Toimivallan siirtäminen kaupunkiympäristön toimialalla hankintojen tekemisessä

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Hankintavaltuudet perustuvat hallintosääntöön sekä sen perusteella kaupunkiympäristölautakunnan tekemiin toimivaltapäätöksiin. Edellinen kaupunkiympäristölautakunnan hankintavaltuuksia koskeva päätös on 11.5.2021 § 248.

Uudistetut hankintavaltuudet ovat liitteenä 1 ja niitä sovelletaan myös kaupungin sisäisiin hankintoihin. Hankintavaltuudet toimivat myös tilausvaltuuksina, ellei yksittäisissä hankinnoissa päätetä tilausvaltuudesta erikseen. Hankintavaltuudet koskevat vain liitteessä 1 mainittuja kaupunkiympäristön toimialan toimielimiä ja viranhaltijoita. Hankintavaltuuksia ei ole mahdollista siirtää työsuhteessa oleville.

Päätöksessä mainitaan lisäksi tällä hetkellä voimassa olevia hankintavaltuuksia. Ne eivät muuta voimassa olevia hankintavaltuuksia ja ne mainitaan päätöksessä vain selvyyden vuoksi. Hankintavaltuuksien käyttäminen helpottuu, kun valtuuksia ja perusteluja ei tarvitse lukea monesta erillisestä päätöksestä.

Muutoksista yleisesti

Markkinoiden tilanteesta johtuen kaupunginvaltuusto on kesäkuussa 2022 päättänyt muuttaa tilahankkeiden hankesuunnitelmia koskevia toimivaltuuksia. Nämä valtuudet heijastuvat myös hankesuunnitelmien perusteella tehtäviin hankintoihin, joten tästä syystä kyseistä hankintavaltuutta on muutettu liitteessä 1.

Uuden hankintavaltuuden perusteella liitteessä 1 määrätyt viranhaltijat voivat tehdä hankesuunnitelmiin perustuvia hankintoja kaupunginvaltuuston, -hallituksen ja kaupunkiympäristölautakunnan rakennusten ja yleisten alueiden jaoston hyväksymissä hankesuunnitelman enimmäisarvoa koskevissa rajoissa.

Samassa yhteydessä muutetaan toteutus- ja yhteistyösopimuksia koskevia valtuuksia, koska tarve sopimusten tekemiselle on kasvanut. Pieniä sopimuksia ei myöskään ole kannattava tehdä kovin korkealla organisaatiossa. Tämän vuoksi kyseisten sopimusten toimivaltuus määräytyy jatkossa hankintavaltuuksien perusteella ja viranhaltijoilta poistetaan erityinen valtuus kyseisiin sopimuksiin.

Maankäyttöjohtajan toimivaltuus nousee 1 500 000 eurosta 3 000 000 euroon, koska tällöin hän voi päättää myös toteutus- ja yhteistyösopimuksista, kuten aiemmin.

Selvyyden vuoksi taulukkoon on lisätty myös tilapäällikön hankesuunnitelmien hyväksymistä koskeva valtuus tiedoksi, johon tällä päätöksellä ei puututa, mutta joka on näkyvissä samassa sarakkeessa muiden vastaavien valtuuksien ohella.

Hankinnan keskeyttäminen

Toimivaltuus ei ole muuttunut.

Toimivalta hankintojen keskeyttämiseksi selvennetään siirtämällä toimivalta kaikille niille viranhaltijoille, joilla on myös hankintavaltuus. Hankinnan keskeyttämisessä ei katsottaisi hankinnan arvoa toimivaltaa määritettäessä, vaan viranhaltija voisi keskeyttää myös sellaisen hankinnan, joka ylittää omien hankintavaltuuksien eurorajat.

Hankinta voidaan lain mukaan keskeyttää vain todellisesta ja perustellusta syystä. Keskeyttämisestä on tehtävä muutoksenhakukelpoinen perusteltu päätös.

Toimittajan valinta hankintamenettelyn seuraavaan vaiheeseen

Toimivaltuus ei ole muuttunut.

Toimivalta siirretään päätöksen kolmannessa kohdassa kaikille niille viranhaltijoille, joilla on hankintavaltuus. Tarjoajien, ehdokkaiden ja osallistujien valintaa koskevan päätöksen toimivaltaa määritettäessä ei katsottaisi hankinnan arvoa, vaan viranhaltija voisi päättää näiden toimittajien valinnasta päätöksessä mainituissa hankintamenettelyissä myös sellaisessa hankinnassa, joka ylittää omien hankintavaltuuksien eurorajat.

Lisätyöt ja sopimusmuutokset

Toimivaltuus ei ole muuttunut.

Lisätöiden ja sopimusmuutosten päätösvalta on tarpeen siirtää viranhaltijoille suoraan kaupunkiympäristölautakunnalta johtuen edelleen delegoinnin kiellosta.

Ilman toimivallan siirtämistä hankintavaltuus määräytyy lisätilauksissa ja sopimusmuutoksissa hankinnan yhteenlasketun kokonaisarvon mukaan. Edelleen delegoinnin kiellosta johtuen kaupunkiympäristön rakennusten ja yleisten alueiden jaosto ei pysty siirtämään toimivaltaa hankintojen osalta eteenpäin viranhaltijalle, koska toimivalta on jo kerran siirretty lautakunnalta jaostolle.

Toimivalta voidaan kuntalain (410/2015) 91 §:n 2 momentin mukaan delegoida hallintosäännöstä edelleen ainoastaan kerran. Siten jaosto ei voi hankintapäätöksessä siirtää viranhaltijalle toimivaltaa kyseistä hankintaa koskevaan lisätyöhön liittyen.

Hankinnan kohteesta riippuen lisätöitä on kuitenkin tarpeen tehdä vaihtelevilla summilla useitakin yhteen alkuperäiseen hankintaan kohdistuen. Käytännössä on epätarkoituksenmukaista päättää jaostossa esimerkiksi muutaman tuhannen euron lisätyöstä, joka kohdistuu miljoonien eurojen alkuperäiseen hankintaan. Tästä johtuen lisätöitä koskevat hankintavaltuudet määräytyvät hankinnan yhteenlasketun kokonaisarvon sijaan yksittäisten lisätilausten tai sopimusmuutosten yhteenlasketun arvon perusteella.

Puitejärjestelyt (kaikki ehdot vahvistettu)

Toimivaltuus ei ole muuttunut.

Toimielimet eivät käytännössä voi tehdä tilauksia, joten puitejärjestelyissä, joissa kaikki ehdot on vahvistettu, hankintavaltuus on siirrettävä viranhaltijoille. Näissä puitejärjestelyissä hankinnat tapahtuvat etusijajärjestyksessä tilaamalla. Puitejärjestelyissä, joissa kaikki ehdot on vahvistettu, hankintavaltuus siirretään toimialajohtajalle, kun tilauksen arvo ylittää muiden viranhaltijoiden hankintavaltuuden.

ICT-hankinnat

Toimivaltuus ei ole muuttunut.

ICT-hankinnoissa hankinnat on vuoden 2018 alusta lähtien keskitetty toimialalla tietohallintopäällikölle. Lisäksi digitalisaation ja robotisaation myötä ICT-hankintojen määrä tulee kasvamaan. Tietohallintopäälliköllä ja toimialajohtajalla on viranhaltijoina yksinomainen toimivalta päättää ICT-hankinnoista. Muilla viranhaltijoilla ei ole toimivaltaa päättää ICT-hankinnoista.

Hankesuunnitelmiin perustuvat hankinnat

Aikaisemmin hankesuunnitelmiin perustuvia hankintoja voivat tehdä suoraan toimialajohtaja sekä tekninen johtaja. Kaupunginvaltuusto on kesäkuussa 2022 muuttanut hankesuunnitelmia koskevaa päätöksentekoa, jolloin muutoksella on vaikutusta myös hankesuunnitelmien perusteella tehtäviin hankintoihin ja niitä koskeviin toimivaltuuksiin.

Valtuuston tekemästä muutoksesta johtuen muutetaan toimialan hankintavaltuuksia samassa suhteessa, jolloin ei synny tarpeetonta ylimääräistä päätöstarvetta hankesuunnitelmia koskevissa hankinnoissa. Toimialajohtaja ja tekninen johtaja voivat päättää hankesuunnitelmiin perustuvia hankintoja kaupunginvaltuuston, kaupunginhallituksen tai kaupunkiympäristölautakunnan rakennusten ja yleisten alueiden jaoston hyväksymiin hankesuunnitelman enimmäisarvoa koskeviin rajoihin asti.

Toteutus- ja yhteistyösopimukset

Toteutussopimuksilla voidaan sopia mm. tulevan hankinnan toteuttamisesta yhteistyössä toisen hankintayksikön kanssa. Sopimuksessa sovitaan siitä, miten kilpailutus käytännössä järjestetään, mikä osa hankinnasta kuuluu millekin hankintayksikölle ja miten omistuksen lisäksi jakautuvat maksu- ja muut velvoitteet osapuolten välillä.

Toteutussopimuksella ei vielä tehdä hankintapäätöstä, eikä pääsääntöisesti valtuuteta yhteistyötahoja tekemään hankintapäätöstä tai -sopimusta kaupungin puolesta. Toteutussopimusta koskevasta hankinnasta tehdään myöhemmin hankintapäätös.

Toimivalta toteutus- ja yhteistyösopimusten tekemiselle hankinnoissa on liitteen 1 mukaisesti siirretty kaupunkiympäristölautakunnan rakennusten ja yleisten alueiden jaostolle erillisellä kohdalla, jonka mukaan jaostolla on päätösvalta alle 5 000 000 arvoisiin toteutus- ja yhteistyösopimuksiin. Viranhaltijoille sen sijaan toimivalta hankintoja koskeviin toteutus- ja yhteistyösopimuksiin määräytyy hankintavaltuuden perusteella ja erityisistä oikeuksista kyseisiin sopimuksiin luovutaan.

Hankintavaltuus määräytyy sen arvon mukaisesti, joka sopimuksessa määritellyn hankinnan arvosta kuuluu kaupunkiympäristön toimialan vastuulle.

Muutos helpottaa tilannetta toimialalla, koska toteutus- ja yhteistyösopimusten määrä on lisääntynyt ja niiden arvo voi olla myös hyvin vähäinen. Muutoksen jälkeen jokainen hankintavaltuudet omaava viranhaltija voi päättää kyseisistä sopimuksista lähempänä varsinaista toimintaa eikä sopimusta tarvitse viedä esimerkiksi palvelukokonaisuuden päällikölle päätettäväksi.

Optiot

Toimivalta ei ole muuttunut.

Optioiden arvo sisältyy alkuperäiseen hankintapäätökseen, mutta optioiden käyttöönotosta päätetään erikseen. Jaosto ei voi valtuuttaa yksittäisen hankintapäätöksen osalta viranhaltijaa päättämään hankintaan liittyvästä optiosta, koska toimivallan edelleen delegoinnin kielto estää sen. Ei ole tarkoituksenmukaista, että jaosto päättäisi kaikista optioista.
Siksi hankintavaltuus on lisätty liitteessä 1 mainituille viranhaltijoille.

Toimivalta

Hallintosäännön mukaan toimialalautakunta omalla toimialallaan päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita (10 luku 1 § 3 momentti 3 -kohta).

Kaupunkiympäristölautakunta 13.09.2022 § 500

Detta beslut publicerades 06.10.2022

OHJEET OIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI

Tähän päätökseen tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen. Päätökseen ei saa hakea muutosta valittamalla tuomioistuimeen.

Oikaisuvaatimusoikeus

Oikaisuvaatimuksen saa tehdä

Oikaisuvaatimusaika

Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.

Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.

Mikäli päätös on annettu tiedoksi postitse, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä. Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on nähtävänä yleisessä tietoverkossa.

Mikäli päätös on annettu tiedoksi sähköisenä viestinä, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, kolmen päivän kuluttua viestin lähettämisestä.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Jos oikaisuvaatimusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Oikaisuvaatimusviranomainen

Viranomainen, jolle oikaisuvaatimus tehdään, on Helsingin kaupungin kaupunkiympäristölautakunta.

Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.

Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö

Oikaisuvaatimus on tehtävä kirjallisena. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.