Hankinta, puitejärjestely 2023-2025 (2025-2027), rakennushistoriaselvitykset, kaupunkiympäristön toimiala

Tekninen johtaja hyväksyi kokonaistaloudellisesti edullisimmat tarjoukset ja päätti, että seuraavien tarjoajien kanssa tehdään Rakennushistoriaselvitysten puitejärjestelyä vuosille 2023–2025 koskevat puitesopimukset.

1. Ark-byroo oy

2. Okulus Oy, arkkitehtitoimisto Okulus

3. Kati Salonen ja Mona Schalin Arkkitehdit Oy

4. Arkkitehdit Mustonen Oy

5. Arkkitehtitoimisto Freese Oy

6. Ryhmittymä AFRY Finland Oy ja Vahanen Rakennusfysiikka

Ryhmittymä AFRY Finland Oy:n voimavara-alihankkija Vahanen Rakennusfysiikka Oy on sulautunut 1.1.2023 AFRY Buildings Finland Oy:ksi (y-tunnus: 2911977-7) ja jatkaa toimintaa AFRY Buildings Finland Oy:nä.

Sweco Infra and Rail Oy on sulautunut 31.12.2022 Sweco Projektit Oy:ksi (y-tunnus: 2661738-3) ja nimenmuutoksen jälkeen jatkaa toimintaa Sweco Finland Oy:nä.

Tekninen johtaja sulki Livady Oy:n tarjouskilpailusta, koska Livady Oy ei täyttänyt tarjouskilpailussa tarjoajien soveltuvuudelle asetettuja vaatimuksia.

VPL Arkkitehdit Oy veti oman tarjouksensa pois tarjouskilpailusta, koska VPL Arkkitehdit Oy osallistui ryhmittymänä ARRAK arkkitehdit Oy:n kanssa.

Arvio hankinnan kokonaisarvosta sopimuskaudella optiokaudet mukaan lukien on arvonlisäverottomana 3 000 000 euroa.

Puitesopimukset tulevat kunkin tarjoajan osalta voimaan aikaisintaan 1.3.2023 tai kun sopimus on allekirjoitettu. Sopimukset päättyvät 28.2.2025. Tilaajalla on oikeus jatkaa sopimuskautta kahdella 1 vuoden pituisella optiokaudella (1 + 1). Tilaaja päättää, hyödyntääkö se hankintaan kuuluvan optiokauden.

Puitesopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta

kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet hankintaa koskevan erillisen kirjallisen sopimuksen. Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Hankintapäätös on ehdollinen siihen asti, kunnes valitut tarjoajat ovat

toimittaneet hankintayksikön vaatimat hyväksyttävät rikosrekisteriotteet.

Hankinnan perustiedot

Puitejärjestelyllä hankitaan rakennushistoriaselvityksiä perusparannus- ja korjaushankkeille sekä purku- ja myyntikohteille.

Puitesopimuksen piiriin kuuluvien toimeksiantojen kohteina ovat pääasiassa kaupunkiympäristön toimialan hallinnoimiin Helsingin kaupungin omistamiin julkisiin rakennuksiin (mm. kasvatus- ja koulutustoimialan, sosiaali- ja terveystoimialan, kulttuuri- ja vapaa-ajan toimialan rakennukset sekä toimisto- ja liikerakennukset) kohdistuvat peruskorjaus-, perus-parannus-, laajennus- ja uudisrakennushankkeet sekä rakennusten purku- ja myyntitilanteet.

Rakennushistoriaselvitysten laatiminen ennen perusparannushankkeita ja purku- ja myyntitilanteita on Helsingin kaupungilla vakiintunut käytännöksi. Rakennushistoriaselvitys on tärkeä ja olennainen osa hankkeen lähtötietoja.

Tarjouskilpailulla valittiin yritykset, joiden kanssa tehdään saatujen tarjousten perusteella puitesopimukset 28.2.2025 saakka. Sopimuksia on mahdollista jatkaa kahdella 1 vuoden pituisella optiokaudella. Sopimuksen enimmäiskesto on kuitenkin yhteensä neljä (4) vuotta (2+1+1). Kyseessä on Tilaajan optio.

Puitejärjestelyyn valittiin 6 sopimustoimittajaa. Toimeksiannot tilataan ensisijaisesti kokonaistaloudellisen edullisuuden mukaisen prosenttijakauman perusteella.

Toimeksiannot kohdennetaan sopimuskauden aikana valittujen konsulttien kesken alla olevan kokonaistaloudellisen edullisuuden mukaisen prosenttijakauman perusteella:

Sija 1: 40–20 %

Sija 2: 30–15 %

Sija 3: 25–10 %

Sija 4: 20–5 %

Sija 5: 15–0 %

Sija 6: 15–0 %

Prosenttiosuus kuvaa tilausten euromääräistä jakaumaa, ei tilausten lukumäärän jakaumaa. Valintaperusteena on ollut kokonaistaloudellinen edullisuus, jonka perusteena on hintalaatu, siten että hinnan painoarvo on 40 % ja laadun painoarvo on 60 %. Laatutekijät on esitetty tarjouspyynnön liitteenä olleella laadunarviointikaavakkeella sekä laadunarviointikriteerit-lomakkeella.

Hankintamenettely

Kilpailutus perustuu Helsingin kaupungin kaupunkiympäristön toimialan 7.11.2022 päivättyyn tarjouspyyntöön HEL 2022-012894. Hankinta on toteutettu julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) mukaisella avoimella menettelyllä. Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä palveluhankinta.

Hankinnasta on 7.11.2022 julkaistu EU-hankintailmoitus sähköisessä ilmoituskanavassa www.hankintailmoitukset.fi. Hankintailmoituksessa ilmoitettiin tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalin internet-osoite, josta tarjouspyyntöasiakirjat olivat kaikkien palveluun rekisteröityneiden noudettavissa.

Saadut tarjoukset

Määräaikaan 9.12.2022 klo 13:00 mennessä tarjouksen jätti 16 tarjoajaa:

Ark-byroo oy

Okulus Oy, arkkitehtitoimisto Okulus

Kati Salonen ja Mona Schalin Arkkitehdit Oy

Arkkitehdit Mustonen Oy

Ryhmittymä AFRY Finland Oy ja Vahanen Rakennusfysiikka

HMT Arkkitehdit Oy

ARCO Architecture Company Oy

Arkkitehtitoimisto Freese Oy

Arkkitehtitoimisto Lehto Peltonen Valkama Oy

Ryhmittymä Arkkitehtitoimisto R Schnitzler ja Arkkitehtuuri- ja muotoilu-toimisto Talli Oy

Ryhmittymä Arrak Arkkitehdit Oy ARRAK-VPL ja VPL Arkkitehdit

Livady Oy

Saatsi Arkkitehdit Oy

Sitowise Oy

Sweco Infra and Rail Oy

VPL Arkkitehdit Oy ARRAK-VPL

Saaduista tarjouksista laadittiin avauspöytäkirja.

Tarjousten käsittelyn yhteydessä hankintayksikkö pyysi niitä tarjoajia täsmentämään tarjouksiaan, joiden tarjouksissa tiedot olivat joiltain osin puutteellisia, ristiriitaisia tai virheellisiä. Täsmennyspyynnöt koskivat laadunarviointilomakkeella ilmoitettujen lisäkoulutusten sisällön täsmentämistä, soveltuvuusvaatimuksena olevien ilmoitettujen referenssikohteiden tietojen täsmentämistä ja ilmoitetun vastuullisen rakennushistoriaselvityksen konsultin työkemusta.

Tarjoajien soveltuvuuden arviointi

Tarjouspyynnössä edellytettiin, että tarjoaja täyttää ESPD-lomakkeessa vaaditut tarjoavaa yritystä koskevat tiedot.

Tarjouspyynnössä esitettiin tarjoajien soveltuvuutta koskevat rahoitukselliseen ja taloudelliseen tilanteeseen, tekniseen suorituskykyyn ja ammatilliseen pätevyyteen liittyvät vaatimukset sekä niiden täyttymisen varmistamiseksi vaaditut selvitykset.

Livady Oy:n referenssiksi 1. oli esitetty kohdetta, joka on Tilastokeskuksen rakennusluokituksen 2018 mukaisessa luokassa 0713 Museorakennus. Tämä ei täytä tarjouspyynnössä ilmoitettua vähimmäisvaatimusta referenssikohteesta 1, jossa Tilastokeskuksen rakennusluokituksen 2018 mukainen luokka tulee olla 0810–0840 Opetusrakennukset. Livady Oy:ltä pyydettiin täsmennystä siitä millä perusteella referenssikohde täyttää annetut vähimmäisvaatimukset. Tarkastusvaiheessa tarjouksen ja täsmennyksen perusteella todettiin, että Livady Oy ei täytä esitettyjä soveltuvuusvaatimuksia, koska vaaditut referenssivaatimukset eivät täyty.

Näin ollen Livady Oy tulee sulkea pois tarjouskilpailusta tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi.

Muut tarjoajat ovat toimittaneet vaaditut selvitykset tarjouspyynnön mukaisesti ja täyttävät tarjouksessaan ilmoittamiensa tietojen mukaan asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Tarjousten tarkastus

Tarjouspyynnössä esitettiin tarjouksen sisällölle asetetut vähimmäisvaatimukset.

Tarkastusvaiheessa huomattiin, että VPL Arkkitehdit Oy ARRAK-VPL oli antanut tarjouksen myös Ryhmittymä Arrak Arkkitehdit Oy ARRAK-VPL ja VPL Arkkitehtina. Hankintayksikkö pyysi täsmennystä siitä, onko heidän ollut tarkoituksena osallistua kahdella tarjouksella tarjouskilpailuun. VPL Arkkitehdit Oy ARRAK-VPL veti tarjouksen pois. Tarjous nimellä Ryhmittymä Arrak Arkkitehdit Oy ARRAK-VPL ja VPL Arkkitehtina jäi voimaan.

Muut tarjoukset täyttävät tarjouksen sisällölle asetetut vähimmäisvaatimukset ja tarjoukset ovat tarjouspyynnön mukaisia.

Tarjousten vertailu ja sopimustoimittajien valinta

Tarjouspyynnössä on määritelty tarjousten valintaperusteet. Kokonaistaloudellista edullisuutta vertaillaan prosenttijakauman perusteella, jonka perusteena on paras hinta-laatusuhde seuraavasti:

- hinta, painoarvo 40 %

- laatu, painoarvo 60 %

Tarjoushinnat ilmoitettiin tuntiveloitushintoina SKOL-luokittain tarjouspyynnön kohdassa Hankinnan kohteen kriteerit olevalla syöttölomakkeella. Tarjouksen vertailuhinta muodostui hankittavalla määrällään (h) kerrottujen tuntiveloitushintojen summasta. Laatu- ja hintapisteet yhdistettiin laskentakaavalla, joka huomioi annettujen pisteiden hajonnan ja painoarvot. Tässä nk. standardointimenetelmässä laatu- ja hintapisteistä muodostetaan standardoidut numeeriset arvot.

Jotta hinta ja laatu muodostaisivat pisteytyksessä painoarvonsa (40/60) mukaiset kokonaispisteet, on kehitetty keskihajontaa huomioiva laskentakaava. Jokaisesta tarjouksesta (x) vähennetään tarjouskilpailun keskiarvo (μ), ja tämä erotus jaetaan tarjousten hajonnalla (s). Tarjouksen hintapisteet = (tarjous € - tarjousten keskiarvo €) / (tarjousten hajonta €). Tarjouksen laatupisteet = (laatupisteet - laatupisteiden keskiarvo) / (laatupisteiden hajonta).

Puitesopimukseen valittiin kumppanit yhteispistemäärän järjestyksen mukaisesti korkeimmasta pistemäärästä alaspäin. Järjestys ilmenee vertailutaulukosta.

Hankintapäätös on ehdollinen siihen saakka, kunnes valitut tarjoajat ovat toimittaneet rikosrekisterilain (770/1993) 6 §:n 8 momentissa ja 6b §:ssä tarkoitetut rikosrekisteriotteet ja on todettu, ettei hankintalaissa tarkoitettuja poissulkemisperusteita ilmennyt.

Sopimuskaudella noudatettava menettely hankinnoissa

Puitejärjestelyyn perustuvat toimeksiannot tilataan kokonaistaloudellisen edullisuuden mukaisen prosenttijakauman perusteella. Hankintayksikkö jakaa sopimuskaudella toimeksiannot mahdollisimman tarkasti alla kuvatun prosenttijakauman mukaisesti.

1. Ark-byroo oy (40–20 %)

2. Okulus Oy, arkkitehtitoimisto Okulus (30–15 %)

3. Kati Salonen ja Mona Schalin Arkkitehdit Oy (25–10 %)

4. Arkkitehdit Mustonen Oy (20–5 %)

5. Arkkitehtitoimisto Freese Oy (15–0 %)

6. Ryhmittymä AFRY Finland Oy ja Vahanen Rakennusfysiikka (15–0 %)

Prosenttiosuus kuvaa tilausten euromääräistä jakaumaa, ei tilausten lukumäärän jakaumaa.

Toimivalta

Helsingin kaupungin hallintosäännön mukaan toimialalautakunta omalla toimialallaan päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita (10 luku 1 § 3 momentti 3 kohta). Kaupunkiympäristölautakunnan päätöksen (Kylk 13.12.2022 § 711) mukaan Teknisellä johtajalla on hankintavaltuudet enintään 3 000 000 euron suuruisiin hankintoihin. Tekninen johtaja on näin ollen toimivaltainen päättämään hankinnasta.