Hankinta, Myllypuron seniorikeskuksen ja Munkkiniemen palvelukeskuksen ruokapalvelujen kilpailutus

Sairaala-, kuntoutus- ja hoivapalvelujen johtaja päätti hyväksyä Helsingin sosiaali- ja terveystoimialan sairaala-, kuntoutus- ja hoivapalveluihin kuuluvien Munkkiniemen palvelukeskuksen ja päivätoiminta Sinilinnun sekä Myllypuron seniorikeskuksen ruokapalvelujen palveluntuottajiksi ja varatuottajiksi seuraavat tarjoajat:

Osa-alue 1: Munkkiniemen palvelukeskus ja päivätoiminta Sinilintu
Palveluntuottaja: Arkea Oy (2443151–8)

Osa-alue 2: Myllypuron seniorikeskus
Palveluntuottaja: Compass Group Finland Oy (0873697–9)
Varatoimittaja: Palmia Oy (2653762–3)

Samalla sairaala-, kuntoutus- ja hoivapalvelujen johtaja päätti hylätä Fodbar Oy:n tarjouksen tarjouspyynnön vastaisena.

Päätös on tehty käydyn tarjouskilpailun perusteella. Valintaperusteena on ollut kokonaistaloudellinen edullisuus, jonka perusteena on paras hinta-laatusuhde. Valinta ja järjestys tehtiin tarjousten vertailutaulukon (liite 1), tarjousten laatuliitteen vertailutaulukon (liite 2a ja 2 b) ja vastuullisuussuunnitelman vertailutaulukon (liite 3) mukaisesti.

Suunniteltu sopimuskausi on neljä vuotta. Sopimus syntyy vasta, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen. Perussopimuskauden jälkeen on mahdollista tilaajan niin päättäessä jatkaa sopimusta enintään kahdella (2+2) kahden vuoden mittaisella optiokaudella. Yhteensä optiomahdollisuus on enintään neljä vuotta.

Hankinnan arvioitu kokonaisarvo on noin 5 280 000 euroa (alv 0 %) koko sopimuskaudelle mahdolliset optiokaudet mukaan laskettuna.

Sosiaali- ja terveystoimiala ei sitoudu mihinkään hankintamääriin, vaan palvelua tilataan tarpeen mukaan.

Päätös on ehdollinen jokaisen palveluntuottajan osalta sillä ehdolla, että he toimittavat rikosrekisteriotteensa ja muut vaadittavat lisäselvitykset ennen sopimusten allekirjoittamista.

Hankinnan taustaa

Hankinnan kohteena on Helsingin sosiaali- ja terveystoimialan sairaala-, kuntoutus- ja hoivapalveluihin kuuluvien Munkkiniemen palvelukeskuksen ja päivätoiminta Sinilinnun sekä Myllypuron seniorikeskuksen ruokapalvelujen järjestäminen yksikköjen asiakkaille.

Yksikköjen asiakkaat ovat ikääntyneitä henkilöitä, päivätoiminnan asiakkaita, ulkopuolisia asiakkaita sekä palvelutalojen ja seniorikeskuksen henkilökuntaa. Yksikköjen toiminta on ympärivuorokautista ja ruokapalveluja tarvitaan vuoden jokaisena päivänä.

Ruokapalveluihin kuuluvat ruokapalvelujen suunnittelu, valmistaminen, ruoan toimittaminen asiakkaalle noudattaen sovittuja aikatauluja ja toimintatapoja sekä palvelun kehittäminen palvelukuvauksessa määritellyllä tavalla. Palveluntuottaja suunnittelee tilaajan määrittelemien ruokavalioiden toteutuksessa tarvittavat ruokalistat ja ruokaohjeet.

Sosiaali- ja terveyslautakunta päätti hyväksyä 16.2.2021 § 30 Munkkiniemen palvelukeskuksen ja päivätoiminta Sinilinnun sekä Myllypuron seniorikeskuksen ruokapalvelujen hankinnan keskeiset periaatteet ja ehdot päätöksessään ja oikeuttaa sosiaali- ja terveystoimialan tekemään tarvittaessa tarjouspyyntöasiakirjoihin välttämättömiä, vähäisiä muutoksia. Lisäksi sosiaali- ja terveyslautakunta päätti oikeuttaa sairaala-, kuntoutus- ja hoivapalvelujen johtajan tekemään hankinnasta päätöksen, päättämään optiokauden käyttöönotosta, allekirjoittamaan tämän päätöksen perusteella solmittavat sopimukset sekä päättämään sopimusten irtisanomisista ja purkamisista.

Hankintamenettely

Palvelutalojen ruokapalvelujen hankinnasta järjestettiin tarjouskilpailu, jonka perusteella valittiin palveluntarjoajat palvelutalojen tuottajiksi. Tarjouskilpailu käynnistettiin 26.2.2021 julkaistulla hankintailmoituksella. Tarjouskilpailu järjestettiin hankintalain (1397/2016) mukaisesti avoimella menettelyllä. Tarjouspyyntöasiakirjoissa määriteltiin hankittava palvelu sekä tarjoajille että hankittavalle palvelulle asetettavat vähimmäisvaatimukset. Vaatimusten tulee toteutua koko sopimuskauden ajan.

Kilpailutuksessa tarjouksen saattoi jättää yhteen tai molempaan tarjouksen kohteeseen.

Tarjoajien oli tarjousaikana mahdollista esittää tarkentavia kysymyksiä 15.03.2021 klo 12:00 mennessä. Kysymyksiä tuli 30 kappaletta joihin vastattiin julkisesti 22.03.2021 mennessä.

Tarjouspyynnöstä julkaistiin korjausilmoitus 18.3.2021, jolla tarjouspyyntöä korjattiin tarjoajan ammatillisen pätevyyden ja teknisen suorituskyvyn osalta. Lisäksi tarjouspyynnön liitteeseen 1.5 Välitystuotteet tehtiin korjaus välitystuotteiden keskiarvohinnan laskentaperusteiden ja vertailuhinnan osalta. Tarjouspyynnön liitteeseen 1. Palvelusopimusluonnos tehtiin korjaus, jonka mukaisesti henkilöstöaterian hintaa ei subventoida. Lisäksi liitteeseen 3. Päivän ateriat tehtiin korjaus asukasruokailun lounaan osalta.
Tarjousten jättämisen määräaika oli 07.04.2021 klo 12.00.

Saadut tarjoukset ja tarjousten tarkastaminen

Tarjousten jättämisen määräaikaan 07.04.2021 klo 12:00 mennessä saapui tarjouksia viideltä (5) palveluntarjoajalta. Tarjoukset jakaantuivat osa-alueittain seuraavasti:

Osa-alue 1: Munkkiniemen palvelukeskus ja päivätoiminta Sinilintu
Arkea Oy (2443151–8)

Osa-alue 2: Myllypuron seniorikeskus
Arkea Oy (2443151–8)
Compass Group Finland Oy (0873697–9)
Delicatessen Ravintolat (1055839–0)
Fodbar Oy (3140793–8)
Palmia Oy (2653762–3)

Hankintatyöryhmä on tarkastanut saapuneiden tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden sekä tarjoajien soveltuvuusvaatimusten täyttymisen.

Fodbar Oy:lle lähetettiin sähköpostitse kaksi täsmennyspyyntöä. Tarjoaja vastasi täsmennyspyyntöihin annetussa määräajassa.

Tarjousten tarkastamisen yhteydessä ja saatujen täsmennysten jälkeen hankintayksikkö totesi, että Fodbar Oy:n tarjous ei täyttänyt tarjouspyynnön vaatimusta palvelun tuottamista koskevan referenssien osalta ja tarjous tuli hylätä, eikä sitä otettu mukaan tarjousvertailuun.

Tarjous hylättiin seuraavin perusteluin:
Fodbar Oy (3140793–8)
Fodbar Oy on ilmoittanut tarjouksessaan kolme referenssiä ateriapalveluiden tuottamisen osalta palvelu-/ hoitokoteihin. Tarjouksen täsmennyspyynnön perusteella selvisi, että palvelun sisältö on ollut ruuan valmistusta palvelukoteihin.
Tarjouspyynnössä edellytettiin, että tarjoajalla on oltava hankinnan kohteen laatu ja laajuus huomioon ottaen riittävästi kokemusta vastaavanlaisen palvelun tuottamisesta. Vähimmäisvaatimukseksi määriteltiin vastaavan laajuisten senioriruokapalvelujen tuottaminen viimeisen kolmen (3) vuoden ajalta.
Hankittavat palvelut pitävät sisällään ruoan valmistamista, tarjoilua, asiakaspalvelua sekä kahvila- ja tilaustarjoiluiden hoitamista päivittäin paikan päällä asiakkaille referenssikohteiden ravintoloissa ja/ tai kahviloissa.
Fodbar Oy:n referenssit eivät ole hankinnan kohteen laatu ja laajuus huomioon ottaen vastaavalaisen palvelun tuottamisesta.

Tarjouksen valintaperusteet

Tarjouksen valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus, jonka peruste on hinta-laatusuhde. Hinnan painoarvo oli 50 pistettä ja laadun painoarvo oli 50 pistettä. Laadun vertailussa arvioitiin vastuullisuussuunnitelman mukaisten toimenpiteiden toteuttamista, palvelun laatuliitteen tietoja sekä lähetettiin asiakastyytyväisyyskysely referenssiasiakkaille. Lopullinen tarjousvertailu tehtiin tarjousten saamien yhteispisteiden perusteella.

Tarjousvertailu ja kilpailutuksen tulos

Saapuneet tarjoukset pisteytettiin tarjouspyynnössä asetettujen vertailuperusteiden mukaisesti. Tehty tarjousvertailu on esitetty osa-alueittain liitteessä 1 ja laatuvertailun pisteet ilmenevät liitteissä 2 a ja 2 b sekä 3.

Molempiin hankinnan osa-alueeseen tehdään sopimus yhden (1) toimittajan kanssa, jolle valitaan yksi (1) varatoimittaja. Varatoimittajaa tullaan käyttämään, mikäli sopimustoimittaja ei täytä sopimuskauden alkaessa tarjouspyynnön ehtoja ja edellytyksiä tai mikäli sopimustoimittaja ei täytä näitä ehtoja ja edellytyksiä sopimuskauden aikana. Osa-alueelle 1 Munkkiniemen palvelukeskus ja päivätoiminta Sinilintu saapui yksi (1) tarjous, joten osa-alueelle 1 ei voida valita varatoimittajaa.

Valitut tarjoajat ovat:
Osa-alue 1: Munkkiniemen palvelukeskus ja päivätoiminta Sinilintu
Palveluntuottaja Arkea Oy (2443151–8)
Varatoimittaja -

Osa-alue 2: Myllypuron seniorikeskus
Palveluntuottaja Compass Group Finland Oy (0873697–9)
Varatoimittaja Palmia Oy (2653762–3)

Helsingin sosiaali- ja terveystoimialan arvion mukaan valittujen tarjoajien kapasiteetti ja erityisosaaminen riittävät turvaamaan palvelulle arvioidun tarpeen.

Sopimus

Valittujen palveluntuottajien kanssa tehdään neljän (4) vuoden pituiset sopimukset. Sopimuskausi on suunniteltu alkavaksi Munkkiniemen osalta 1.7.2021 ja Myllypuron osalta 15.8.2021. Hankintaan sisältyy mahdollisuus enintään kaksi (2+2) kahden vuoden pituista optiokautta perussopimuskauden päättymisen jälkeen. Yhteensä optiomahdollisuus on enintään neljä (4) vuotta. Sopimus syntyy vasta, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen.

Tilaaja ei sitoudu mihinkään hankintamääriin, vaan palvelua tilataan tarpeen mukaan.

Sosiaali- ja terveystoimialalla on oikeus sopimuskauden aikana irtisanoa sopimus kuuden (6) kuukauden irtisanomisajalla, mikäli se on uuden sosiaali- ja terveyspalvelujen järjestämismallin vuoksi perusteltua.

Helsingin kaupunkia ja palveluntuottajaa sitova sopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla vaan vasta, kun osapuolet ovat allekirjoittaneet asiasta sopimuksen. Sopimus voidaan allekirjoittaa aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoajat ovat saaneet tai heidän katsotaan saaneen päätöksen ja valitusoikeuden tiedoksi.

Sosiaali- ja terveyslautakunta päätti 16.2.2021 § 30 oikeuttaa sairaala-, kuntoutus- ja hoivapalvelujen johtajan tekemään hankinnasta päätöksen, päättämään optiokauden käyttöönotosta, allekirjoittamaan tämän päätöksen perusteella solmittavat sopimukset sekä päättämään sopimusten irtisanomisista ja purkamisista.