Toimivallan siirtäminen sosiaali- ja terveystoimialalla täydentävän ja ehkäisevän toimeentulotukipäätösten maksusitoumuslaskujen hyväksymisessä

Sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtaja päätti toimialan viranhaltijoiden päättämien täydentävän ja ehkäisevän toimeentulotukipäätösten maksusitoumuslaskujen hyväksymisestä 8.11.2021 lukien seuraavasti:

Täydentävän ja ehkäisevän toimeentulotukipäätösten maksusitoumusten P2P-järjestelmän ostolaskuja voivat hyväksyä toimeentulotuen maksatuksen toimistosihteerit, jotka toimivat toimeentulotuen maksatuksen alayksikössä kassanhoitajan tehtävissä. Lisäksi laskuja voivat hyväksyä sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtajan 28.6.2021 tekemän päätöksen 110 § ”Toimivallan siirtäminen sosiaali- ja terveystoimialalla tulojen, ostolaskujen, maksuosoitusten ja muistiotositteiden hyväksymisessä” mukaiset esihenkilöt.

Helsingin kaupungin hallintosäännön (kaupunginvaltuusto 5.5.2021 § 98) 14 luvun 1 §:n 1 momentin 4 kohdan mukaan toimialajohtaja päättää laskujen, maksuosoitusten ja muistiotositteiden hyväksymiseen oikeutetuista henkilöistä ja hyväksymismenettelyn järjestämisestä, ellei toimivallasta ole muutoin säädetty tai määrätty.

Toimintamalli asiakastietojärjestelmässä (ATJ), joka on käytössä 5.11.2021 asti

Sosiaalihuollon viranhaltija tekee päätöksen asiakkaan hakemuksen perusteella täydentävästä ja ehkäisevästä toimeentulotuesta. Sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtaja on yksilöhuollon delegointisäännössä (30.8.2021 päätös 154 §) päättänyt kenellä viranhaltijalla on valtuudet tehdä ko. päätöksiä. Asiakkaan saama etuus voidaan maksaa asiakkaan tilille tai etuus voidaan myöntää maksusitoumuksena kauppaan tai yritykseen, jolloin yritys laskuttaa kaupunkia tuotteesta. Maksusitoumusliikkeet ovat sopimusten mukaisia hankintapaikkoja.

Päätökset toimeenpannaan asiakastietojärjestelmässä (ATJ), jolloin maksatuksen toimeenpanevat toimistosihteerit laativat maksusitoumukset, tarkistavat toimintaohjeet ja valmistelevat ostolaskut.

Etuudet ja ostolaskut lähtevät maksuun ns. MAJO-ajon kautta. ATJ:n maksuliikenteen päivittäisen maksatusajoaineiston tarkastavat kuusi toimistosihteeriä (=kassanhoitaja). Tarkastuksen jälkeen kassanhoitajat hyväksyvät päivittäin MAJO:t maksuun. Kassanhoitaja ei suorita toimeentulotuen tai välitystilien maksatusta. Ainoastaan kirjaa palautuksia ja tuloja ATJ:lle, suorittaa välitysvarojen täsmäytyksen kirjanpidon ja ATJ:n välillä sekä selvittää ja tiliöi toimipisteen pankkitilille maksetut tulot.

Esihenkilöt tarkastavat pistokokein ja hyväksyvät päivittäisen maksatuksen jälkikäteen. Esihenkilöiden tarkastus ja hyväksymisryhmiä on kaksi:

I-ryhmä: johtavat sosiaalityöntekijät tekevät dokumentoituja pistokokeita tarkastaen koko päätös-maksatusketjun valitsemiensa asiakkaiden osalta. Tarkastus sisältää myös päätösten lainmukaisuuden ja yhdenvertaisuuden arvioinnin.

II-ryhmä: toimistoesihenkilöt, tekevät dokumentoituja pistokokeita päätös-maksatusketjun valitsemiensa asiakkaiden osalta.

Vaaralliset työnkulut on estetty eri työvaiheilla. Päätöksentekijä, toimeenpanija ja maksatuksen tarkastaja (=kassanhoitaja, rahaliikenteen käynnistäjä) ovat eri henkilöitä. Kassanhoitajat tarkistavat päivittäin toimeentulotuen ja välitystilipalvelun maksuliikenteen, mukaan lukien maksusitoumuksiin perustuvat laskut.

Suunniteltu toimintamalli Apotissa 6.11.2021 alkaen

Apotissa ei pystytä maksamaan maksusitoumuksiin perustuvia ostolaskuja, mutta muutoin muu työprosessi on samanlainen kuin edellä on kuvattu.

Lasku käsitellään P2P järjestelmällä. Laskujen tarkistajina toimivat toimeentulotuen maksatuksen toimistosihteerit, jotka toimeenpanevat viranhaltijoiden ratkaisemat päätökset. Laskujen tarkastukseen liittyy selvittelytyötä, mm. laskusta voi puuttua maksusitoumuksen numero. Numero täytyy selvittää Apotista tai laskuttajalta. Maksatuksen toimistosihteerit tarkastavat, vastaako tullut lasku maksusitoumusta, onko laskulla esimerkiksi tupakkatuotteita, joita ei sitoumuksella makseta tai maksusitoumus hautaukseen ei korvaa uurna- tai hautapaikan hoitokustannuksia.

Toimeentulotuen maksusitoumuslaskujen hyväksyjinä toimivat toimeentulotuen maksatuksen toimistosihteerit, jotka toimivat kassanhoitajan tehtävissä. Kassanhoitajan vastuulla on päivittäisten maksujen tarkistus ja rahaliikenteen käynnistys.

Laskun tarkastajan ja laskun hyväksyjän tulee varmentaa myös Apotti-P2P integraation toimivuus, eli lasku on täsmäytetty Apotin maksusitoumuksiin ja paluusanoma maksusitoumusostolaskun maksusta siirtyy Apottiin asiakastietoihin. Maksatuksen seuranta ei toteudu, jos paluusanoma ei siirry Apottiin.

Hyväksyminen ja laskujen tarkastaminen vaativat tarkkuutta, maksusitoumusyrittäjien tuntemusta ja sisällön osaamista. Toimintamalli on keskitetty ja vaaralliset työnkulut on estetty. Toimeentulotuen ja välitystilipalvelun maksusitoumuksiin perustuvia ostolaskuja saapuu käsiteltäväksi noin 200 kpl päivässä, mikä tukee rajattua hyväksymisoikeutta ja keskitettyä mallia. Yhteistyö taloushallintopalvelu Talpan kanssa helpottuu, kun toimeentulotuen ostolaskujen käsittelijöitä on rajattu määrä.

Esihenkilöt toteuttavat omavalvonnan pistokokein ja satunnaisesti hyväksymällä laskuja. Mallin omavalvonnan prosessi kuvataan maksatuksen kokonaissuunnitelmassa ja hyväksymisoikeudet ostolaskujen delegointipäätöksessä. Omavalvontaa tekevät eivät voi toimia laskujen hyväksyjän roolissa.

P2P-ostolaskujärjestelmään on rakennettu 3903 – toimeentulotuki organisaatio. Organisaatiossa on mahdollista käsitellä vain toimeentulotuen ja välitystilien maksusitoumusostolaskuja. Organisaatioon on rakennettu omat käyttöoikeusroolit maksusitoumusostolaskujen tarkastajalle ja hyväksyjälle. Rajattu ympäristö takaa sen, että ohjelmassa ei ole mahdollisuutta käsitellä toiminnan ostolaskuja.

Toimeentulotuen laskut ovat luottamuksellisia. P2P:ssä laskun ja siihen liittyvät asiakirjat voidaan määrittää ”luottamukselliseksi laskuiksi”, tätä mahdollisuutta käytetään sosiaalihuollon ostolaskuissa.

Näiden tekijöiden perusteella rajattu hyväksymisoikeus toimeentulotuen maksusitoumuslaskuihin on syytä antaa kuudelle toimeentulotuen maksatuksen kassanhoitajalle (liite).