Hankinta, E-kirjaston sovelluskehitys- ja asiantuntijapalvelut, kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala

Kirjastopalvelujen johtaja päätti hyväksyä Bure Capital Oy:n (Y-tunnus 1935926-7) tarjouksen määräaikaiselle sopimuskaudelle kokonaistaloudellisesti edullisimpana.

Hankintasopimus sopijapuolten välillä syntyy vasta myöhemmin erikseen allekirjoitettavalla sopimuksella. Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Hankintasopimuksen arvonlisäveroton arvo sopimuskaudella on enintään 3 040 000 euroa.

Hankintasopimusta ei voida tehdä ennen kuin tarjoaja on toimittanut hankintayksikölle tarjouspyynnössä mainitut hankintalain 88 §:n mukaiset rikosrekisteriotteet. Hankintayksikkö tutkii otteista, koskeeko tarjoajaa jokin hankintalain 80 §:n mukainen pakollinen poissulkemisperuste. Poissulkemisperusteen ilmetessä ratkaistaan hankintasopimusta koskeva päätös uudelleen oikaisemalla tätä päätöstä hankintalain 132 §:n mukaisesti.

Kyseessä on hankintasopimus, jolla hankitaan kotimaisten sanoma- ja aikakauslehtien digitaalinen palvelu, johon kuuluu lehtivalikoima, selausnäkymä, lukuohjelma sekä niihin liittyvät tukipalvelut e-kirjaston ja sen auktorisoitujen käyttäjien käyttöön SaaS-palveluna e-kirjaston visuaalisella ilmeellä toteutettuna ja e-kirjastosovellukseen integroituna.

Kilpailutus perustuu Helsingin kaupungin kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan 15.11.2023 päivättyyn tarjouspyyntöön. Kilpailutus on toteutettu EU-kynnysarvon ylittävänä palveluhankintana ja hankintalain 32 §:n mukaisella avoimella menettelyllä.

Kilpailutuksesta on julkaistu hankintasopimusta koskeva ilmoitus 16.11.2023 sähköisessä HILMA-ilmoituskanavassa www.hankintailmoitukset.fi. Määräaika tarjousten jättämiselle päättyi 15.12.2023 klo 12.00.

Määräaikaan mennessä saapui kaksi (2) tarjousta, joiden jättäjinä olivat: Bure Capital Oy ja Prenax Ab, Suomen sivuliike.

Tätä hankintaa ei ole jaettu osiin, koska hankinnan kohde muodostaa yhden, hankintayksikön hallittavissa olevan loogisen kokonaisuuden.

Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen

Tarjoajien soveltuvuuden tarkistamisen yhteydessä tarjoajalle Bure Capital Oy lähetettiin hankintalain 74 §:n 2 momentin mukainen selvityspyyntö. Tarjoajien soveltuvuutta koskevat edellytykset on tarkastettu lukuun ottamatta pakollisia poissulkemisperusteita, jotka tarkastetaan päätöksenteon jälkeen ennen mahdollisen sopimuksen tekemistä tarjoajan toimittamien rikosrekisteriotteiden perusteella. Bure Capital Oy ja Prenax Ab, Suomen sivuliike täyttivät soveltuvuusvaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastaminen

Tarjouspyynnössä on asetettu tarjoukselle ja sen sisällölle sekä hankinnan kohteelle vähimmäisvaatimuksia (laatukriteereitä), jotka tarjouksen ja tarjottavan palvelun tulee täyttää. Jos vähimmäisvaatimukset eivät täyty, on tarjous hylättävä tarjouspyynnön vastaisena.

Bure Capital Oy:n ja Prenax Ab, Suomen sivuliikkeen tarjoukset olivat tarjouspyynnön mukaisia.

Tarjousten vertailu

Hankittavien tuotteiden valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena käytettiin hinta-laatusuhteeltaan parasta tarjousta.

Tarjouspyynnön mukaan hinnan painoarvo oli 50 % ja laadun painoarvo oli 50 %.

Hintavertailu:

Tarjousten hintavertailussa huomioitiin tarjousten vertailussa huomioitavien nimekkeiden hinnat sekä palvelun käyttöönottomaksu ja maksu aineistopalvelun käyttöoikeudesta.

Palvelun käyttöönottomaksu: Palvelun käyttöönottomaksun vertailuhinta on tarjoajan tarjouspyynnön liitteellä Liite 4 Hinta- ja laatuvertailu tarjoajan välilehdellä "Käyttöönotto ja käyttömaksu" ilmoittama käyttöönoton kokonaishinta.

Maksu aineistopalvelun käyttöoikeudesta: Vertailuhinta on tarjoajan tarjouspyynnön liitteellä Liite 4 Hinta- ja laatuvertailu tarjoajan välilehdellä "Käyttöönotto ja käyttömaksu" ilmoittama maksu aineistopalvelun käytöstä.

Nimikkeiden hinnat: Tarjousten hintavertailussa huomioidaan tarjottujen nimekkeiden hinnat seuraavasti: pakollisesti tarjottavien digilehtien hinnat sekä niiden vapaaehtoisesti tarjottavien digilehtien hinnat, joita kaikki tarjoajat ovat tarjonneet. Tarjoajan tulee antaa tarjoamiensa nimekkeiden hinnat tarjouspyynnön liitteellä 4 Hinta- ja laatuvertailu kyseisellä liitteellä annettujen ohjeiden mukaisesti. Hankintayksikkö laskee nimekkeistä muodostuvan vertailuhinnan niiden nimekkeiden yksikköhinnoista, joita kaikki tarjoajat ovat tarjonneet.

Vapaaehtoisesti tarjottavien digilehtien vertailuhintaa laskettaessa ei otettu huomioon seuraavien neljän (4) nimikkeen hintoja, sillä kaikki tarjoajat eivät olleet niitä tarjonneet:

Kokonaisvertailuhinnaltaan halvin tarjous saa painoarvon mukaiset täydet pisteet, 50 pistettä. Muiden tarjoajien pisteet suhteutetaan vertailuhinnaltaan halvimman tarjoajan tarjoukseen kaavalla: halvimman tarjoajan kokonaisvertailuhinta / tarjoajan kokonaisvertailuhinta x 50 (painoarvo).

Tarjouspyynnön mukaan hankintapäätöksessä kerrotaan asianosaisjulkisena seuraavat hintatiedot: 1) Käyttöönottoprojektin vertailuhinta yhteenlaskettuna maksulla aineistopalvelun käyttöoikeudesta ja vapaaehtoisesti tarjottavien digilehtien yhteenlasketulla vertailuhinnalla 2) Pakollisesti tarjottavien digilehtien yhteenlaskettu vertailuhinta.

Liitteenä olevassa vertailutaulukossa on esitetty asianosaisjulkiset vertailuhinnat sekä hintavertailun vertailupisteet tarjoajakohtaisesti:

Laatuvertailu:

Laatuvertailussa vertailutekijänä käytettiin saatavuutta. Saatavuuden vertailupisteet laskettiin tarjouspyynnön liitteellä 4 "Hinta- ja laatuvertailu " ilmoitetun mukaisesti liitteellä 4 "Hinta- ja laatuvertailu" tarjotuista vapaaehtoisista nimekkeistä. Tarjotuista vapaaehtoisista nimekkeistä saadut pisteet lasketaan yhteen. Tarjoaja sai pisteitä tarjoamistaan vapaaehtoisista nimikkeistä 1,5 pistettä / tarjottu nimike.

Tarjotuista vapaaehtoisista nimekkeistä eniten pisteitä saanut tarjoaja sai painoarvon mukaiset täydet laatupisteet, 50 pistettä. Muiden tarjoajien laatupisteet laskettiin kaavalla: tarjoajan yhteenlasketut vertailupisteet / parhaan tarjoajan yhteenlasketut vertailupisteet x 50 (painoarvo).

Tarjouspyynnön mukaan hankintapäätöksessä kerrotaan asianosaisjulkisena yhteenlasketut laatupisteet.

Liitteenä olevassa vertailutaulukossa on esitetty tarjoajakohtaisesti yhteenlasketut laatupisteet sekä laadun vertailupisteet.

Kokonaisvertailu:

Lopuksi tarjouksen vertailuperusteista saamat pisteet lasketaan yhteen. Suurimman yhteenlasketun pistemäärän saaneen tarjouksen tehnyt tarjoaja valitaan puitejärjestelyyn toimittajaksi.

Liitteenä olevassa vertailutaulukossa on esitetty tarjoajakohtaisesti hinta- ja laatuvertailun laatupisteiden yhteenlasku.

Kokonaisvertailun perusteella tarjouskilpailun voitti Bure Capital Oy

Sovellettavat säännökset ja päätöstoimivalta

Hankintalain (1397/2016) 123 §:n mukaan hankintayksikön on tehtävä ehdokkaiden ja tarjoajien asemaan vaikuttavista ratkaisuista sekä tarjousmenettelyn ratkaisusta kirjallinen päätös, joka on perusteltava.

Hallintosäännön 10 luvun 1 §:n 2 momentin 3 kohdan mukaan toimiala- lautakunta päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranhaltija päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita.

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta päätti kokouksessaan 15/2023 päätöksellä 140 § valtuuttaa kirjastopalveluiden johtajan tekemään hankintapäätöksen tämän päätöksen kohteena olevassa kilpailutuksessa.