Valtuustoaloite, Kaupungin johtoryhmän muistioiden julkistaminen

Beslutet stämmer överens med förslaget.

Ledamoten Petrus Pennanen och 16 andra ledamöter föreslår i sin motion att stadens ledningsgrupps mötespromemorior även offentliggörs för stadsborna.

Vid stadens ledningsgrupps sammanträden bereds stadens beslutsfattande. Ledningsgruppens promemorior är beredningsdokument och har hittills kunnat läsas på stadens interna webbplats. Genom att offentliggöra ledningsgruppens mötesmemorior också i det allmänna datanätet följer staden öppenhetsprincipen.

I anslutning till stadens ledningsgrupps webbsidor skapas en sida där ledningsgruppens promemorior förs in. När promemorian är klar sparas den på servern och länkas till ledningsgruppens webbsida. Stadens ledningsgrupps webbsidor finns på den förnyade hel.fi-webbplatsen https://www.hel.fi/sv/beslutsfattande-och-forvaltning/stadens-ledningsgrupp(Länk leder till extern tjänst)

Enligt 29 § i kommunallagen (410/2015) ska kommunen informera kommuninvånarna, dem som utnyttjar kommunens tjänster, organisationer och andra sammanslutningar om kommunens verksamhet.

Kommunen ska ge tillräcklig information om de tjänster som kommunen ordnar, kommunens ekonomi, ärenden som bereds i kommunen, planer som gäller ärendena och behandlingen av ärendena, beslut som fattats och beslutens effekter. Kommunen ska informera om hur man kan delta i och påverka beredningen av besluten.

I fråga om beredningen av ärenden som behandlas av organen ska kommunen se till att de uppgifter som behövs med tanke på den allmänna tillgången till information läggs ut på det allmänna datanätet när föredragningslistan är färdig. Kommunen ska i sin kommunikation på nätet se till att sekretessbelagda uppgifter inte läggs ut på det allmänna datanätet och att skyddet för privatlivet tillgodoses vid behandlingen av personuppgifter.

Enligt regeringens proposition RP 268/2014 rd är syftet med 29 § i kommunallagen att med hjälp av kommunikation förbättra kommuninvånarnas möjligheter att delta och påverka. I förarbetena har det nämnts att tillgången till information ska gälla beredningen av ärenden som ska behandlas av organen och som är viktiga för kommuninvånarna och väcker allmänt intresse. Behandlingen av personuppgifter i det allmänna datanätet bör dock beaktas. Alla konfidentiella uppgifter bör strykas i handlingar som läggs ut på det allmänna datanätet. Man bör också ta ställning till kommunens rätt att behandla offentliga personuppgifter som ingår i sammanträdeshandlingarna i det allmänna datanätet.

Man bör sträva till att sammanjämka kraven på god informationshanteringssed och god databehandlingssed samt målen för kommunens kommunikation så, att myndigheternas skyldigheter avseende kommunikation och främjande av rätten till information förverkligas utan att integritetsskyddet äventyras.

Kommunen kan fortfarande i stor utsträckning avgöra omfattningen av och metoderna för informationen, men det förutsätts att kommunen är aktiv och kommunicerar effektivt.

Enligt 109 § i kommunallagen ska väsentlig information om de tjänster som kommunen ordnar och om kommunens verksamhet offentliggöras i det allmänna datanätet. De uppgifter som åtminstone ska finnas tillgängliga i det allmänna datanätet räknas upp i paragrafen. Kommunen är skyldig att i det allmänna datanätet offentliggöra väsentlig information om de tjänster som kommunen ordnar, kommunens ekonomi, ledning och verksamhet och samarbete mellan kommunerna samt om kommunkoncernen. Stadens ledningsgrupps promemorior är i princip sådana offentliga handlingar som avses i 1 § i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999, nedan offentlighetslagen). Enligt 9 § i offentlighetslagen har var och en rätt att ta del av en offentlig myndighetshandling.

Trots att ledningsgruppens promemorior omfattas av 1 § och 9 § i offentlighetslagen i egenskap av offentliga myndighetshandlingar som var och en har rätt att ta del av på begäran, har de inte tidigare varit beslutshandlingar som är avsedda att offentliggöras. Stadens ledningsgrupps promemorior är till sin karaktär handlingar som gäller beredning och operativa handlingar och är därmed ledningsverktyg med en livscykel som kan vara mycket kort.

Stadens ledningsgrupp arbetar för att samordna den politiska och operativa verksamheten. Den behandlar strategiska frågor och frågor som gäller samordningen av stadens operativa verksamhet.

Även om myndighetshandlingar i princip är offentliga enligt 1 § i offentlighetslagen är frågan om huruvida handlingar ska offentliggöras i det allmänna datanätet en separat fråga i förhållande till principen om handlingsoffentlighet. Vid offentliggörandet ska integritetsskyddet och de krav som gäller behandlingen av personuppgifter beaktas. Man ska även beakta det förberedande dokumentets karaktär och inse att det inte är fråga om en beslutshandling.

Stadens ledningsgrupps mötespromemorior publiceras nu även offentligt för stadsborna, såsom det föreslås i motionen.

Enligt 30 kap. 11 § 2 mom. i förvaltningsstadgan ska stadsstyrelsen förelägga fullmäktige en motion som undertecknats av minst 15 ledamöter (gäller de fullmäktigemotioner som lämnades in senast 30.4.2022).

Kaupunginhallitus 06.03.2023 § 152

Päätös

26.09.2022 Ehdotuksen mukaan

19.09.2022 Pöydälle

Esittelijä

Lisätiedot

Katja Rimpilä, kaupunginsihteeri, puhelin: 09 310 36256

Stadsfullmäktige 05.10.2022 § 239

Framställning

Behandling

Föredragande

Upplysningar

Katja Rimpilä, stadssekreterare, telefon: 09 310 36256

Detta beslut publicerades 29.03.2023

FÖRBUD MOT SÖKANDE AV ÄNDRING

Ändring i beslutet får inte sökas eftersom beslutet gäller beredning eller verkställighet.

Tillämpat lagrum: 136 § i kommunallagen