Hankinta, kiinteistönhoito-, siivous- ja kohdevastaavapalvelut 3.1.2022 alkaen, kasvatuksen ja koulutuksen toimiala

Tilapäällikkö päätti keskeyttää kiinteistönhoitopalveluiden (kori 5) hankinnan.

Tarjouspyynnössä havaittiin virheitä, joita ei voi korjata muulla tavoin, kuin keskeyttämällä hankinnan ja järjestämällä uuden tarjouskilpailun.

Hankintamenettely

Kilpailutuksessa Helsingin kaupungin kasvatuksen ja koulutuksen toimiala ja kaupunkiympäristön toimiala pilotoivat ensimmäistä kertaa Helsingin kaupungin toimialojen yhteistä tukipalveluhankintaa kouluille ja oppilaitoksille. Aiemmassa mallissa kaupunkiympäristön toimiala kilpailutti kiinteistöhoidon ja kasvatuksen ja koulutuksen toimiala siivousja kohdevastaavapalvelut.

Helsingin kaupungin kasvatuksen ja koulutuksen toimialan hankintapalvelut julkaisi 7.6.2021 päivätyn ja 24.6.2021 korjatun tarjouspyynnön HEL 2021-006203 ”Kiinteistönhoito-, siivous- ja kohdevastaavapalveluiden hankinta kasvatuksen ja koulutuksen toimialan kohteille 3.1.2022 alkaen”. Helsingin kaupungin kasvatus- ja koulutuslautakunta teki hankintaa koskevan päätöksen 14.9.2021 § 313 ja kaupunkiympäristölautakunnan rakennusten ja yleisten alueiden jaosto 7.10.2021 § 89. Kyseessä on hankintalain 26 §:n EU-kynnysarvon ylittävä hankinta, jonka kilpailutus tehtiin käyttäen avointa menettelyä. Tarjouspyyntö julkaistiin HILMAilmoituskanavassa osoitteessa hankintailmoitukset.fi sekä TEDsivustolla.

Määräaikaan 10.08.2021 klo 12:00 mennessä saapuivat seuraavat tarjoukset: Henkilöstöpalvelu Narikka.Com Oy (1016105-1), ISS Palvelut Oy (0906333-1), LT Siivous Oy (3155982-7), Palmia Oy (2653762-3), RTK-Palvelu Oy (2659323-8) ja SOL Palvelut Oy (2160299-1).

Tarjoajien antamien selvitysten perusteella tarjoajat täyttivät tarjoajille tarjouspyynnössä asetetut soveltuvuusvaatimukset Henkilöstöpalvelu Narikka.Com Oy:ta lukuun ottamatta. Kyseinen tarjoaja suljettiin pois tarjouskilpailusta, koska se ei täyttänyt soveltuvuusvaatimuksia verojen maksun osalta.

Laatuarviointi jakautui kaikissa kolmessa osa-alueessa kolmeen erilliseen laatua käsittelevään kysymykseen, johon tarjoajat antoivat vastaukset ja vastauksen arvioitiin. Yksi kysymys koski palvelun haltuunottoa, toinen tasalaatuisuuden varmistamista ja toiminnan kehittämistä ja kolmas tarjoajan monipalvelutiimin tuomaa positiivista asiakaskokemusta. Jokaisesta vastauksesta oli mahdollista saada enintään 10 pistettä. Toimialojen asiantuntijoista koostuva arviointiryhmä teki laatuvertailun ennen hintavertailua. Hinta- ja laatuvertailut sekä laatupisteet perusteluineen olivat kasvatus- ja koulutuslautakunnan 14.9.2021 tekemän päätöksen liitteinä.

Keskeytyksen perusteet

Hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) 132 §:n perusteella hankintayksikkö voi itse poistaa virheellisen päätöksensä tai peruuttaa muun hankintamenettelyssä tehdyn ratkaisun, jolla on oikeudellisia vaikutuksia ehdokkaiden tai tarjoajien asemaan, ja ratkaista asian uudelleen (hankintaoikaisu), jos päätös tai muu hankintamenettelyssä tehty ratkaisu perustuu lain soveltamisessa tapahtuneeseen virheeseen tai jos asiaan on tullut sellaista uutta tietoa, joka voi vaikuttaa päätökseen, ratkaisuun tai hankintasopimuksen tekemisen edellytyksiin. Päätöksen tai ratkaisun oikaiseminen ei edellytä asianosaisen suostumusta.

Hankintalain 125 §:n mukaan hankintamenettely voidaan keskeyttää todellisesta ja perustellusta syystä.

Kaupungin tarkoituksena on ollut vertailla tarjouksia itsenäisesti suhteessa tarjouspyynnössä ilmoitettuihin laatukriteereihin. Tarjouspyynnön mukaan jokainen vertailtava osa-alue on tullut kuitenkin pisteyttää siten, että vertailuperusteiden perusteella parhaaksi katsottu selvitys saa täydet laatupisteet tarjouspyynnön mukaisesti. Muut tarjoukset taas on tullut suhteuttaa absoluuttisessa laatupisteytyksessä tähän parhaat pisteet saaneeseen kuvaukseen.

Tarjouspyynnössä ilmoitettu hankinnan kohteen laatukriteerien suhteellinen vertailumalli ei ole mahdollistanut aidosti laadukkaita ja kokonaistaloudellisesti edullisia tarjouksia, eikä siten ole kaupungin tarkoituksen ja edun mukainen.

Hankintalain 3 § 1 mom. edellyttää, että hankintayksikkö kohtelee hankintamenettelyn osallistujia ja muita toimittajia tasapuolisesti ja syrjimättömästi sekä toimii avoimesti ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen. Lisäksi hankintalain 93 § 5 mom. edellyttää, etteivät tarjouspyynnön vertailuperusteet anna hankintayksikölle rajoittamatonta valinnanvapautta, niiden on oltava syrjimättömiä ja varmistettava todellisen kilpailun mahdollisuus.

Tarjouspyynnön laatuvertailuliitteessä käytetyt ilmaisut "tilaaja kiinnittää huomiota mm. – –" ovat mahdollistaneet sen, että toimialan on käytännössä ollut mahdollista käyttää tarjousten vertailussa myös sellaisia perusteita, jotka eivät ole olleet tarjoajien tiedossa tarjousten tekovaiheessa. Hankintamenettelyn avoimuus ja tasapuolisuus edellyttävät, että tarjoajat tietävät jo tarjouksia laatiessaan, millä seikoilla on merkitystä tarjouskilpailua ratkaistaessa.

Tarjouspyynnössä ei myöskään ole erotettu selkeästi toisistaan vertailussa huomioitavia pisteytysperusteita sekä hankinnan kohteen vähimmäisvaatimuksia. Hankinnan kohteen vähimmäisvaatimuksena on edellytetty muun muassa perehdytettyä ja ammattitaitoista henkilöstöä.

Hankintayksikkö katsoo, ettei tarjouspyynnön sisältö ole edellä mainituilta osin omiaan varmistamaan hankintalain 3 §:n yleisten periaatteiden mukaista tasapuolista, syrjimätöntä, avointa sekä suhteellisuusperiaatteen mukaista hankintamenettelyä.

Toimivalta

Helsingin kaupungin hallintosäännön mukaan toimialalautakunta omalla toimialallaan päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita (10 luku 1 § 3 momentti 3 kohta). Kaupunkiympäristölautakunnan päätöksen (Kylk 11.5.2021 § 248) mukaan kaikilla kaupunkiympäristön toimialan viranhaltijoilla, joilla on hankintavaltuus, on oikeus keskeyttää hankinta hankinnan arvosta riippumatta. Siten tilapäälliköllä on toimivalta keskeyttää hankita.