Hankinta, liikenne- ja katusuunnittelun järjestelmä LIKSU, kaupunkiympäristön toimiala

Tietohallintopäällikkö päätti keskeyttää Liikenne- ja katusuunnittelun järjestelmän hankinnan. Tarjouskilpailu on epäonnistunut, koska hankintaa koskevassa tarjouskilpailussa saatiin vain yksi hyväksyttävä tarjous eikä hankinnan toteuttaminen saadun tarjouksen perusteella ole hankintayksikölle kustannustehokas ratkaisu. Hankintayksikkö tulee kilpailuttamaan hankinnan uudelleen.

Hankinnan kohteena on uusi suunnittelujärjestelmä Helsingin kaupungin liikenne- ja katusuunnittelupalvelun käyttöön. Taustalla on liikenne- ja katusuunnittelupalvelussa käytettävien Microstation-pohjaisten LIISU-järjestelmän ja Terrasolidin työkalujen uusimisen tarve. LIISU-järjestelmän kehitys ja tukipalvelut ovat loppuneet ja järjestelmä pyörii vanhan Microstation-version päällä. Terrasolidin työkalut ovat myös vanhentuneita ja tavoitteena on hankkia nykyaikaisemmat työkalut suunnittelijoiden käyttöön. Järjestelmän uusimisella varmistetaan ensisijaisesti liikenteenohjaussuunnittelutyön jatkuminen.

Hankinnasta on julkaistu tarjouspyyntö HEL 2022-007931 14.7.2022 sähköisessä HILMA-ilmoituskanavassa www.hankintailmoitukset.fi. Hankintailmoituksessa ilmoitettiin tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalin ko. tarjouspyyntöä koskeva Internet-osoite, josta tarjouspyyntöasiakirjat olivat sähköisesti saatavissa. Hankinta on toteutettu julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) mukaisella avoimella menettelyllä. Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä palveluhankinta. Kilpailutuksen perusteella on ollut tarkoitus valita yksi kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen tehnyt tarjoaja.

Tarjousten jättämiselle annettuun määräaikaan 19.8.2022 klo 16:15 mennessä tarjouksen jättivät Symetri Oy ja Arkance Oy.
Saaduista tarjouksista laadittiin avauspöytäkirja.

Hankintayksikkö on tarjousten määräajan jälkeen pyytänyt molemmilta tarjoajilta täsmennystä. Symetri Oy:ltä pyydettiin täsmennystä sen tarjouksen sisältämän käyttöönottoprojektin hinnoitteluun sekä pakollisen referenssivaatimuksen täyttymiseen liittyen. Täsmennyksen myötä Symetri Oy:n katsottiin täyttävän tarjouspyynnön pakollinen referenssivaatimus. Täsmennyksessä kuitenkin ilmeni, että Symetri Oy ei ollut sisällyttänyt tarjouksensa käyttöönottoprojektin hintaan tarjouspyynnön liitteenä olevan vaatimusluettelon mukaisia pakollisia vaatimuksia ID 33 ja ID 38. Symetri Oy on toimittanut täsmennyksensä liitteenä päivitetyn käyttöönottosuunnitelman sekä vaatimusluettelon, johon se on päivittänyt kyseisten kohtien vaikutukset käyttöönottoprojektin kokonaishintaan.

Vaikka hankintalaki mahdollistaakin sen, että hankintayksikkö voi pyytää tarjoajaa täsmentämään tarjoustaan puutteellisilta osin tarjousten määräajan jälkeen, ei tarjousten olennainen täsmentäminen kuitenkaan ole sallittua. Hankintalain esitöiden (HE 108/2016 vp) mukaan hankintayksikön ei ole sallittua pyytää tarjoajaa esimerkiksi toimittamaan tarjousten vertailussa käytettävää merkityksellistä hintatietoa tarjousajan päättymisen jälkeen.

Symetri Oy ei ole ilmoittanut käyttöönottoprojektin hintaa tarjous-pyynnössä esitetyllä tavalla, joten sen tarjous on hylättävä tarjouspyynnön vastaisena. Symetri Oy:n tarjous on ollut merkittävästi puutteellinen myös siltä osin, että se ei ole toimittanut tarjouksensa liitteenä pakollisena vaadittua palvelukuvausta.

Hankintayksikkö on pyytänyt Arkance Oy:ltä täsmennystä siitä, sisältääkö sen lisenssihinnoittelu myös Autodesk Civil 3D -lisenssin. Täsmennyksessään Arkance Oy totesi kyseisen lisenssin sisältyvän lisenssihinnoitteluunsa. Vaikka tämä ei käynytkään ilmi tarjouspyynnöstä, hankintayksiköllä on jo käytössään kyseinen lisenssi. Arkance Oy:n tarjouksen valinta ei siten olisi hankintayksikölle kustannustehokas ratkaisu, vaikka sen tarjous onkin ollut tarjouspyynnön mukainen. Tarjouspyyntö on ollut siten siinä määrin epäonnistunut, ettei hankintaa ole tarkoituksenmukaista toteuttaa saadun tarjouksen perusteella.

Hankinta voidaan hankintalain 125 §:n mukaan keskeyttää vain todellisesta ja perustelusta syystä. Tässä tapauksessa hankinnan keskeyttämiselle on hankintalaissa tarkoitettu perusteltu syy ensinnäkin jo siitä syystä, että hankintamenettelyssä on saatu vain yksi tarjouspyynnön mukainen ja siten hyväksyttävissä oleva tarjous. Hankintayksikön ei siten ole mahdollista suorittaa riittävää tarjousten vertailua. Toiseksi keskeyttämispäätös perustuu siihen, ettei hankintaa voitaisi saadun ja hyväksyttävissä olevan tarjouksen perusteella toteuttaa kustannustehokkaasti, johtuen epäonnistuneesta tarjouspyynnöstä.

Hankintamenettelyn virheellisyyttä ei ole mahdollista korjata kuin keskeyttämällä hankinta ja julkaisemalla uusi tarjouspyyntö. Hankinta tullaan kilpailuttamaan uudelleen ottaen huomioon tässä tarjouskilpailussa epäonnistuneet seikat.

Toimivalta

Helsingin kaupungin hallintosäännön mukaan toimialalautakunta omalla toimialallaan päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita (10 luku 1 § 3 momentti 3 kohta). Kaupunkiympäristölautakunnan päätöksen (Kylk 11.5.2021 § 248) mukaan kaikilla kaupunkiympäristön toimialan viranhaltijoilla, joilla on hankintavaltuus, on oikeus keskeyttää hankinta hankinnan arvosta riippumatta.