Hankinta, yhteishankinta, videotuotantopalvelut 2023, kaupunginkanslia
Videotuotantopalveluhankintaan kohdistuva hankintaoikaisuvaatimus (Flux Productions Oy)
Päätös
Kaupunginhallitus päätti hylätä Flux Productions Oy:n videotuotantopalveluista 8.11.2023 § 69 tehtyyn hankintapäätökseen kohdistuvan hankintaoikaisuvaatimuksen.
Päätös on ehdotuksen mukainen.
Videotuotantopalveluiden yhteishankinnassa (H018-23) tarjouksen antanut Flux Productions Oy on määräajassa esittänyt hankintaoikaisuvaatimuksen. Oikaisuvaatimus kohdistuu hankintajohtajan videotuotantopalveluista 8.11.2023 § 69 tekemään hankintapäätökseen. Hankintaoikaisuvaatimus on tämän esityksen liitteenä julkisilta osiltaan.
Hankintaoikaisuvaatimuksessa vaaditaan hankinnan asiantuntijalle tarjouspyynnössä asetetun korkeakoulutusvaatimuksen poistamista taikka sitä, että tarjoaja saa jälkikäteen lisätä soveltuvuusvaatimuksen täyttävän asiantuntijan tarjoukseensa.
Tarjouspyynnön 4. liitteessä ("Henkilöstö") on esitetty tarjoajan soveltuvuuden teknistä ja ammatillista pätevyyttä koskevat vaatimukset ja selvitysvelvollisuudet liittyen tuotannoista vastaavan henkilön tutkinto- ja kokemusvaatimuksiin. Vaatimuksena on viiden vuoden työkokemus viimeisen seitsemän vuoden ajalta tarjouksen jättämiselle varatusta määräajasta laskettuna sekä AV-alan tai media-alan korkeakoulututkinto. Hankintaoikaisuvaatimuksen tekijä ei ole tarjouksessaan täyttänyt tuotannoista vastaavalle henkilölle asetettua tutkintovaatimusta.
Hankintalain 79 §:n mukaan hankintasopimusta ei voida tehdä sellaisen tarjoajan kanssa, joka ei täytä hankintayksikön asettamia vaatimuksia. Hankintalain 83 §:n mukaan hankintayksikkö voi asettaa muun muassa tarjoajien teknistä ja ammatillista pätevyyttä koskevia vaatimuksia. Vaatimuksista on ilmoitettava hankintailmoituksessa. Vaatimusten tulee liittyä hankinnan kohteeseen ja ne on suhteutettava hankinnan luonteeseen, käyttötarkoitukseen ja laajuuteen.
Vaatimuksilla tulee voida asianmukaisesti varmistaa, että tarjoajalla on tarvittavat tekniset ja ammatilliset valmiudet toteuttaa kyseessä oleva hankintasopimus. Tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on lainkohdan mukaan suljettava tarjouskilpailusta. Jos tarjoaja on osoittautunut soveltuvaksi ja tarjous on tarjouspyynnön mukainen, otetaan tarjous mukaan tarjousvertailuun. Muussa tapauksessa tarjoajan tarjous ei etene vertailuun.
Hankintayksikkö on tässä kilpailutuksessa pyrkinyt tarjoajan henkilöstöä koskevilla koulutusvaatimuksilla varmistumaan tarjoajien kyvystä toteuttaa hankinta laadullisesti korkeatasoisella tavalla. Tuotannoista vastaavan henkilön koulutuksella voidaan katsoa olevan olennainen merkitys sopimuskauden onnistumiselle. Tarjoajat, jotka eivät ole täyttäneet vaatimuksia, on tarjouspyynnön mukaisin perustein tasapuolisesti suljettu kilpailutuksesta.
Koulutusvaatimus on soveltuvuuden vähimmäisvaatimus, jonka tulee täyttyä, jotta tarjous voi edetä kilpailutuksessa. Tarjouspyynnössä on vaadittu, että tarjoaja lataa tarjoukselleen henkilöstöä koskevan 4. liitteen siinä ilmoitettujen ohjeiden mukaisesti. Liitteessä on ilmoitettu selvästi, että "Vastuuhenkilöllä on vaatimuksena AV-alan tai media-alan korkeakoulututkinto". Liitteessä on vaadittu täyttämään kohta "Tutkinto, suoritusvuosi ja oppilaitos". Tarjouspyynnön 4. liite on tämän esityksen liitteenä.
Tarjouksen täydentäminen hankintaoikaisuvaatimuksessa esitetyllä tavalla asiantuntijaa vaihtamalla ei hankintalain mukaan ole mahdollista. Tarjoajia voidaan hankintalain 74 §:n mukaisesti pyytää hankintamenettelyn aikana täsmentämään tarjousta, jos kysymys on epäolennaisesta puutteesta, ristiriidasta taikka virheestä ja jos pyyntö tehdään noudattaen tarjoajien tasapuolista ja syrjimätöntä kohtelua. Tarjoajien ei ole kuitenkaan sallittua tehdä olennaisia muutoksia toimittamiinsa tietoihin ja asiakirjoihin. Tarjoaja ei esimerkiksi saa vaihtaa sellaista referenssiä, joka ei täytä hankintayksikön esittämiä vaatimuksia. Tuotannoista vastaavan henkilön soveltuvuusvaatimuksella on tässä kilpailutuksessa olennainen merkitys, eikä tätä tietoa voi tarjoajien tasapuolisuuden kärsimättä vaihtaa tarjouksessa ilmoitetusta.
Hankintaoikaisuvaatimuksen johdosta ei ole kuultu muita tarjoajia kuulemisen ilmeisen tarpeettomuuden vuoksi (hallintolaki 34 §).
Hankintayksikkö on noudattanut tarjoajan henkilöstön soveltuvuudelle asettamissaan vaatimuksissa hankintalain säännöksiä ja vaatimusten arvioinnissa tarjouspyynnössä etukäteen avoimesti ja tasapuolisesti ilmoittamaansa menettelyä. Hankintamenettelyssä ei ole tapahtunut virhettä eikä asiassa ole esitetty sellaista uutta tietoa, jolla olisi vaikutusta päätösedellytyksiin.
Hankintalain (1397/2016) 133 §:n mukaan asianosainen voi vaatia hankintaoikaisua hankintaa koskevasta päätöksestä. Helsingin kaupungin hallintosäännön 19 luvun 4 §:n mukaan kaupunginhallituksen, sen jaoston ja sen alaisen viranomaisen päätöksestä tehdyn hankintaoikaisun käsittelee kaupunginhallitus.
Keskushallinto Kaupunginkanslia Talous- ja suunnitteluosasto Hankinnat ja kilpailuttaminen Hankintajohtaja 08.11.2023 § 69
Päätös
Hankintajohtaja päätti hyväksyä videotuotantopalveluiden hankinnassa seuraavat tarjoukset kokonaistaloudellisesti edullisimpana:
Osa-alue 1. Videotaltiointi tai käsikirjoitettu tuotanto
- Kapina Oy:n (2857443-6)
- Mättö Media Oy:n (2754257-1)
- Videolle Productions, Sanoma Media Finland Oy:n (1515901-4)
Osa-alue 2. Suorat lähetykset
- Stremia Oy:n (2377558-9)
- Cine Aesthetics Oy:n (2184149-0) :Ryhmittymä Rockway Media Group ((2076422-7) / Cine-A
- Mättö Media Oy:n (2754257-1)
Hankinnasta muodostetaan puitejärjestely, jonka varsinainen sopimuskausi on kaksi (2) vuotta. Lisäksi hankintaan kuuluu kahden (2) vuoden optiokausi, jonka käyttöönotosta hankintayksikkö päättää erikseen suoraa hankintaa käyttäen neljä kuukautta ennen perussopimuskauden päättymistä.
Hankintajohtaja päätti sulkea Apogee Oy:n (2080240-6) osa-alueesta 1, Funny Films Oy:n (2258098-2) osa-alueesta 2, Filmbutik Oy:n (2638690-9), Flux Productions Oy:n (3106915-8), Luomustudio Productions Oy:n (2516677-9), pioneeri production oy:n (2578618-5), RajuLive Oy:n (2875406-6) osa-alueesta 2, Refedo Oy:n (2998269-3), Sakea Osakeyhtiön (2924572-2), Snacksize Oy:n (2765422-3) sekä Tussitaikurit Oy:n (2489277-9) tarjouskilpailusta, koska tarjoajat eivät täyttäneet tarjouskilpailussa tarjoajien soveltuvuudelle asetettuja vaatimuksia.
Hankintasopimus sopijapuolten välillä syntyy vasta myöhemmin erikseen allekirjoitettavalla sopimuksella. Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.
Hankinnan ennakoitu arvonlisäveroton kokonaisarvo on 2 000 000 euroa (alv 0 %) sisältäen perussopimuskauden ja optiokauden.
Hankintasopimusta ei voida tehdä ennen kuin tarjoaja on toimittanut hankintayksikölle tarjouspyynnössä mainitut hankintalain 88 §:n mukaiset rikosrekisteriotteet. Hankintayksikkö tutkii otteista, koskeeko tarjoajaa jokin hankintalain 80 §:n mukainen pakollinen poissulkemisperuste. Poissulkemisperusteen ilmetessä ratkaistaan hankintaa koskeva päätös uudelleen oikaisemalla tätä päätöstä hankintalain 132 §:n mukaisesti.
Päätöksen perustelut
Kilpailutus perustuu Helsingin kaupunginkanslian 15.5.2023 päivättyyn tarjouspyyntöön H018-23, Dnro HEL 2023-002205. Videotuotantopalveluiden hankinta on toteutettu avoimella menettelyllä.
Hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus 17.5.2023 sähköisessä HILMA-ilmoituskanavassa www.hankintailmoitukset.fi. Määräaika tarjousten jättämiselle päättyi 16.6.2023. Määräaikaan mennessä saapui 22 tarjousta: Apogee Oy, Cine Aesthetics Oy (Ryhmittymä Rockway Media Group / Cine- A), Filmbutik Oy, Finnishguy Productions OY, Flux Productions Oy, Funny Films Oy, Kapina Oy, Kopla Entertainment Oy, Luomustudio Productions Oy, Mättö Media Oy, Otavamedia Oy, pioneeri production oy, RajuLive Oy, Rec Finland Oy, Refedo Oy, Sakea Osakeyhtiö, Skyproduction Oy, Snacksize Oy, Source Creative Oy, Stremia Oy, Tussitaikurit Oy, Videolle Productions, Sanoma Media Finland Oy.
Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen
Tarjouspyynnön liitteessä 3 Referenssilomake on esitetty tarjoajan soveltuvuudelle asetetut teknistä ja ammatillista pätevyyttä koskevat vaatimukset ja selvitysvelvollisuudet liittyen tarjoajan kokemukseen.
Tarjouspyynnössä edellytettiin, että tarjoajalla on kuluneen kolmen (3) vuoden ajalta esittää vaaditut referenssit tarjouksen jättämiselle asetetusta määräpäivästä lukien. Osa-alueen 1 referenssien kokonaismäärä on 4 referenssiä ja osa-alueen 2 referenssien kokonaismäärä on 8 referenssiä. Referenssien tuli olla rinnastettavissa palvelukuvauksessa kuvattuihin palvelupaketteihin. Referenssit tuli ilmoittaa liitteellä 3 Referenssilomake.
Apogee Oy:n osa-alueelle 1 ilmoittama referenssi 4 ei ollut rinnastettavissa vaadittuun palvelukuvauksessa kuvattuun palvelupakettiin 4.2.2. RajuLive Oy ei ilmoittanut osa-alueelle 2 vaadittua määrää referenssejä. Näin ollen Apogee Oy ei täytä tarjouspyynnössä asetettuja soveltuvuusvaatimuksia osa-alueella 1 eikä RajuLive Oy osa-alueella 2. Apogee Oy tulee sulkea pois tarjouskilpailusta osa-alueen 1 osalta ja RajuLive Oy tulee sulkea pois osa-alueen 2 osalta tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun takia.
Tarjouspyynnön liitteessä 4 Henkilöstö on esitetty tarjoajan soveltuvuudelle asetetut teknistä ja ammatillista pätevyyttä koskevat vaatimukset ja selvitysvelvollisuudet liittyen tarjoajan tuotannoista vastaavan henkilön tutkinto- ja kokemusvaatimuksiin. Vaatimuksena on viiden vuoden työkokemusta viimeisen seitsemän vuoden ajalta tarjouksen jättämiselle varatusta määräajasta laskettuna sekä AV-alan tai media-alan korkeakoulututkinto.
Filmbutik Oy:n, Flux Productions Oy:n, pioneeri production oy:n, Sakea Osakeyhtiön, Tussitaikurit Oy:n tuotannoista vastaavan henkilön tutkintovaatimus ei täyttynyt.
Snacksize Oy:n tuotannoista vastaavan henkilön työkokemusvaatimus ei täyttynyt.
Luomustudio Productions Oy:n, Refedo Oy:n tuotannoista vastaavan henkilön tutkintovaatimus eikä työkokemusvaatimus täyttyneet.
Funny Films Oy eikä Refedo Oy olleet ilmoittaneet osa-alueen 2 referenssejä, tuotannoista vastaavaa henkilöä eikä täydentänyt hintaliitettä.
Näin ollen Fanny Films Oy ei täytä tarjoajalle asetettuja soveltuvuusvaatimuksia osa-alueella 2 ja tarjoaja tulee sulkea pois osa-alueen 2 osalta tarjoajien tasapuolisien ja syrjimättömän kohtelun takia. Filmbutik Oy, Flux Productions Oy, pioneeri production oy, Sakea Osakeyhtiö, Tussitaikurit Oy, Snacksize Oy, Luomustudio Productions Oy sekä Refedo Oy eivät täytä tarjoajalle asetettuja soveltuvuusvaatimuksia, ja tarjoajat tulee sulkea pois tarjouskilpailusta tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun takia.
Kaikki muut tarjoajat täyttävät tarjousten perusteella soveltuvuudelle asetetut vaatimukset.
Tarjoajien soveltuvuutta koskevat edellytykset on tarkastettu lukuun ottamatta pakollisia poissulkemisperusteita, jotka tarkastetaan päätöksenteon jälkeen ennen mahdollisen sopimuksen tekemistä tarjoajan toimittamien rikosrekisteriotteiden perusteella.
Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastaminen
Määräajassa saapuneet tarjoukset ovat tarjouspyynnön mukaisia.
Tarjousten vertailu
Hankittavien palveluiden valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena käytettiin hinta-laatusuhteeltaan parasta tarjousta.
Tarjouspyynnön kohdan Päätöksenteon perusteet mukaan hinnan painoarvo on 60 % ja laadun 40 %. Laadun vertailu tehtiin molempien osa-alueiden osalta erikseen tarjouspyynnössä kerrottujen kriteerien mukaisesti. Laadun osalta arvioitiin osa-alueessa 1 tarjoajan palauttama tuotantosuunnitelma ja osa-alueessa 2 tarjoajan laadun arviointiin ilmoittama referenssi.
Tarjousten vertailu hinta- ja laatupisteineen sekä laadun vertailun pisteytys ja pisteytykseen perustuva muistio ovat tämän päätöksen liitteinä. Vertailun perusteella puitejärjestelyyn valitaan etusijajärjestyksessä seuraavat tarjoajat.
Osa-alue 1. Videotaltiointi tai käsikirjoitettu tuotanto
- Kapina Oy:n (2857443-6)
- Mättö Media Oy:n (2754257-1)
- Videolle Productions, Sanoma Media Finland Oy:n (1515901-4)
Osa-alue 2. Suorat lähetykset
- Stremia Oy:n (2377558-9)
- Cine Aesthetics Oy:n (2184149-0) :Ryhmittymä Rockway Media Group ((2076422-7) / Cine-A
- Mättö Media Oy:n (2754257-1)
Sovellettavat säännökset ja päätöstoimivalta
Hankintalain (1397/2016) 123 §:n mukaan hankintayksikön on tehtävä ehdokkaiden ja tarjoajien asemaan vaikuttavista ratkaisuista sekä tarjousmenettelyn ratkaisusta kirjallinen päätös, joka on perusteltava.
Hallintosäännön 12 luvun 1 §:n 2 momentin 2 kohdan mukaan kansliapäällikkö päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranhaltija päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita. Kansliapäällikkö päätti yhteishankintojen toimivallan siirrosta hankintajohtajalle päätöksellään 15.6.2017, 37 §.
Lisätiedot
Jaana Kalliomaa, Hankinta-asiantuntija, puhelin: (09) 310 28091
Detta beslut publicerades 29.01.2024
MUUTOKSENHAKUKIELTO
Tähän päätökseen ei saa hakea muutosta.
Sovellettava lainkohta: Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 134 § 1 mom, 163 §.
Föredragande
Mer information fås av
Marja Sarmela, hankintalakimies, puhelin: 09 310 31651