Valtuutus sähköisestä allekirjoitusroolista Euroopan unionin rahoittamiin rahastoihin ja aloitteisiin

Kansliapäällikkö päätti valtuuttaa kaupunginkanslian strategiaosaston erityisasiantuntijan Qiongfang Zhengin toimimaan Euroopan unionin rahoittamien rahastojen ja aloitteiden sähköisissä hallintajärjestelmissä asiointi/nimenkirjoittaja-roolissa 31.8.2024 saakka. Sähköinen haku vaatii Suomi.fi tai muuta vastaavanlaista sähköistä tunnistautumista.

Euroopan unionin rahoittamissa rahastoissa ja aloitteissa on käytössä pelkästään sähköiset hankkeiden hallintajärjestelmät. Hankehakemukset, maksatushakemukset ja raportit täytetään ja toimitetaan liitteineen rahoittajille sähköisesti eikä paperisia asiakirjoja enää pääsääntöisesti vastaanoteta. Hakemusten ja muiden asiakirjojen lähettäminen ja allekirjoittaminen rahoittajille tapahtuu sähköisissä järjestelmissä Suomi.fi tai muuta vastaavanlaista tunnistautumista käyttäen. Sähköinen järjestelmä helpottaa hankkeiden hakumenettelyä, niiden muutos- ja täydentämiskäytäntöjä sekä maksatushakemusten ja raporttien työstämistä ja lähettämistä. Helsingin hallintosäännön mukaan kansliapäällikön tehtävänä on päättää Euroopan unionin rahoitushakemuksista. Kansliapäällikkö on päätöksellään 4.8.2021 § 164 siirtänyt toimivallan strategiajohtajalle, joka tekee päätökset miljoonaan euroon asti. Tämä valtuutus ei tule muuttamaan tätä hallintosäännön kohtaa tai kansliapäällikön aiemmin tekemää toimivallan siirtämistä koskevaa päätöstä. On kuitenkin perusteltua, että käytännön hankehakemusten ja muiden asiakirjojen jättäminen sähköisellä allekirjoitusroolilla erilaisiin järjestelmiin tapahtuu valmistelijan toimesta, mutta varsinainen kaupungin päätöksenteko säilyy edelleen hallintosäännön mukaisena.

Helsingin kaupungin pääkäyttäjänä Suomi.fi tunnistautumisjärjestelmässä toimii taloushallintopalvelut, joka hakemuksesta voi myöntää hankevalmistelijoille valmistelijaroolin. Euroopan unionin muut sähköiset hakujärjestelmät toimivat kukin omilla tunnistautumisjärjestelmillään. Allekirjoitusrooleja ei voi pääsääntöisesti olla kuitenkaan enempää kuin yksi kussakin organisaatiossa. Strategiaosasto on EU-hankkeita koordinoivana ja päätösvalmistelua hoitavana osastona luonnollinen taho huolehtimaan myös asiakirjojen sähköisestä allekirjoituksesta.