Hankinta, kiinteistönhoitopalvelut, Helsingin Kalasataman Kymppi Koy ja siihen liittyvä ajotunneli

Kaupunkiympäristön toimialan rakennusten ja yleisten alueiden asiakkuusyksikkö 3:n yksikön päällikkö hyväksyi kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen ja tekee Helsingin Kalasataman Kymppi Koy:n ja siihen liittyvän ajotunnelin kiinteistönhoitopalveluja koskevan sopimuksen kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen tehneen ISS Palvelut Oy:n kanssa.

Asiakkuusyksikkö 3:n yksikön päällikkö sulkee pois

- Are Oy:n tarjouksen, koska se ei täyttänyt tarjouspyynnössä asetettua vähimmäisvaatimusta vähimmäisreferenssien osalta.

- RTK-Palvelu Oy:n tarjouksen, koska se ei täyttänyt tarjouspyynnössä asetettua vähimmäisvaatimusta huoltotyötä suorittavan henkilöstön osalta.

- Kiinteistöhuolto MAK Oy:n (Tapiolan Lämpö Oy) tarjouksen, koska se ei täyttänyt tarjouspyynnössä asetettua vähimmäisvaatimusta huoltotyötä suorittavan henkilöstön osalta.

Kiinteistönhoitopalveluja koskeva sopimus tehdään seuraavin ehdoin:

Sopimus on voimassa kolme (3) vuotta, jonka jälkeen se jatkuu toistaiseksi voimassa olevana, jos sitä ei ole irtisanottu 3 kuukautta ennen sopimuksen päättymistä.

Sopimus astuu voimaan aikaisintaan 1.9.2023 ja, kun sopimus on allekirjoitettu. Kaupunkiympäristön toimiala allekirjoittaa sopimuksen aikaisintaan, kun hankintalain mukainen odotusaika on kulunut ja hankintapäätös on lainvoimainen.

Hankinnan arvon arvioidaan olevan vuosittain 150 000 euroa (alv 0 %), sisältäen myös mahdolliset erikseen laskutettavat työt.

Hankintapäätös on ehdollinen siihen asti, kunnes valittu tarjoaja on toimittanut hankintayksikön vaatimat hyväksyttävät rikosrekisteriotteet.

Hankinnan perustiedot

Helsingin kaupungin kaupunkiympäristön toimialan rakennukset ja yleiset alueet on suorittanut Helsingin Kalasataman Kymppi Koy:n ja siihen liittyvän ajotunnelin kiinteistönhoitopalveluja koskevan kilpailutuksen.

Tarjouskilpailulla valitaan yksi (1) toimittaja, jonka kanssa tehdään saatujen tarjousten perusteella tarjouspyynnössä mainitun kohteen kiinteistönhoitopalveluja (kiinteistöjen yleishoito, tekniset huoltopalvelut, energianhallintapalvelut, ulkoalueiden hoitopalvelut ja LVISA-vika- ja hälytyspalvelut) koskeva sopimus.

Sopimus astuu voimaan aikaisintaan 1.9.2023 ja on voimassa kolme (3) vuotta, jonka jälkeen se jatkuu toistaiseksi voimassa olevana, jos sitä ei ole irtisanottu 3 kuukautta ennen sopimuksen päättymistä.

Hankinnan arvon arvioidaan olevan vuosittain 150 000 euroa (alv 0 %), sisältäen myös mahdolliset erikseen laskutettavat työt.

Hankintamenettely

Hankintaan sovelletaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016). Hankintamenettelynä käytettiin avointa menettelyä. Tarjouskilpailusta julkaistiin EU-kynnysarvon ylittävää palveluhankintaa koskeva hankintailmoitus ”Kiinteistönhoitopalvelut; Helsingin Kalasataman Kymppi Koy ja siihen liittyvä ajotunneli, Työpajankatu 8, 00580 Helsinki” TEM:n ylläpitämässä sähköisessä ilmoituskanava HILMA:ssa 6.5.2023.

Hankintailmoituksessa ilmoitettiin kaupunkiympäristön toimialan käyttämän sähköisen tarjouspalvelun internet-sivun osoite, josta sähköisessä muodossa olevat tarjouspyyntöasiakirjat olivat kaikkien palveluun rekisteröityvien noudettavissa.

Saadut tarjoukset

Määräaikaan, 5.6.2023 klo 9.00, mennessä tarjouksen jätti kuusi (6) tarjoajaa: Are Oy, ISS Palvelut Oy, L&T Kiinteistönhuolto Oy, RTK-Palvelu Oy, SOL Kiinteistöpalvelut ja Kiinteistöhuolto MAK Oy (Tapiolan Lämpö Oy).

Saaduista tarjouksista laadittiin avauspöytäkirja.

Tarjoajien soveltuvuuden arviointi

Tarjouspyynnössä ja ESPD-lomakkeella esitettiin tarjoajien soveltuvuutta koskevat vaatimukset sekä niiden täyttymisen varmistamiseksi vaaditut selvitykset.

Tarjouspyyntö on liitteenä 5 ja ESPD-lomake liitteenä 6.

Soveltuvuusvaatimusten täyttymisen ja tarjousten tarkastus

- Are Oy:n tarjous ei täyttänyt tarjouspyynnössä asetettua vähimmäisvaatimusta vähimmäisreferenssien osalta, koska tarjousdokumentissa ilmoitetun 2. referenssikohteen huoltosopimus on alkanut 1.1.2023. Tarjouspyynnön ESPD-lomakkeessa on ilmoitettu, että referenssikohteeksi hyväksytään kohde, jonka huoltosopimus on tarjoushetkellä kestänyt vähintään yhden (1) vuoden. Are Oy:n tarjous tulee näin ollen sulkea pois tarjouskilpailusta.

- RTK-Palvelu Oy:n tarjous ei täyttänyt tarjouspyynnössä asetettua vähimmäisvaatimusta huoltotyötä suorittavan henkilöstön osalta, koska tarjouksen liitteessä laadunarviointikaavake ilmoitetun 1. kiinteistönhoitohenkilön kiinteistönhoitoalan ammattitutkinto on kesken, joten tämän mukaan henkilöllä ei ole suoritettua ammatillista peruskoulutusta. Henkilön työkokemukseksi kiinteistönhoitoalan teknisistä huoltotehtävistä on ilmoitettu 4 vuotta. Tarjouspyynnön ESPD-lomakkeessa esitetyn, huoltotyötä suorittavaa henkilöstöä koskevan, vaatimuksen mukaan tarjoajalla on oltava sopimuksen mukaisten kiinteistönhoitotehtävien tavoitteenmukaisen ja laadullisen lopputuloksen aikaansaamiseksi myös loma-aikoina ja mahdollisissa sairastumis-, tms. häiriötilanteissa, käytössään vähintään kaksi (2) nimettyä henkilöä, joilta edellytetään joko ammatillista peruskoulutusta (esim. vähintään kiinteistönhoitajan, teknisen kiinteistönhoitajan tai rakennus- tai talotekniikan alan perustutkinto) ja vähintään kolmen (3) vuoden työkokemusta kiinteistönhoitoalan teknisistä huoltotehtävistä TAI vaihtoehtoisesti vähintään viiden (5) vuoden työkokemusta kiinteistönhoitoalan teknisistä huoltotehtävistä. Nimettyjen huoltohenkilöiden koulutusta, jatko-/ muita koulutuksia ja työkokemusta koskevat tiedot ilmoitetaan tarjouspyynnön liitteenä olevalla täytettävällä ja palautettavalla kaavakkeella ”Laadunarviointikaavake”. Laadunarviointikaavakkeella ilmoitetun 1. kiinteistönhoitohenkilön työkokemus ei täytä asetettuja vaatimuksia, joten RTK-Palvelu Oy:n tarjous tulee näin ollen sulkea pois tarjouskilpailusta.

- Kiinteistöhuolto MAK Oy:n (Tapiolan Lämpö Oy) tarjous ei täyttänyt tarjouspyynnössä asetettua vähimmäisvaatimusta huoltotyötä suorittavan henkilöstön osalta, koska tarjouksessa ei ollut nimetty henkilöitä tähän tehtävään, eikä laadunarviointikaavakkeella ollut ilmoitettu edellytetyistä kahdesta henkilöstä toisen osalta mitään tietoja. Tarjouspyynnön ESPD-lomakkeessa esitetyn, huoltotyötä suorittavaa henkilöstöä koskevan, vaatimuksen mukaan tarjoajalla on oltava sopimuksen mukaisten kiinteistönhoitotehtävien tavoitteenmukaisen ja laadullisen lopputuloksen aikaansaamiseksi myös loma-aikoina ja mahdollisissa sairastumis-, tms. häiriötilanteissa, käytössään vähintään kaksi (2) nimettyä henkilöä, joiden koulutukselle ja työkokemukselle on asetettu edellä mainitut vähimmäisvaatimukset. Nimettyjen huoltohenkilöiden koulutusta, jatko-/ muita koulutuksia ja työkokemusta koskevat tiedot ilmoitetaan tarjouspyynnön liitteenä olevalla täytettävällä ja palautettavalla kaavakkeella ”Laadunarviointikaavake”. Laadunarviointikaavakkeella ei ollut ilmoitettu henkilöitä tähän tehtävään eikä laadunarviointikaavakkeella ollut ilmoitettu edellytetyistä kahdesta henkilöstä toisen osalta mitään tietoja, joten Kiinteistöhuolto MAK Oy:n (Tapiolan Lämpö Oy) tarjous tulee näin ollen sulkea pois tarjouskilpailusta.

Muiden tarjoajien tarjoukset täyttävät asetetut vaatimukset ja näiden tarjoukset ovat tarjouspyynnön mukaisia.

Tarjousten vertailu

Tarjouksen vertailuperusteena on tarjouksen kokonaistaloudellinen edullisuus, josta laadun osuus on 50 % ja hinnan 50 %.

Laadunarviointi

Laadunarvioinnissa käsiteltiin kaikkien soveltuvuusvaatimukset täyttävien tarjoajien tarjoukset. Tarjouspyynnön liitteinä olevilla palautettavilla laadunarviointikaavakkeilla ilmoitettiin, että laadunarvioinnissa huomioidaan vain tarjoajan kyseisellä kaavakkeella ilmoittamat tiedot.

Hankintayksikön edustajista koostunut arviointiryhmä antoi tarjouksille laatupisteet laadunarviointikaavakkeella esitetyn pisteytyksen mukaisesti.

Laadunarviointikriteerit liitteenä 1 ja laadunarviointitaulukko liitteenä 2.

Hintatarjoukset

Hintatarjoukset annettiin kiinteinä arvonlisäverottomina kuukausiveloitushintoina hankinnan kohteina olevien kiinteistöjen yleishoidosta, teknisistä huoltopalveluista, energianhallintapalveluista, ulkoalueiden hoidosta ja LVISA-vika- ja hälytyspalveluista sekä arvonlisäverottomina, hankintamäärällään painotettuina, tuntiveloitus- ja yksikköhintoina tarjouspyynnössä määritellyistä erikseen veloitettavista tehtävistä.

Tarjousten vertailuhinnat muodostuvat tarjottujen kiinteiden kuukausiveloitushintojen ja hankittavalla määrällään kerrottujen yksikköhintojen summasta.

Hintavertailutaulukko liitteenä 3.

Laadun ja hinnan arviointi

Tarjousten vertailussa käytettävät hintapisteet muodostuvat siten, että vertailuhinnaltaan halvin tarjous (a) saa 50 hintapistettä. Muiden tarjousten hintapisteet muodostuvat näiden vertailuhinnasta (b) kaavalla a/b*50 pistettä.

Tarjousten vertailussa käytettävät laatupisteet muodostuvat tarjousten laatupisteistä siten, että parhaat laatupisteet (c) saanut tarjous saa 50 laatupistettä. Muiden tarjousten vertailussa käytettävät laatupisteet muodostuvat näiden laatupisteistä (d) kaavalla d/c*50 pistettä.

Tarjouksen vertailupisteet muodostuvat tarjouksen vertailussa käytettävistä yhteenlasketuista hintapisteistä ja laatupisteistä siten, että parhaat yhteenlasketut pisteet (x) saanut tarjous saa 100 pistettä. Muiden tarjousten vertailupisteet muodostuvat näiden tarjouksen vertailussa käytettävistä yhteenlasketuista hinta- ja laatupisteistä (y) kaavalla y/x*100.

Hinta-laatu vertailutaulukko on liitteenä 4.

Sopimuskumppanin valinta

Helsingin Kalasataman Kymppi Koy:n ja siihen liittyvän ajotunnelin kiinteistönhoitopalvelujen sopimustoimittajaksi valitaan kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen antanut yritys ISS Palvelut Oy.

Sopimuskumppaniksi hyväksytyn osalta on tarkastettu Helsingin kaupungin harmaan talouden torjuntaohjeen mukaiset selvitykset.

Hankintapäätös on ehdollinen siihen asti, kunnes valittu tarjoaja on toimittanut hankintayksikön vaatimat hyväksyttävät rikosrekisteriotteet.

Toimivalta

Helsingin kaupungin hallintosäännön mukaan toimialalautakunta omalla toimialallaan päättää tai hyväksyy rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita (10 luvun 1 §:n 3 momentin 3 kohta). Kaupunkiympäristölautakunnan päätöksen 13.12.2022 § 711 mukaan rakennusten ja yleisten alueiden yksikön päälliköllä on hankintavaltuudet 1 000 000 euroon saakka. Rakennusten ja yleisten alueiden yksikön päällikkö on näin ollen toimivaltainen päättämään hankinnasta.