Sääntöohjaus, hallintosäännön muuttaminen, valtuutetun aloitteen käsittely

Beslutet stämmer överens med förslaget.

De föreslagna ändringarna i förvaltningsstadgan gäller behandlingen av fullmäktigemotioner i 30 kap. 11 § och 12 §.

Ändring av motionssystemet

Det föreslås att motionssystemet ska ändras på så sätt att motionerna besvaras av en nämnd eller direktion, i stället för av stadsstyrelsen, då de åtgärder som föreslås i motionen hör till befogenheterna för nämnden eller direktionen i fråga eller till befogenheterna för en myndighet som lyder under denna. Stadsstyrelsen ska alltjämt besvara motioner då de åtgärder som föreslås i motionen hör till dess egna befogenheter, till befogenheterna för myndigheter som lyder direkt under stadsstyrelsen eller till stadsfullmäktiges befogenheter. Dessutom ska stadsstyrelsen besvara motioner som har undertecknats av minst 25 fullmäktigeledamöter. Svaren på motioner som överskrider denna gräns för undertecknare ska behandlas i stadsfullmäktige.

Den föreslagna ändringen flyttar delvis ansvaret för att besvara motionen närmare den myndighet som i vilket fall som helst fattar beslut om de åtgärder som föreslås i motionen. Enligt förslaget blir processen likadan som behandlingsordningen för invånarinitiativ. Eftersom det i alla fall är fråga om motioner väckta av förtroendevalda, ska svaren lämnas av ett organ och inte direkt av en tjänsteinnehavare. Fullmäktige ska enbart behandla motionssvar som undertecknats av minst 25 ledamöter. Detta minskar sannolikt antalet sådana ärenden som behandlas i fullmäktige som inte kan anses vara strategiska, principiellt betydande eller ekonomiskt vittgående.

Det är meningen att stadsstyrelsen fortfarande har kontroll över motionsprocessen, eftersom stadsstyrelsen beslutar vilket organ som besvarar varje enskild motion och dessutom kan förbehålla sig rätten att besvara vilken motion som helst. Uppgiften är lämplig för stadsstyrelsen dels i den nuvarande rollen som organ för motionssvar, dels i rollen som centralt operativt organ och beredare av fullmäktigeärenden.

Gränsen för antalet undertecknare av motioner ska alltså höjas. Inga ändringar föreslås för gruppmotionerna och budgetmotionerna, men det ska bli möjligt för varje fullmäktigegrupp att göra åtta gruppmotioner per fullmäktigeperiod i stället för nuvarande fyra. Det är också meningen att tidsfristen på åtta månader för ett motionssvar ska bevaras. Förvaltningsstadgan styr inte längre när motionssammanträden hålls i fullmäktige, utan motionssvaren behandlas i jämn takt under året inom ramen för tidsfristerna. Detta minskar antalet långa sammanträden och gör det lättare att balansera antalet ärenden vid fullmäktiges sammanträden.

Nuläge och lagstiftning

Bestämmelser om fullmäktigemotioner finns varken i kommunallagen eller någon annan lag, utan kommunerna får själva besluta om behandlingsprocesserna för motioner. I rättslitteraturen har det ändå ansetts att det finns en motionsrätt trots att direkt reglering saknas. Enligt kommunallagen (410/2015) ska förvaltningsstadgan innehålla behövliga bestämmelser om behandling av fullmäktigeledamöternas motioner (90 § 1 mom. 3 punkten, underpunkt c).

Enligt den gällande förvaltningsstadgan kan en fullmäktigeledamot väcka en motion om stadens gemensamma angelägenheter genom att skriftligen lämna in den i mötessystemet under ett fullmäktigesammanträde. Motionssvaret bereds i samarbete mellan stadskansliet och sektorerna. Efter beredningen föreläggs motionssvaret fullmäktige inom åtta månader, om motionen har minst 15 undertecknare. Om antalet undertecknare är färre än 15, behandlas motionssvaret av stadsstyrelsen. Svar på gruppmotioner behandlas alltid i fullmäktige oberoende av antalet undertecknare.

Budgetmotionen är en särskild motionskategori. En motion är en budgetmotion om den gäller anslag som ska tas upp i budgeten för följande år. Dessa motioner behandlas i fullmäktige i samband med budgeten. Det är meningen att de åtgärder som föreslås i motionerna övervägs i samband med budgetberedningen.

Enligt anvisningarna för budgetarbetet ska nämnderna och direktionerna behandla sina utlåtanden om budgetmotionerna samtidigt med budgetförslagen. I utlåtandena ska det redogöras för hur de åtgärder som föreslås i motionen har beaktats i budgetförslaget. I utlåtandet ska det entydigt anges hur mycket den åtgärd som föreslås i motionen ökar/minskar anslagsbehovet och om anslagen ingår i förvaltningens budgetförslag. Åtgärdens effekter på prestationsmängderna ska uppges på motsvarande sätt, likaså om ändringarna ingår i budgetförslaget.

Utmaningar med det nuvarande systemet

Det nuvarande systemet innebär att också motioner med relativt liten betydelse föreläggs fullmäktige, förutsatt att de har minst femton undertecknare. Omfattningen, aktualiteten eller den politiska vikten av de åtgärder som föreslås i motionen har ingen betydelse i detta avseende.

Det är inte ändamålsenligt att i synnerhet motioner som syftar till mindre åtgärder behandlas i stadsfullmäktige. Det slutliga motionssvaret kan enligt förslaget också ges av stadsstyrelsen, en nämnd eller en direktion, som även har de befogenheter som behövs för att vidta de åtgärder som föreslås i motionen.

I nuläget behandlas motionssvar i fullmäktige på så sätt att de koncentreras till motionssammanträden som bestämts på förhand. En koncentration till fyra årliga sammanträden innebär att dessa sammanträden har många ärenden och pågår länge. Ofta överförs ärenden från dessa sammanträden till följande sammanträde, vilket gör det svårt att balansera antalet ärenden vid sammanträdena.

Förslag till lösning

Gränserna för antalet undertecknare höjs till 25. Diskussionen i stadsfullmäktige kan således bättre koncentreras till de frågor som hör till dess befogenheter, som kräver en mer omfattande politisk debatt eller som politiskt är mest betydelsefulla eller aktuella.

Stadsstyrelsens roll i ledningen av stadens verksamhet, förvaltning och ekonomi förstärks i och med att den får mer omfattande befogenheter att besluta om vilket organ som behandlar och besvarar motioner som undertecknats av färre än 25 ledamöter.

Det föreslås att förvaltningsstadgan ändras på så sätt att motioner som undertecknats av färre än 25 ledamöter ska besvaras av det organ som har behörighet i en viss i fråga eller av en behörig underlydande myndighet. Nämnderna och direktionerna ska således ge de slutliga svaren på frågor inom ramen för deras behörighet. Svaren lämnas till fullmäktigeledamöterna för kännedom på samma sätt som svaren på hemställningsklämmar. Stadsstyrelsen besvarar däremot sådana motioner som inte hör till dessa organ.

I stället för att behandlas vid motionssammanträden kan motioner enligt förslaget behandlas inom utsatt tid allt eftersom svaren blir färdiga. Detta leder till att sammanträdenas längd och antalet ärenden som behandlas vid dem hålls i bättre balans. Det blir också lättare att ändamålsenligt balansera och planera sammanträdena.

Stadsstyrelsen ska inte heller fatta beslut om vid vilket fullmäktigesammanträde en enskild motion behandlas, utan behandlingen kan göras mer flexibel genom att tillsammans med fullmäktiges ordförande planera in behandlingen av motioner separat vid lämpliga sammanträden. Motionen måste ändå behandlas inom utsatt tid, och den som väckt motionen ska i tid få veta vid vilket sammanträde motionssvaret behandlas.

Förhandlingar mellan fullmäktigegrupper, stadsstrategin och ledarskapssystemet

I samband med förhandlingarna om förtroendeposter sommaren 2021 kom fullmäktigegrupperna överens om att reformen av motionssystemet fortsätter med separata förhandlingar utgående från det arbete som gjorts under fullmäktigeperioden 2017–2021.

Den föreslagna ändringen stämmer överens med den nyligen godkända stadsstrategin för 2021–2025. Enligt strategin ska staden inleda konkreta reformer som medför ökad effektivitet, produktivitet, större ekonomiskt spelrum och resurser i stadens verksamhet.

Syftet med ändringen är att förenkla processerna för och behandlingen av motionssvar samt att effektivt styra uppgiften att besvara motioner till det organ som har den bästa sakkunskapen och är behörigt att vidta de åtgärder som föreslås. Samtidigt kan fullmäktige koncentrera debatten till frågor som är mest naturliga för stadens högsta beslutsfattande organ på en strategisk nivå.

Ett av målen för reformen av ledarskapssystemet 2017 var att stärka stadsfullmäktiges och stadsstyrelsens ledarskapsroller. Samtidigt skapades starka sektornämnder. Den föreslagna ändringen stödjer också den här idén och den här uppgiftsfördelningen.

Stadsstyrelsen föreslås bli den som huvudsakligen samordnar motionssvaren. En del av ansvaret för att besvara motioner ska däremot överföras till sektornämnderna, i enlighet med deras behörighet och kunskapsområde.

Fortsättning av ärendet

Om stadsfullmäktige godkänner de punkter i förvaltningsstadgan som gäller ändringen av motionssystemet, ska stadskansliet efter verkställighetsbeslutet planera de nya processerna för behandlingen av motioner och för beredningen av motionssvar och ge anvisningar om dem.

Beredning av ärendet

Bestämmelserna i förvaltningsstadgan om en ändring av motionssystemet har beretts i samarbete mellan stadskansliets förvaltningsavdelning och ekonomi- och planeringsavdelning. Ärendet har behandlats av styrgruppen för förvaltningsförfarande 4.11.2020 och av stadgearbetsgruppen 16.11.2020.

Stadsstyrelsen beslutade 7.3.2022 (175 §) återremittera ändringarna i förvaltningsstadgan för ny beredning. Till skillnad från det ursprungliga förslaget slopas gränserna för antalet undertecknare inte, utan svaren på motioner med minst 25 undertecknare föreläggs alltid fullmäktige. Förslaget stämmer överens med beslutet om återremittering.

Kaupunginhallitus 28.03.2022 § 224

Päätös

Käsittely

07.03.2022 Palautettiin

28.02.2022 Pöydälle

14.02.2022 Pöydälle

03.02.2022 Ehdotuksen mukaan

Esittelijä

Lisätiedot

Antti Peltonen, hallintopäällikkö, puhelin: 310 36018

Detta beslut publicerades 22.04.2022

BESVÄRSANVISNING

Ändring i beslutet söks genom kommunalbesvär.

Besvärsrätt

Ändring i beslutet får sökas

Besvärstid

Kommunalbesvär ska anföras inom 30 dagar från delfåendet av beslutet.

Besvärsskriften ska inlämnas till besvärsmyndigheten senast besvärstidens sista dag under besvärsmyndighetens öppettid.

Om beslutet har delgetts per post anses en part ha fått del av beslutet sju dagar efter att brevet avsändes, om inte något annat påvisas. En kommunmedlem anses ha fått del av beslutet sju dagar efter att protokollet fanns tillgängligt i det allmänna datanätet.

Om beslutet har delgetts som elektroniskt meddelande anses en part ha fått del av beslutet tre dagar efter att meddelandet avsändes, om inte något annat påvisas.

Dagen för delfåendet räknas inte in i besvärstiden. Om sista dagen av besvärstiden är en helgdag, självständighetsdagen, första maj, jul- eller midsommarafton eller en helgfri lördag får besvärshandlingarna inlämnas första vardagen därefter.

Besvärsgrunder

Kommunalbesvär får anföras på den grunden att

Ändringssökanden ska framföra besvärsgrunderna innan besvärstiden går ut.

Besvärsmyndighet

Kommunalbesvär anförs hos Helsingfors förvaltningsdomstol.

Förvaltningsdomstolens besöksadress fram till 24.12.2021 är den följande

Förvaltningsdomstolens besöksadress från och med 27.12.2021 är den följande

Besvär kan anföras även via förvaltnings- och specialdomstolarnas e-tjänst på adressen https://asiointi2.oikeus.fi/hallintotuomioistuimet#/sv

Formen för och innehållet i besvärsskriften

Besvär ska anföras skriftligen. Elektroniska dokument uppfyller kravet på skriftlig form.

I besvärsskriften ska uppges:

I besvären ska dessutom ändringssökandens namn och kontaktuppgifter uppges. Om talan förs av ändringssökandens lagliga företrädare eller ombud, ska också dennes kontaktuppgifter uppges. Medan besvären är anhängiga ska förvaltningsdomstolen utan dröjsmål underrättas om ändringar i kontaktuppgifterna.

Besvären ska också innehålla uppgift om postadress och eventuell annan adress till vilken handlingar som hänför sig till rättegången kan sändas (processadress). Om ändringssökanden har uppgett flera processadresser, kan förvaltningsdomstolen välja till vilken av dem den skickar de handlingar som hänför sig till rättegången.

När den som har begärt omprövning anför besvär över det beslut som fattats med anledning av begäran om omprövning, får denne lägga fram nya grunder för sina yrkanden. Ändringssökanden i fråga får framställa nya yrkanden endast om de grundar sig på förändrade förhållanden eller på omständigheter som ändringssökanden fått kännedom om efter det att tidsfristen för begäran om omprövning gått ut.

Till besvärsskriften ska följande fogas:

Rättegångsavgift

Hos den som har inlett ett ärende som gäller sökande av ändring tas det ut en rättegångsavgift i enlighet med lagen om domstolsavgifter (1455/2015).
Om förvaltningsdomstolen ändrar det överklagade beslutet till förmån för ändringssökanden tas ingen rättegångsavgift ut.

Protokoll

Protokollsutdrag och -bilagor som hänför sig till beslutet skickas på begäran. Handlingar kan beställas från Helsingfors stads registratorskontor.

Registratorskontoret är öppet måndag–fredag kl. 08.15–16.00