Hankinta, henkilöstö- ja palkkahallinnon järjestelmäpalvelun lisäkehitystöiden sidosyksikköhankinta, Sarastia Oy

Kansliapäällikkö päätti hyväksyä Sarastia 365 HR -henkilöstö- ja palkkahallinnon järjestelmäpalvelun lisäkehitystöiden sidosyksikköhankinnan Sarastia Oy:ltä.

Järjestelmäpalvelun lisäkehitystöiden arvioitu hinta on 300 000 euroa, ja tämä maksetaan talousarviokohdalta 8 05 01 02 keskitetty tietotekniikka, projektinumerolta 1892003007 HR investoinnit.

Kansliapäällikkö päätti valtuuttaa Digitalisaatiojohtajan tilaamaan lisäkehitystyöt.

Helsingin kaupunki on parhaillaan ottamassa käyttöön Sarastia 365 HR- henkilöstö- ja palkkahallinnon järjestelmää. Käyttöönoton suunniteltu alkamisajankohta on 1.1.2022 lukien.

Käyttöönottoprojektin aikana on havaittu lisäkehitystarpeita mm. useampien kuin yhden jakajapankin mahdollistamiseksi ja Helsingin tarvitsemien lisäraporttien tekemisessä. Projektin johtoryhmä on aiemmin päättänyt käyttää jo päätetystä 100 000 euron lisähankintabudjetista 58 740 euroa koekäytön sisällyttämiseen projektiin. Priorisoidut ja projektin johtoryhmän hyväksymät lisäraportit maksavat työmääräarvion mukaan 35 244 euroa, ja Helsingin vaatimien kolmen jakajapankin mahdollistaminen 48 950 euroa. Näistä jo päätetyistä ja tähän mennessä johtoryhmän välttämättömiksi katsomista muutoksista tulee yhteensä 142 934 euroa, eli 42 934 euroa yli aiemmin hyväksytyn lisähankintabudjetin.

Ennen järjestelmän tuotantokäytön aloitusta ja hypercare-vaiheen aikana tehtäviksi tunnistettuja asioita ovat 8/2021 seuraavat:

- Lisäkoulutusresurssit Sarastialta korvaamaan toimialojen puuttuvaa resursointia (arvio tarkentuu elokuun lopussa)

- Työsopimuspohjien lisätilaukset (Sarastiassa peruspohjat, Helsingillä erilaisia tarpeita, priorisointi käynnissä)

- Alkuperäistä työmääräarviota korkeammat tunnit toimien perustamisessa ja konversioiden tarkastamisessa ja sisäänluvussa (käsitellään johtoryhmän kokouksissa loppuprojektin aikana)

- Titania-järjestelmän aiheuttamat erityistarpeet Sarastian puolella (selvitys meneillään)

Helsinki on myös tunnistanut järjestelmässä puutteita ja kehitystarpeita, joiden tekoaikataulusta ja kustannusvastuusta on aloitettu keskustelu. Osa näistä kuluista voi tulla Helsingin kaupungin katettavaksi jos päädytään siihen lopputulokseen, että tarve on vain asiakkaan, eikä liity lain tai työehtosopimuksen mukaisen toiminnan mahdollistamiseen tai muuhun toimittajan vastuulla olevaan asiaan.