Hankinta, digitaaliset potilasvaa´at, sosiaali- ja terveystoimiala

Sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtaja päätti valita käydyn tarjouskilpailun perusteella digitaalisten potilasvaakojen puitejärjestelyn toimittajiksi Haltija Group Oy:n, Knorring Oy Ab:n, MediTukku Oy:n ja Seca Finland Oy:n. Tarjouskilpailun osa-alueet, joihin edellä mainitut toimittajat hyväksytään, sekä ensisijaisuusjärjestys ilmenevät liitteenä 1 olevasta tarjousten vertailutaulukosta.

Sopimukset ovat määräaikaisia ja suunniteltu sopimuskausi on 15.1.2022–30.11.2025.

Hankinnan ennakoitu arvonlisäveroton kokonaisarvo sopimuskauden ajalta on 195 000 euroa.

Helsingin kaupungin sosiaali- ja terveystoimiala ei sitoudu mihinkään hankintamääriin, vaan tuotteita tilataan tarpeen mukaan.

Päätös on ehdollinen kaikkien toimittajien osalta sillä ehdolla, että he toimittavat tarjoajille asetettujen soveltuvuusvaatimusten mukaiset lisäselvitykset ennen sopimusten allekirjoittamista.

Hankinnan kohde

Kilpailutettava hankinta koskee digitaalisten potilasvaakojen puitejärjestelyä. Helsingin kaupungin sosiaali- ja terveystoimialan eri yksiköt hankkivat käyttöönsä erilaisia potilasvaakoja.

Hankinta on jaettu kuuteen osa-alueeseen:

- Osa-alue 1: Digitaaliset henkilövaa´at, lattiamalliset kiinteällä näytöllä

- Osa-alue 2: Digitaaliset henkilövaa´at, lattiamalliset kotikäyntejä varten

- Osa-alue 3: Digitaaliset potilasvaa´at tukikaiteella

- Osa-alue 4: Digitaaliset tuolivaa´at

- Osa-alue 5: Digitaaliset vauvanvaa´at

- Osa-alue 6: Digitaaliset vauvanvaa´at kotikäyntejä varten

Tarjouskilpailussa tavoitteena oli valita kuhunkin osa-alueeseen ensisijainen toimittaja ja tälle varatoimittaja.

Hankintamenettely

Digitaalisten potilasvaakojen hankinnan arvo ylittää lain julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016), myöhemmin hankintalaki, tarkoittaman kansallisen kynnysarvon. Hankintaa varten järjestettiin tarjouskilpailu hankintalain mukaisella avoimella menettelyllä. Tarjouskilpailu käynnistettiin julkisten hankintojen sähköisessä ilmoituskanavassa Hilmassa, osoitteessa hankintailmoitukset.fi 14.10.2021 julkaistulla hankintailmoituksella.

Hankintaa koskevat tarjouspyyntöasiakirjat olivat saatavilla kokonaan sähköisesti Tarjouspalvelu.fi -portaalissa. Tarjouspyyntöasiakirjoissa määriteltiin tarjoajien soveltuvuudelle sekä hankittaville tuotteille vähimmäisvaatimukset. Vaatimusten tulee toteutua koko sopimuskauden ajan.

Tarjoajilla oli mahdollisuus esittää tarjouspyyntöä ja tarjouskilpailua koskevia lisätietokysymyksiä 27.10.2021 klo 12.00 mennessä Tarjouspalvelu.fi -portaalin kautta. Hankintayksikkö sai määräaikaan mennessä yhteensä seitsemän kysymyskokonaisuutta, joihin vastattiin 2.11.2021.

Tarjouskilpailussa tarjoajien oli mahdollista jättää tarjous yhteen tai useampaan tarjouspyynnön osa-alueeseen. Osatarjouksia osa-alueiden sisällä ei hyväksytty. Tarjouskilpailussa ei myöskään hyväksytty rinnakkaisia tarjouksia.

Tarjouspyynnössä ja hankintailmoituksessa asetettuun määräaikaan, 11.11.2021 klo 12.00, mennessä tarjouksensa jätti kuusi tarjoajaa. Tarjoajat jättivät tarjouksia osa-alueittain seuraavasti:

Osa-alue 1, Digitaaliset henkilövaa´at, lattiamalliset kiinteällä näytöllä:

- Elkome Oy

- Knorring Oy Ab

- MediTukku Oy

- Seca Finland Oy

Osa-alue 2, Digitaaliset henkilövaa´at, lattiamalliset kotikäyntejä varten:

- Knorring Oy Ab

- OneMed Oy

- Seca Finland Oy

Osa-alue 3, Digitaaliset potilasvaa´at tukikaiteella:

- Elkome Oy

- Seca Finland Oy

Osa-alue 4, Digitaaliset tuolivaa´at:

- Elkome Oy

- Haltija Group Oy

- Knorring Oy Ab

- MediTukku Oy

- OneMed Oy

- Seca Finland Oy

Osa-alue 5, Digitaaliset vauvanvaa´at:

- Knorring Oy Ab

- OneMed Oy

- Seca Finland Oy

Osa-alue 6, Digitaaliset vauvanvaa´at kotikäyntejä varten:

- Seca Finland Oy

Tarjousten jättämisen jälkeen Elkome Oy ilmoitti 4.1.2022 vetävänsä tarjouksensa pois osa-alueista 1, 3 j
a 4 hinnoittelussa tapahtuneen muutoksen vuoksi. Hankintayksikkö hyväksyy tarjouksen pois vetämisen.

Tarjoajien soveltuvuuden ja tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen

Julkisia hankintoja koskevat yleiset periaatteet on lueteltu hankintalain 3 §:ssä. Sen mukaan hankintayksikön on kohdeltava hankintamenettelyn osallistujia ja muita toimittajia tasapuolisesti ja syrjimättömästi sekä toimittava avoimesti ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen. Edellä mainittua hankintalain periaatetta tulee noudattaa hankinnan kaikissa eri vaiheissa. Tarjoajien valinnat on tehtävä etukäteen asetettujen valintakriteerien mukaisesti eikä valintakriteereitä voida muuttaa tarjousten vertailu- tai valintavaiheessa.

Tarjoukset avattiin 12.11.2021 sähköisestä järjestelmästä. Hankintayksikkö totesi tarjoajien soveltuvuuden ja tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastamisen jälkeen, että kaikki tarjoajat täyttivät tarjouspyynnössä asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Tarjousten tarkastamisen yhteydessä hankintayksikkö lähetti tarjoajille täsmennyspyyntöjä tarjouksiin liittyen. Elkome Oy:ltä pyydettiin täsmennystä liittyen Elkome Oy:n osa-alueeseen 1 jättämän tarjouksen sisältämään, tuotteen valmistajan nimeä koskevaan ristiriitaan. Lisäksi Seca Finland Oy:ltä pyydettiin tarjouksen täsmennyksenä tarkennus Seca Finland Oy:n kuulumisesta Vastuu Groupin Luotettava kumppani -palveluun. Molemmat tarjoajat toimittivat pyydetyt täsmennykset asetetussa määräajassa.

Tarjouspyyntöasiakirjoissa oli osa-alueen 1 osalta asetettu vähimmäisvaatimukseksi, että tarjottavan vaa´an tulee olla painoltaan vähintään 7,5 kilogrammaa. Seca Finland Oy:n osa-alueeseen 1 tarjoama vaaka Seca 878 dr on tarjouksen mukaan painoltaan 4,1 kilogrammaa, eikä täytä tarjouspyynnössä tuotteelle asetettua vähimmäisvaatimusta. Hankintalain 104 §:n mukaan hankintailmoitusta, tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta. Näin ollen Seca Finland Oy:n osa-alueeseen 1 tarjoama, Seca 878 dr -vaakaa koskeva tarjous suljetaan pois tarjouskilpailusta osa-alueen 1 osalta.

Tuotteiden testaus

Tarjouspyynnön mukaisesti tarjoajien tuli sitoutua toimittamaan tarjoamansa tuote tarvittaessa terveydenhuollon ammattilaisen testattavaksi viikon kuluessa pyynnöstä. Osa-alueen 5 digitaaliset vauvanvaa´at sekä osa-alueen 6 digitaaliset vauvanvaa´at kotikäynnille pyydettiin toimittamaan Pihlajamäen neuvolaan testattavaksi ja ehdottomien vähimmäisvaatimusten täyttymisen varmistamiseksi.

Hankintayksikön toteuttaman testauksen perusteella todettiin, että OneMed Oy:n osa-alueeseen 5 tarjoaman Marsden M-400 vauvanvaa´an punnituskulhon reunat eivät ole riittävän korkeat suojaamaan lasta putoamiselta. Testihenkilö joutui pitämään liikkuvasta vauvasta punnituksen aikana kiinni. Punnituskulhon malli todettiin myös kooltaan liian pieneksi ja kapeaksi isokokoisemmille vauvoille. Myöskään vaa´an painonappien toimivuus ei testaajien mielestä ollut riittävän hyvä, vaan tasaus- ja hold-toiminnon painonapit vaativat useita painamiskertoja.

Tarjouspyynnössä osa-alueen 5 vauvanvaaoille oli asetettu vähimmäisvaatimuksena, että tuotteessa on kaukalomallinen punnituskulho, jossa on riittävän korkeat reunat ja että reunat suojaavat lasta putoamiselta. Lisäksi tarjouspyynnössä oli tarjottaville tuotteille vähimmäisvaatimus: ”Hyvä käyttömukavuus ja turvallisuus vauvalle”. OneMed Oy:n osa-alueeseen 5 tarjoama Marsden M-400 tarjoama vaaka ei hankintayksikön testauksen perusteella täytä edellä mainittuja, tuotteelle asetettuja vähimmäisvaatimuksia, eikä se sovellu hankintayksikön tarkoittamaan neuvolakäyttöön. Hankintalain 104 §:n mukaan hankintailmoitusta, tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta. OneMed Oy:n Marsden M-400 -vauvanvaakaa koskeva tarjous suljetaan pois tarjouskilpailusta osa-alueen 5 osalta.

Testattavaksi pyydettiin myös viisi erilaista, osa-alueeseen 4 tarjottua tuolivaakaa. Tuolivaaoista Knorring Oy Ab ja MediTukku Oy tarjosivat saman valmistajan vaakaa, joten MediTukku Oy:ltä ei vaakaa pyydetty testaukseen. Tuolivaa´at pyydettiin toimittamaan 2.12.2021 testaukseen Sosiaali- ja terveystoimialan Kallion virastotaloon. OneMed Oy ilmoitti, ettei se pysty toimittamaan vaakaa testattavaksi ilmoitetulle päivälle. Elkome Oy toimitti tuolivaa´an testattavaksi, mutta testin tuloksia ei oteta huomioon eikä Elkome Oy:n tarjousta vertailla, koska Elkome Oy veti tarjouksensa pois osa-alueelta 4.

Hankintayksikön terveydenhuollon ammattilaisista koostuva asiantuntijaryhmä tarkasti tarjouspyyntöasiakirjojen mukaisten vähimmäisvaatimusten täyttymisen sekä testasi paikalle toimitettujen tuolivaakojen soveltuvuuden hankintayksikön tarkoittamaan käyttötarkoitukseen.

Hankintalain 104 §:n mukaan hankintailmoitusta, tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta. Hankintayksikkö sulkee OneMed Oy:n Marsden M-210 -tuolivaakaa koskevan tarjouksen pois tarjouskilpailusta osa-alueen 4 osalta, koska tuolivaakaa ei saatu määräajassa testattavaksi.

Kaikki muut paitsi tarjouskilpailusta pois suljetut tarjoukset täyttivät tarjouspyynnössä asetetut vähimmäisvaatimukset.

Tarjousvertailu ja toimittajien valinta

Kaikkien tarjousvertailuun hyväksyttävien tarjousten tuli täyttää tarjouspyyntöasiakirjoissa tarjoukselle ja tarjottaville tuotteille asetetut vähimmäisvaatimukset. Kaikki tarjoukset, jotka täyttivät tarjouspyynnössä asetetut vähimmäisvaatimukset, otettiin mukaan tarjousvertailuun.

Tarjoukset vertailtiin osa-alueittain ja tarjousten valintaperusteena oli tarjouspyynnön mukaisesti kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena oli halvin hinta siten, että kunkin osa-alueen halvin kokonaisvertailuhinta sai vertailussa 100 vertailupistettä ja muut suhteutettiin tähän tarjouspyynnössä ilmoitetulla kaavalla. Osa-alueiden kokonaisvertailuhinnat muodostuivat kunkin osa-alueen sisältämien tuotteiden yhteenlasketuista, arvioiduilla hankintamäärillä painotetuista hinnoista. Tarjousten laatutekijät huomioitiin tarjouspyynnössä asetetuissa vähimmäisvaatimuksissa.

Kuhunkin osa-alueeseen valittiin parhaiden vertailupisteiden mukaisessa järjestyksessä ensisijainen toimittaja sekä lisäksi tälle varatoimittaja, mikäli soveltuvuusvaatimukset sekä ehdottomat vähimmäisvaatimukset täyttäviä tarjouksia oli osa-alueella vähintään kaksi. Osa-aluekohtaiset tarjousvertailut ja ensisijaisuusjärjestys ilmenevät liitteestä 1.

Sopimuskauden aikana tilaukset tullaan tekemään ensisijaiselta toimittajalta. Mikäli ensisijainen toimittaja ei pysty tuotetta toimittamaan, tilaukset tehdään varatoimittajalta. Tilaaja voi tehdä tilauksen varatoimittajalta myös, mikäli tilaavalla yksiköllä on sellaisia erityistarpeita, joihin ensisijaiseksi tullut tuote ei sovellu. Mikäli valitut sopimustuotteet eivät sovellu tilaavan yksikön käyttöön, perustellusta syystä voidaan tilaus tehdä muilta toimittajilta.

Sopimus ja sopimuskausi

Helsingin kaupungin sosiaali- ja terveystoimialaa ja toimittajaa sitova sopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla vaan vasta, kun osapuolet ovat allekirjoittaneet asiasta sopimuksen.

Sopimukset ovat määräaikaisia ja suunniteltu sopimuskausi on 15.1.2022–30.11.2025.

Helsingin kaupungin sosiaali- ja terveystoimiala ei sitoudu mihinkään hankintamääriin.

Hankintavaltuudet

Sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtajan oikeus päättää hankinnasta perustuu sosiaali- ja terveyslautakunnan päätökseen hankintavaltuuksista sosiaali- ja terveystoimialalla 30.3.2021 § 76.