Valtuustoaloite, valtuuston hybridikokousten palauttaminen
Ledamoten Annina Iskanius motion om återinförande av fullmäktiges hybridsammanträden
Beslut
Stadsfullmäktige betraktade motionen som slutbehandlad.
Beslutet stämmer överens med förslaget.
Ledamoten Anniina Iskanius och 14 andra ledamöter föreslår i sin motion att staden utreder förutsättningar för att hålla fullmäktigesammanträden som hybridsammanträden och att ett alternativ till fysisk närvaro på sammanträdena tas upp i beslutsfattandet.
I början av år 2020 beslutade stadsfullmäktige om en ändring av förvaltningsstadgan med avseende på elektroniska sammanträden. Stadsfullmäktiges ordförande fick befogenheten i fråga om fullmäktige och stadsstyrelsen i fråga om de övriga organen att besluta om övergång till elektroniska sammanträden.
Genom det förfarande som stadsfullmäktige godkände säkerställdes att det går smidigt att, efter övervägande i varje enskilt fall, övergå till elektroniska sammanträden och att sedan, då situationen tillåter, återvända till normal mötespraxis. Det var först och främst fråga om ett undantagsarrangemang för att säkerställa förvaltningsorganens verksamhetsförutsättningar under coronaepidemin.
Elektroniska sammanträden togs i bruk i snabb takt, utgående från de befintliga systemen och programmen. Man försökte minimera riskerna i anslutning till datasäkerheten och datatekniska utmaningar, men vad genomförandet beträffar var man tvungen att acceptera vissa risker när det gäller konfidentiella diskussioner på ett slutet sammanträde, autentiseringen av deltagarna och sammanträdenas smidighet. Arrangemanget var inte avsett som ett permanent tillvägagångssätt.
På grund av stadsfullmäktiges offentliga och centrala roll skulle regelbundna elektroniska sammanträden förutsätta att staden löser de specifika problem som följer av detta och som i någon mån avviker från stadens övriga organ. För att kunna övergå till permanent praxis borde man granska sammanträdenas datatekniska bas på nytt i sin helhet även vad stadens övriga organ beträffar.
En permanent övergång till hybridsammanträden skulle kräva att staden kartlägger möjligheten att anskaffa en drift- och datasäker elektronisk miljö. Dessutom bör staden möjliggöra behandling av sekretessbelagda ärenden, säkerställa nätverkets datasäkerhet samt förnya användarhanteringen och identifieringen vid sammanträdena. För att hybridsammanträdena ska fungera smidigt krävs också ett system som gör det möjligt att förrätta omröstningar med slutna sedlar samt att man i högre grad beaktar förutsättningarna för elektroniska sammanträden i fullmäktigesalen.
Frågan om huruvida stadsfullmäktiges verksamhetssätt och stödfunktioner är tillräckliga borde bedömas på nytt i fall stadsfullmäktige skulle övergå till en elektronisk verksamhetsmiljö. En mer permanent elektronisk mötespraxis skulle förutsätta att de förtroendevalda får mer tekniskt stöd än tidigare, att staden ytterligare utvecklar sina elektroniska tjänster och att de förtroendevalda har tillgång till enhetlig apparatur. Ändå för elektroniska sammanträden med sig sådana datatekniska risker och risker i anslutning till förfaranden som inte går att helt och hållet utesluta.
Förvaltningsstadgans bestämmelser om stadsfullmäktiges verksamhet baserar sig dessutom på fysiska sammanträden. En övergång till elektroniska sammanträden skulle förutsätta att man går igenom stadsfullmäktiges verksamhet samt de bestämmelser och verksamhetssätt som hänför sig till stadsfullmäktiges mötesförfarande. Förutsättningen för att staden kan garantera en smidig mötesverksamhet är att elektroniska och fysiska möten samordnas även i fråga om förtroendevaldas verksamhet utanför stadsfullmäktiges sammanträden.
Stadsstyrelsen hänvisar till ett utlåtande av stadsfullmäktiges ordförande om vikten av interaktion mellan fullmäktigeledamöterna och att fullmäktiges verksamhet tryggas. I enlighet med ordförandens åsikt ska stadsfullmäktige återgå till elektroniska sammanträden endast i fall av noggrant definierade undantagsförhållanden på grund av att fullmäktiges verksamhet är av politisk och interaktiv karaktär.
I nuläget kan det inte anses vara motiverat att staden ytterligare utreder förutsättningarna för hybridsammanträden eller främjar ibruktagandet av elektroniska sammanträden i stadsfullmäktige.
Fullmäktigeledamoten lämnade in motionen innan reformen av motionssystemet trädde i kraft 1.5.2022. Enligt 30 kap. 11 § 2 mom. i den förvaltningsstadga som gällde vid den tidpunkten då motionen lämnades in ska stadsstyrelsen förelägga fullmäktige en motion som undertecknats av minst 15 ledamöter.
Kaupunginhallitus 15.08.2022 § 544
Päätös
Kaupunginhallitus esitti kaupunginvaltuustolle seuraavaa:
Kaupunginvaltuusto katsoo aloitteen loppuun käsitellyksi.
Esittelijä
Lisätiedot
Lauri Menna, johtava asiantuntija, puhelin: 310 36012
Keskushallinto Kaupunginvaltuuston puheenjohtaja 30.06.2022 § 3
Lausunto
Kaupunginvaltuuston puheenjohtaja antoi seuraavan lausunnon valtuutettu Anniina Iskaniuksen aloitteeseen kaupunginvaltuuston hybridikokousten edellytysten arvioinnista ja vaihtoehtoisen mallin valmistelusta kokousosallistumiseen lähikokousten rinnalle:
Hallintosäännön mukaisesti kaupunginvaltuuston puheenjohtaja voi päättää pitää kaupunginvaltuuston kokouksen sähköisessä toimintaympäristössä. Asiaa perusteltiin hallintosääntömuutosta käsitellessä siten, että osallistuminen etäyhteyden välityksellä ei ole tarkoitettu automaattiseksi tai normaaliksi toimintatavaksi. Perusteluissa alleviivattiin, että erilaisten tilanteiden huomioon ottamista ja tämän pohjalta sen määrittelyä millaisissa olosuhteissa osallistuminen etäyhteyden kautta sallittaisiin.
Kaupunginvaltuuston hyväksymällä menettelyllä varmistettiin joustava ja tapauskohtaiseen harkintaan perustuva siirtyminen sähköisiin kokouksiin ja puolestaan tilanteen niin salliessa palaaminen normaaliin kokouskäytäntöön. Valtuuston sähköisten kokousten käyttöönotosta on tästä syystä päätetty mahdollisimman lyhyeksi ajaksi kerrallaan ja tällöinkin perustuen nimenomaan epidemiologiseen arvioon. Kyseessä oli näin ollen ensisijaisesti koronaepidemian aikainen poikkeusjärjestely, jolla turvattiin ensisijaisesti valtuuston toimintaedellytyksiä epidemian aikana ja tartuntamäärien kasvaessa.
Kaupunginvaltuuston vastaa kaupungin toiminnasta ja taloudesta sekä käyttää kunnan ylintä päätösvaltaa. Valtuuston päättää keskeisistä strategisista asiakirjoista, hallinnon järjestämisestä ja taloudesta sekä käsittelee merkittävämpiä periaatteellisia päätöksiä. Käsiteltävät asiat ovat kunnan mittakaavassa merkittäviä, pitkälle valmisteltuja ja yleistä mielenkiintoa nauttivia. Valtuuston kokoukset on säädetty kuntalaissa julkisiksi muutamia poikkeuksia mukaan lukematta.
Valtuuston rooli kaupungin päätöksenteossa julkisena ylintä toimivaltaan käyttävänä toimielimenä asettaa valtuuston toiminnalle muista toimielimistä poikkeavia vaatimuksia. Valtuutettujen keskinäisen vuorovaikutuksen merkitys valtuuston päätöksenteossa on suuri käsiteltävien asioiden poliittisen merkityksen ja periaatteellisuuden sekä valtuuston keskustelevan luonteen vuoksi. Valtuuston toiminnan kannalta tämän tasapuolisen, kunnioittavan ja välittömän vuorovaikutuksen turvaaminen on valtuuston puheenjohtajan keskeisiä tehtäviä.
Merkittävä osa valtuutettujen välisestä vuorovaikutuksesta syntyy valtuustosalissa käydyn keskustelun ohella valtuustosalin ulkopuolella. Lähiosallistuminen kokouksiin mahdollistaa kohtaamisen muiden valtuutettujen kanssa ja yhteisten asioiden hoitamisen myös varsinaisen kokoustilanteen ulkopuolella. Valtuustoryhmien sisäinen ja valtuustoryhmien välinen yhteistyö on sujuvinta kasvokkain.
Valtuuston sähköisessä kokoontumisessa on valtuutettujen näkökulmasta hyötyjä luottamustoimen ja muun elämän yhteensovittamisen sekä arjen poikkeustilanteiden hallinnan kannalta. Vastakkain tällöin on valtuuston yhteinen etu yksittäisten valtuutettujen osallistumismahdollisuuksien varmistamiseen. Pidän tärkeänä, että valtuuston toiminnan kannalta keskeinen vuorovaikutuksen turvaaminen ja näin ollen koko valtuuston etu asetetaan tässä arviossa etusijalle.
Edellä mainitun perusteella totean, että kaupunginvaltuuston tulisi palata valtuuston toiminnan poliittisen ja keskustelevan luonteen vuoksi sähköisiin kokouksiin vain tarkasti rajatuissa poikkeustilanteissa. Sähköisten kokousten käyttöönottoa tulee valtuuston osalta arvioida aina tapauskohtaisesti valtuuston toimintaedellytysten turvaamisen ja toiminnan luonteen näkökulmasta. Tällä hetkellä perusteita sähköisten kokousten käyttöönottoon valtuuston osalta ei kuitenkaan ole olemassa.
Lisätiedot
Fatim Diarra, kaupunginvaltuuston puheenjohtaja, puhelin:
Lauri Menna, johtava asiantuntija, puhelin: 310 36012
Detta beslut publicerades 31.08.2022
FÖRBUD MOT SÖKANDE AV ÄNDRING
Ändring i beslutet får inte sökas eftersom beslutet gäller beredning eller verkställighet.
Tillämpat lagrum: 136 § i kommunallagen
Föredragande
Mer information fås av
Lauri Menna, ledande sakkunnig, telefon: 09 310 36012