myös lauantaisin klo 7-20 välisenä aikana. Optiona puhelinpalvelua voidaan tuottaa sopimuskauden aikana myös muiden terveysasemien asiakkaille.

Sosiaali- ja terveyslautakunta päätti hyväksyä hankinnan keskeiset periaatteet ja ehdot päätöksessään 15.12.2020, § 273. Samalla lautakunta oikeutti terveys- ja päihdepalvelujen johtajan tekemään hankinnasta päätökset, allekirjoittamaan hankintapäätöksen perusteella solmittavat sopimukset, päättämään optiokauden käyttöönotosta sekä päättämään sopimusten irtisanomisista ja purkamisista.

Hankintamenettely

Kalasataman terveysaseman puhelinpalvelun hankinnasta järjestettiin tarjouskilpailu lain julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016) mukaisella avoimella menettelyllä. Tarjouskilpailu käynnistettiin julkisten hankintojen sähköisessä ilmoituskanavassa Hilmassa osoitteessa hankintailmoitukset.fi 24.12.2020 julkaistulla hankintailmoituksella. Tarjoukset tuli jättää hankintayksikölle Tarjouspalvelu.fi -portaalissa 25.1.2020 klo 12.00 mennessä.

Tarjouspyyntöasiakirjoissa määriteltiin hankittava palvelu ja sen vähimmäislaatu sekä tarjoajille ja palvelulle asetettavat soveltuvuus- ja vähimmäisvaatimukset. Tarjouksen valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus, jossa hinnan painoarvo oli 80 pistettä ja laadun painoarvo oli 20 pistettä (yhteensä enintään 100 pistettä). Puhelinpalvelun hinta muodostui ma-pe klo 7-18 välisenä aikana hoidetun puhelun (paino arvo 75 % kokonaishinnasta) ja ma-pe klo 18-20 välisenä aikana hoidetun puhelun (painoarvo 25 % kokonaishinnasta) yhteenlasketusta kokonaishinnasta. Tarjoajien tuli tarjouksensa liitteenä toimittaa puhelinpalvelun toteuttamissuunnitelma, josta tarjoaja saattoi saada enintään 20 laatupistettä.

Tarjoajilla oli mahdollisuus esittää tarjouspyyntöä ja kilpailutusta koskevia lisätietokysymyksiä 13.1.2021 klo 12.00 mennessä Tarjouspalvelu.fi -portaalin kautta. Hankintayksikkö sai määräaikaan mennessä 16 lisätietokysymystä, joihin vastattiin viimeistään 18.1.2020.

Saadut tarjoukset ja tarjousten tarkastaminen

Tarjouspyynnössä asetettuun määräaikaan 25.1.2021 klo 12.00 mennessä tarjouksen jätti seuraavat tarjoajat:
- Luona Hoiva Oy
- Medimatkat Oy.

Julkisia hankintoja koskevat yleiset periaatteet on lueteltu hankintalain 3 §:ssä. Sen mukaan hankintayksikön on kohdeltava hankintamenettelyn osallistujia ja muita toimittajia tasapuolisesti ja syrjimättömästi sekä toimittava avoimesti ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen. Edellä mainittua hankintalain periaatetta tulee noudattaa hankinnan kaikissa eri vaiheissa. Tarjoajien valinnat on tehtävä etukäteen asetettujen valintakriteerien mukaisesti eikä valintakriteereitä voida muuttaa tarjousten vertailu- tai valintavaiheessa.

Tarjoajan soveltuvuutta, tarjottavaa palvelua ja tarjousta koskevat vaatimukset määriteltiin tarjouspyynnössä. Tarjoajien edellytettiin vastaavan kaikkiin tarjouspyynnön kysymyksiin ja liittävän kaikki vaadittavat asiakirjat ja selvitykset tarjouksensa liitteeksi.

Hankintatyöryhmä on tarkastanut saapuneiden tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden sekä tarjoajien soveltuvuusvaatimusten täyttymisen. Tarkastuksessa todettiin, ettei Medimatkat Oy täyttänyt tarjouspyynnön soveltuvuusvaatimuksia. Medimatkat Oy:n tarjous tuli hylätä, eikä sitä otettu mukaan tarjousvertailuun. Medimatkat Oy:n tarjous hylättiin seuraavin perusteluin.

Tarjouksen liitteeksi tuli ladata liite, josta käy ilmi tarjoajan referenssit sekä osaaminen ja kokemus perusterveydenhuollon toimintaympäristöstä ja perusterveydenhuollon puhelinpalvelun tuottamisesta. Vaatimuksena oli, että tarjoajalla on vähintään yksi referenssi perusterveydenhuollon puhelinpalvelusta vähintään kuuden kuukauden ajalta. Mikäli tarjoajalla ei ole vaadittua referenssiä, tarjouksen liitteeksi tuli ladata vapaamuotoinen selvitys, josta käy ilmi tarjoajan osaaminen ja kokemus puhelinpalvelun tuottamiseksi. Medimatkat Oy oli ladannut tarjouksensa liitteeksi referenssilistauksen, josta ilmeni, ettei Medimatkat Oy:llä ole vaadittua referenssiä puhelinpalvelun tuottamisesta. Liitteen perusteella hankintayksikkö ei kuitenkaan voinut arvioida tarjoajan kokemusta ja osaamista puhelinpalvelun tuottamiseen. Tarjouspyynnön mukaisesti hankintayksikkö hylkää Medimatkat Oy:n tarjouksen.

Tarjouksen liitteeksi tuli ladata selvitys sijaisjärjestelmästä. Selvityksessä tuli käydä ilmi se, miten tarjoaja toimii sijaistamistilanteissa sekä se, kuinka tarjoaja varmistaa sijaisen perehdyttämisen palvelun tuottamiseen. Medimatkat Oy:n tarjouksen liitteenä olleesta sijaisjärjestelmän selvityksestä ei käynyt ilmi se, miten Medimatkat Oy aikoo varmistaa sen, että sijaisella on tarvittavat tiedot palvelun tuottamiseen. Tarjouspyynnön mukaisesti hankintayksikkö hylkää Medimatkat Oy:n tarjouksen.

Tarjouksen liitteeksi tuli ladata palvelusta vastaavan johtajan CV, josta käy ilmi vastaavan johtajan kokemus perusterveydenhuollon palvelujen ja perusterveydenhuollon puhelinpalvelun tuottamisesta. Tarjouspyynnön mukaisesti, vastaavalla johtajalla tulee olla vähintään yksi referenssi perusterveydenhuollon puhelinpalvelun tuottamisesta. Medimatkan Oy:n tarjouksessaan nimeämän vastaavan johtajan CV:stä ei käy ilmi se, onko vastaavalla johtajalla vaadittua referenssiä puhelinpalvelun tuottamisesta. Medimatkat Oy:n tarjous hylätään.

Luona Hoiva Oy:n tarjous todettiin tarjouspyynnön mukaiseksi. Luona Hoiva Oy täytti tarjouspyynnön soveltuvuusvaatimukset.

Tarjouksen valintaperusteet

Tarjouksen valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus, jonka peruste on hinta-laatusuhde. Hinnan painoarvo oli 80 pistettä ja laadun painoarvo oli 20 pistettä.

Hankintasopimus

Terveys- ja päihdepalvelujen johtaja päätti valita Kalasataman terveysaseman puhelinpalvelun palveluntuottajaksi Luona Hoiva Oy:n. Valitun palveluntuottajan kanssa tehdään hankintasopimus.

Kalasataman terveysaseman puhelinpalvelun sopimuskausi on 1.4.2021-31.3.2023. Hankintaan sisältyy optiona sopimuskauden jatkaminen yhdellä enintään kahden vuoden mittaisella optiokaudella.

Tilaaja ei sitoudu mihinkään hankintamääriin, vaan palvelua tilataan tarpeen mukaan.

Sosiaali- ja terveystoimialalla on oikeus sopimuskauden aikana irtisanoa sopimus kuuden kuukauden irtisanomisajalla, mikäli se on uuden sosiaali- ja terveyspalvelujen järjestämismallin vuoksi perusteltua. Sopimus voidaan lisäksi molemmin puolin irtisanoa päättymään kuuden kuukauden kuluttua kirjallisen irtisanomisilmoituksen päiväyksestä. Palveluntuottajan irtisanoessa sopimuksen, sen on vastattava sopimuksen velvoitteiden täyttämisestä, kunnes tilaaja on siirtänyt toimintansa toiselle palveluntuottajalle, kuitenkin enintään 12 kuukautta.

Helsingin kaupunkia ja palveluntuottajaa sitova sopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla vaan vasta, kun osapuolet ovat allekirjoittaneet asiasta sopimuksen. Sopimus voidaan allekirjoittaa aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoajat ovat saaneet tai heidän katsotaan saaneen päätöksen ja valitusoikeuden tiedoksi.