Hankinta, terveydenhuollon instrumentit, sosiaali- ja terveystoimiala

Sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtaja päätti valita käydyn tarjouskilpailun perusteella terveydenhuollon monikäyttöisten instrumenttien puitejärjestelyn toimittajiksi seuraavat toimittajat:

- Mediq Suomi Oy

- One Med Oy

- Otoplug Oy

Tarjouskilpailun osa-alueet, joihin edellä mainitut toimittajat hyväksytään ja ensisijaisuusjärjestys ilmenevät liitteenä 1 olevasta tarjousten vertailutaulukosta.

Hankinnan arvioitu arvonlisäveroton kokonaisarvo sopimuskaudella mahdollinen optiokausi mukaan lukien on noin 55 000 euroa. Kyseessä on pienhankinta, johon ei sovelleta lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016).

Monikäyttöisiä, pestäviä ja steriloitavia instrumentteja käytetään Helsingin kaupungin sosiaali- ja terveystoimialan eri yksiköissä kuten terveysasemilla, keskitetyssä ehkäisyneuvonnassa, neuvoloissa, sairaaloissa, kotihoidossa ja suun terveydenhuollon toimipisteissä.

Tarjouskilpailun tavoitteena on sopia puitejärjestelystä, jonka ehtojen perusteella toimittajat sitoutuvat toimittamaan tuotteita Helsingin kaupungin sosiaali- ja terveystoimialan käyttöön.

Hankinta on jaettu 21:een osa-alueeseen:

- Osa-alue 1: Atulat

- Osa-alue 2: Kauha luu pyöreä

- Osa-alue 3: Kauha luu soikea

- Osa-alue 4: Koettimet

- Osa-alue 5: Instrumentit korva

- Osa-alue 6: Neulankuljettimet ja suonenpuristimet

- Osa-alue 7: Pihdit

- Osa-alue 8: Kurkkupeili / Irtovarsi

- Osa-alue 9: Sakset, kynsi

- Osa-alue 10: Sakset, muut

- Osa-alue 11: Muut instrumentit

- Osa-alue 12: Sormuksen katkaisija ja varaterät

- Osa-alue 13: Gynekologiset instrumentit / Laajennin Hegar yksipäinen

- Osa-alue 14: Gynekologiset instrumentit / Spekula gynekologia sims

- Osa-alue 15: Gynekologiset instrumentit / Spekula gynekologia ankannokka

- Osa-alue 16: Gynekologiset instrumentit / Pihti kierukka

- Osa-alue 17: Gynekologiset instrumentit / Pihti jyvä suora

- Osa-alue 18: Gynekologiset instrumentit / Pihti kuula

- Osa-alue 19: Gynekologiset instrumentit / Koetin

- Osa-alue 20: Gynekologiset instrumentit / Kohottaja

- Osa-alue 21: Gynekologiset instrumentit / Sakset kierukkalangan katkaisuun

Hankintamenettely

Hankinta toteutettiin kevennettynä tarjouskilpailuna ja tarjouspyyntö lähetettiin 30.09.2022 Tarjouspalvelu.fi –portaalin kautta sähköpostitse seuraaville toimittajille:

- B. Braun Medical Oy

- Mediq Suomi Oy

- One Med Oy

- Otoplug Oy

- Pamark Oy

- Pro Medical Oy

Hankintaa koskevat tarjouspyyntöasiakirjat olivat saatavilla kokonaan sähköisesti Tarjouspalvelu.fi –portaalissa. Tarjouspyyntöasiakirjoissa määriteltiin tarjoajien soveltuvuudelle sekä hankittaville tuotteille vähimmäis- ja laatuvaatimukset. Vaatimusten tulee toteutua koko sopimuskauden ajan.

Tarjoajilla oli mahdollisuus esittää tarjouspyyntöä ja tarjouskilpailua koskevia lisätietokysymyksiä 13.10.2022 klo 14:00 mennessä Tarjouspalvelu.fi -portaalin kautta. Määräaikaan mennessä hankintayksikkö sai yhteensä 12 kysymystä, joihin vastattiin 19.10.2022.

Tarjousten määräaika oli 31.10.2022 klo 12:00. Tarjoukset tuli lähettää sähköisesti Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalista. Määräaikaan mennessä tarjouksen jätti neljä tarjoajaa seuraaville osa-alueille:

- Mediq Suomi Oy, osa-alue: 6

- One Med Oy, osa-alueet: 1–4, 6–10, 13–21

- Otoplug Oy, osa-alueet: 1–21

- Pro Medical Oy, osa-alueet: 1, 3, 6, 9 ja 17

Tarjoajien soveltuvuuden ja tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastaminen

Tarjoukset avattiin 31.10.2022 sähköisestä järjestelmästä. Kaikki tarjoajat täyttivät tarjoajille asetetut soveltuvuusvaatimukset. Tarjousten tarkastamisen yhteydessä hankintayksikkö lähetti tarjoajille kirjallisia täsmennyspyyntöjä tarjouksiin liittyen.

One Med Oy:tä pyydettiin täsmentämään osa-alueelle 1 kahden tarjotun tuotteen ja tuote-esitteen ristiriitaa mittatiedoissa sekä tuotekoodin epäselvyyttä. Otoplug Oy:tä pyydettiin täsmentämään tarjousta osa-alueiden 5 ja 7 osalta liittyen tuotteiden mittoihin. Pro Medical Oy:ltä pyydettiin täsmennyksiä tarjouksessa ilmoitettuihin tuotteiden minimitilausmääriin liittyen. Kaikki tarjoajat toimittivat pyydetyt täsmennykset asetetussa määräajassa.

Pro Medical Oy ilmoitti täsmennyksessään, että tuotteiden minimitilausmäärä on 5 tai 10 kappaletta tuotteesta riippuen. Tarjouspyynnössä oli kuitenkin vähimmäisvaatimuksena, että tuotteiden tulee olla tilattavissa yksittäisinä kappaleina ja tuotteiden pakkauskoko on enintään 1 kpl. Näin ollen Pro Medical Oy:n tarjous suljetaan ulos tarjouskilpailusta tarjouspyynnön vastaisena eikä sitä oteta mukaan tarjousvertailuun.

Valintaperusteet

Kaikkien tarjousvertailuun hyväksyttävien tarjousten tuli täyttää tarjouspyyntöasiakirjoissa tarjoukselle ja tarjottaville tuotteille asetetut vähimmäisvaatimukset. Kaikki tarjoukset, jotka täyttivät tarjouspyynnössä asetetut vähimmäisvaatimukset, otettiin mukaan tarjousvertailuun.

Tarjouskilpailussa tarjoajien oli mahdollista jättää tarjous yhteen tai useampaan tarjouspyynnön osa-alueeseen. Osa-alueissa saattoi olla yksi tai useampi tuote (positio). Osatarjouksia osa-alueiden sisällä ei hyväksytty. Tarjouskilpailussa ei hyväksytty rinnakkaisia tarjouksia. Osa-alueista 1–2, 6–7, 9–11 ja 13–21 tuli tarjoajien toimittaa tuotteista tuotenäytteet laadullista vertailua varten.

Osa-alueet vertailtiin erikseen ja valinnat tehtiin osa-alueittain. Tarjousten valintaperusteena oli tarjouspyynnön mukaisesti kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena oli halvin hinta seuraavissa osa-alueissa:

3. Kauhat luu soikea

4. Koettimet

5. Instrumentit korva

8. Kurkkupeili / irtovarsi

12. Sormuksen katkaisija ja varaterät

Tarjouksen osa-aluekohtaiset vertailupisteet muodostuivat yhteenlasketuista tuotekohtaisista (positio) hintapisteistä. Halvimman vertailuhinnan mukainen tarjous sai osa-alueen hinnan maksimipisteet 100 pistettä ja muut tarjoukset suhteutettiin siihen kaavalla pienin annettu arvo/tarjottu arvo* maksimipisteet. Tarjousten muut kuin vertailussa huomioidut laatutekijät on huomioitu tarjouspyyntöasiakirjoissa hankinnan kohteelle asetetuissa vähimmäisvaatimuksissa.

Osa-alueissa 1–2, 6–7, 9–11 ja 13–21 oli tarjousten valintaperusteena kokonaistaloudellinen edullisuus siten, että hinnan painoarvo oli 50 pistettä ja laadun painoarvo 50 pistettä.

Halvimman vertailuhinnan mukainen tarjous sai osa-alueen hinnan maksimipisteet 50 pistettä ja muut tarjoukset suhteutettiin siihen kaavalla: pienin annettu arvo / tarjottu arvo * maksimipisteet.

Laatuarvioinnissa arviointityöryhmä arvioi tarjottujen tuotteiden laatua ja käytettävyyttä pisteyttäen ne asteikolla 0-5 siten, että 5 pistettä =toteutuu täysin, 3 pistettä =toteutuu hyvin ja 0 pistettä =toteutuu osittain. Mikäli instrumentin soveltuvuus todettiin Hankintayksikön käyttötarpeisiin nähden heikoksi, sai instrumentti kohdasta 0 pistettä. Suurimmat laadun yhteispisteet saanut tarjous sai tarjousvertailussa laadun maksimipisteet 50 pistettä ja muut suhteutetaan siihen kaavalla tarjottu arvo / suurin annettu arvo* laadun maksimipisteet. Tarjouksen saamat osa-aluekohtaiset kokonaisvertailupisteet muodostuivat tarjoajan tarjouksen yhteenlasketuista hinta- ja laatupisteistä.

Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen ja tuotteiden vertailu ja valinta

Asiantuntijaryhmät ovat kokouksessaan 11.11.2022 sekä 17.11.2022 tutustunut tulleisiin tarjouksiin, tuote-esitteisiin ja tuotenäytteisiin.

Kaikki tarjoukset eivät täyttäneet tarjouspyynnössä esitettyjä vaatimuksia. Pro Medical Oy:n tarjouksessa oli tuotteille asetettu minimitilausmäärä ja tarjous suljetiin ulos tarjouskilpailusta tarjouspyynnön vastaisena eikä sitä otettu mukaan tarjousvertailuun.

One Med Oy:n tarjous hylättiin tarjouspyynnön vastaisena osa-alueissa 1, 6, 10, 14–15, 17–18.

Otoplug Oy:n tarjous hylättiin tarjouspyynnön vastaisena osa-alueissa: 1, 5, 7, 9–11, 14–15, 17–18.

Hylätyt tarjoukset osa-alueittain ja hylkäämisperusteet ilmenevät liitteestä 2.

Hankintayksikkö valitsee puitejärjestelyyn kuhunkin osa-alueeseen ensisijaisen toimittajan (1.) sekä tälle varatoimittajan (2.), mikäli soveltuvuusvaatimukset sekä ehdottomat vähimmäisvaatimukset täyttäviä tarjouksia on osa-alueittain vähintään kaksi. Valitut toimittajat osa-alueittain käyvät ilmi tämän päätöksen liitteestä 1.

Osa-alueille 1, 5, 10, 14–15 ja 17–18 ei valita toimittajia.

Sopimuskausi

Osapuolia sitova sopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla
vaan vasta, kun osapuolet ovat allekirjoittaneet asiasta sopimuksen.

Sopimuskausi on 14.12.2024 asti ja sopimukseen sisältyy mahdollisuus yhteen (1) yhden (1) vuoden optiokauteen, josta tilaaja päättää viimeistään 6 kuukautta ennen perussopimuskauden päättymistä.

Hankinnan arvioitu arvonlisäveroton kokonaisarvo sopimuskaudella mahdollinen optiokausi mukaan lukien on noin 55 000 euroa.

Tilaaja ei sitoudu mihinkään hankintamääriin, vaan tuotteita hankitaan tarpeen mukaan.

Hankintavaltuudet

Sosiaali- ja terveystoimialan hallintojohtajan oikeus toteuttaa hankinta perustuu sosiaali- ja terveyslautakunnan päätökseen hankintavaltuuksista sosiaali- ja terveystoimialalla 24.5.2022 § 104.