Sääntöohjaus, hallintosäännön muuttaminen, nuorten aloitejärjestelmän muuttaminen, kaupunginkanslia

Stadsfullmäktige godkänner förvaltningsstadgan för Helsingfors stad i enlighet med bilaga 1 från och med den 1 oktober 2023.

Initiativ som lämnats in senast 30 september 2023 behandlas enligt de bestämmelser i förvaltningsstadgan som gäller vid tidpunkten för inlämnandet.

Med ändringen av förvaltningsstadgan förnyas behandlingen av initiativ från ungdomar. Vid behandlingen av initiativ från ungdomar övergår staden till en modell med sektornämnder, där svaret på initiativet ges av den sektornämnd eller direktion till vars befogenheter de åtgärder som föreslås i initiativet hör eller som den myndighet till vars befogenheter åtgärderna hör lyder under. Till den delen skulle förfarandet motsvara behandlingen av sådana fullmäktigemotioner där den behöriga aktören är en nämnd eller en myndighet som är underställd nämnden och som har färre än 25 undertecknade.

Initiativ som hör till stadsfullmäktiges, stadsstyrelsens eller en stadsstyrelsen underställd myndighets befogenheter skulle besvaras av borgmästaren, såsom vid behandlingen av kommuninvånarinitiativ. Förfarandet motsvarar behandlingen av kommuninvånarinitiativ också i det att initiativen från ungdomar och åtgärder i anknytning till dem presenteras för stadsfullmäktige två gånger i året när initiativen och åtgärderna i anknytning till dem hör till stadsfullmäktiges befogenheter.

Regelbunden uppföljning och utveckling av ungdomarnas initiativtjänst görs av styrgruppen för barns och ungas delaktighet, där områdeschef Katri Kairimo från kultur- och fritidssektorns helhet för ungdomstjänster är ordförande fram till utgången av år 2023. Dessutom hör uppföljningen av att initiativrätten tillgodoses enligt förvaltningsstadgan till kultur- och fritidsnämndens ungdomssektions befogenheter.

Det föreslås att 26 kap. 3 § i förvaltningsstadgan därmed ändras att lyda på följande sätt:

Med initiativ från ungdomar avses initiativ som helsingforsungdomar i åldern 13–17 år har tagit i frågor som gäller stadens verksamhet.

Ungdomsinitiativet besvaras av den nämnd eller direktion till vars befogenheter de åtgärder som föreslås i initiativet hör eller som den myndighet till vars befogenheter åtgärderna hör lyder under.

Borgmästaren besvarar de initiativ där de föreslagna åtgärderna hör till befogenheterna för stadsfullmäktige, stadsstyrelsen eller en myndighet som är direkt underställd stadsstyrelsen.

Stadsstyrelsen ska två gånger om året underrätta fullmäktige om de initiativ som ungdomar har tagit i frågor som hör till fullmäktiges befogenheter och om de åtgärder som har vidtagits med anledning av initiativen.

Bakgrund

Initiativsystemet för ungdomar infördes i Helsingfors år 2015, då stadsfullmäktige 25.3.2015 (84 §) godkände en ändring av den dåvarande arbetsordningen för stadsfullmäktige och lade till en ny 25 a § om behandling av initiativ från ungdomar. Behandlingen av initiativ från ungdomar avviker något från behandlingen av andra kommuninvånarinitiativ i Helsingfors eftersom de 13–17-årigas specialbehov och deras betydelse för demokratifostran beaktas i ungdomarnas initiativprocess.

Enligt ungdomsrådets utlåtanden om ungdomarnas initiativ åren 2020–22 känner ungdomarna inte till initiativsystemet tillräckligt väl och det marknadsförs inte tillräckligt för dem och ingår inte i undervisningen.

Kvaliteten på de svar initiativen får har enligt ungdomsrådet förbättrats under åren, men svarstiden har ibland överskridits, svaret har inte alltid motiverats och alltid har det inte framgått av svaren om initiativet är genomförbart. Ungdomsrådet önskar att antalet manuella behandlingsskeden för initiativen minskas så att processen blir smidigare. Dessutom höjer kategoriseringen av initiativ på initiativens webbplats tröskeln att slutföra initiativprocessen. Det lönar sig fortfarande inte att införa stark autentisering i initiativsystemet eftersom det skulle försätta ungdomar i en inbördes ojämlik situation.

Ungdomsrådet anser att interaktionen mellan initiativtagaren och personen som bereder initiativet höjer ungdomens känsla av delaktighet och möjlighet att påverka samt stärker tron på att de personliga uppfattningarna har betydelse på stadsnivå. Kontakten främjar också transparensen i behandlingsprocessen.

Revisionsnämnden utvärderade utfallet av ungdomarnas påverkansmöjligheter i utvärderingsberättelsen år 2020. I den gav nämnden åtgärdsrekommendationer för ungdomarnas initiativsystem och utvecklingen av det.

Revisionsnämnden konstaterade att det finns många punkter i initiativprocessen som kan utvecklas. Ungdomen blir varken bemött eller hörd i processen och vet inte nödvändigtvis vad som händer med initiativet efter att det lämnats in. Enligt nämnden dröjer svaren på initiativen för länge och svarstiden och svarens kvalitet samt interaktionen med initiativtagaren varierar beroende på sektor och initiativet. Ibland är det svårt för sektorernas beredare och biträdande borgmästare att hitta tid för att besvara initiativen. Behandlingen av ungdomarnas initiativ är en långsam process med många steg och mycket manuellt arbete. Eftersom det nuvarande systemet begränsar antalet initiativ som staden kan behandla anser stadssekreterarna inte att det lönar sig att marknadsföra initiativsystemet.

Det är stadskansliets uppgift att i samarbete med sektorerna säkerställa att personerna som bereder initiativsvar vid sektorerna interagerar med initiativtagarna. Det är kultur- och fritidssektorns uppgift att i samarbete med stadskansliet förenkla processen för initiativ från ungdomar.

Revisionsnämnden uppmanade också kultur- och fritidssektorn samt fostrans- och utbildningssektorn att ytterligare intensifiera sitt samarbete i att ta med de ungas möjligheter att påverka som en konkret del av verksamheten och utbildningen i skolor och läroanstalter.

Kanslichefen tillsatte den 2 mars 2022 (58 §) en arbetsgrupp för att förnya processen för initiativ från ungdomar. Gruppens mandatperiod pågick 14.3–31.10.2022. Arbetsgruppens uppgift var att förenkla processen för ungdomarnas initiativ enligt revisionsnämndens rekommendationer. Arbetsgruppens uppgift hörde ihop med Helsingfors delaktighets- och interaktionsmodell och med verkställandet av delaktighetsplanen för barn och ungdomar. Arbetsgruppen hade som mål att förtydliga syftet och målbilden för ungdomarnas initiativrätt.

Arbetsgruppen har fastställt initiativprocessen, det gemensamma servicelöftet och statusen för ungdomarnas initiativsystem som en del av stadsorganisationens verksamhet. Målet var att bereda en fungerande och förenklad initiativprocess och fastställa aktörernas roller i processen för ungdomarnas initiativ samt enhetlig praxis för sektorerna. Dessutom skulle arbetsgruppen ta fram ett förslag om hur initiativprocessen ska ledas och utvecklas samt vem eller vilka som ska vara processägare för initiativen från ungdomar.

Alternativa modeller som arbetsgruppen identifierat för behandling av ungdomarnas initiativ

Arbetsgruppen identifierade tre alternativa modeller för behandling av initiativ från ungdomar:

1 ”Fullmäktigemodellen”, dvs. bevarande av den nuvarande modellen

Ungdomarnas initiativ styrs till stadskansliet i enlighet med nuvarande praxis. Stadssekreterarna ansvarar för styrningen av ungdomarnas initiativ. Initiativsvaren bereds i samarbete mellan de sakkunniga vid stadskansliet och sektorerna. Initiativsvaren ges av borgmästaren eller en biträdande borgmästare. Stadsfullmäktige underrättas om initiativen två gånger om året.

De goda sidorna med modellen är att ungdomsrådet två gånger om året får hålla ett anförande vid stadsfullmäktiges sammanträde. Dessutom får initiativtagarna information om behandlingen i stadsfullmäktige och kan följa med behandlingen på Helsingforskanalen. De flesta initiativen anknyter ändå till sektorernas beslutanderätt, varvid behandlingen i stadsfullmäktige till den delen har varit en formalitet eftersom stadsfullmäktige inte fattar beslut i samband med behandlingen och diskussionen ofta har handlat om själva initiativprocessens funktionsduglighet. Ledamöterna kan ändå göra klämmar i anknytning till initiativen. Modellens långsamhet och behovet av dialog har kommit fram i samband med diskussionen i stadsfullmäktige.

2 ”Kommuninvånarinitiativmodellen”

I den andra modellen som arbetsgruppen identifierat behandlas ungdomarnas initiativ på samma sätt som övriga kommuninvånarinitiativ. Initiativet besvaras av den av stadens myndigheter till vars befogenheter ärendet hör. Om det är ett organ som innehar befogenheterna i fråga tas ärendet upp för behandling i organet. Om det är en tjänsteinnehavare som innehar befogenheterna besvaras initiativet i form av ett officiellt brev. Initiativtagaren informeras omedelbart när behandlingen inleds om vilken instans som behandlar ärendet och beräknad behandlingstid, om initiativet inte kan besvaras genast.

Initiativet är inte en typisk form för ungdomar att påverka stadens verksamhet. Å andra sidan är fördelen med modellen den redan inarbetade praxisen om behandling av kommuninvånarinitiativ. I kommuninvånarinitiativmodellen deltar ändå inte initiativtagaren då svaret på initiativet behandlas. Också i det här fallet borde man kraftigt föra fram möjligheten att lämna in initiativ för ungdomarna.

3 ”Sektornämndsmodellen”

I det tredje alternativet identifierades en modell med sektornämnder vid behandlingen av svaren på initiativen. I modellen ges motionssvaret av den sektornämnd eller direktion till vars befogenheter de åtgärder som föreslås i initiativet hör eller som den myndighet till vars befogenheter åtgärderna hör lyder under. Sektornämnden behandlar alla de initiativ från ungdomar som berör sektorn, inte endast dem som hör till nämndens befogenheter. Initiativen behandlas i sektornämnderna eller direktionerna i takt med att de lämnas in. Sektornämnderna och direktionerna ger de slutgiltiga svaren med stöd av sina egna befogenheter. Det här motsvarar behandlingen av sådana fullmäktigemotioner där de föreslagna åtgärderna hör till sektorns befogenheter och som har undertecknats av färre än 25 ledamöter.

De initiativ från ungdomar som hör till fullmäktiges befogenheter skulle fortsättningsvis beredas och beslut om dem fattas vid stadskansliet. Mottagandet av initiativen överförs från kultur- och fritidssektorns ungdomstjänster till stadskansliets registratorskontor. Svaret på initiativet bereds vid stadskansliet och ges av borgmästaren. Initiativen besvaras genom ett borgmästarbrev. Ett brev om de åtgärder som vidtagits med anledning av initiativet skickas till initiativtagaren för kännedom. Stadsfullmäktige underrättas om svar på initiativ som hör till dess befogenheter, dvs. borgmästarbreven, två gånger om året på samma sätt som om svaren på andra kommuninvånarinitiativ som hör till dess befogenheter.

Till modellens goda sidor hör att behandlingen av och svaret på initiativet kommer närmare verksamheten, verksamhetsmiljön och de befogenheter som hör till initiativet, vilket i sin tur underlättar genomförandet av de åtgärder som föreslås. Dessutom har ungdomsrådet permanent representation i nämnderna, vilket gör att ungdomarnas röst blir hörd som stöd för beslutsfattandet om initiativen. Behandlingen av svaret på initiativen i nämnderna är ändå inte offentlig. Sektorns interna koordineringsansvar förstärks.

Modell som föreslås

Arbetsgruppen beslutade föreslå modellen med sektornämnder som ny behandlingsordning för initiativen från ungdomar. Förvaltningsstadgan föreslås att ändras enligt den. I den valda modellen går det bäst att kombinera behandling nära den konkreta serviceproduktionen å ena sidan och behandling av förtroendevalda under närvaro av ungdomarnas egen representant å den andra. Ändringen av behandlingsordningen löser inte problemen som gäller interaktion eller behandlingstider. De måste lösas på ett annat sätt.

Publicering av initiativen och interaktion

Arbetsgruppen har inte fastställt någon interaktionsmodell för någon av de identifierade modellerna för behandling av ungdomarnas initiativ, eftersom det är ändamålsenligt att precisera interaktionsmodellen i verkställandeskedet enligt de yttre ramar som gäller för den modell som valts och med iakttagande av sektorernas förvaltningspraxis. Avsikten är ändå att det i alla modeller ska ingå interaktion med initiativtagaren vid beredningen av svaret.

Kultur- och fritidssektorn ska fortsättningsvis publicera ungdomarnas initiativ och svaren om åtgärder på dem på webbplatsen Ungas Helsingfors.

Ungdomsrådets syn på förnyandet av initiativprocessen

Ungdomsrådet diskuterade ungdomarnas initiativtjänst 25.8.2022. Det kom fram att behandling av initiativen enligt ärende i sektornämnderna är bättre än behandling i stadsfullmäktige. Ungdomsrådet har upprepade gånger också önskat bättre marknadsföring till ungdomarna av initiativmöjligheten.

Ungdomsrådets två representanter har deltagit i arbetsgruppen. Ungdomsrådet har också gett ett utlåtande om den valda modellen. Utlåtandet finns som bilaga 2.

Ungdomsrådet anser att den föreslagna ändringen av förvaltningsstadgan främjar Helsingforsungdomarnas påverkansmöjligheter på ett positivt sätt. Ändringen stöder ungdomsrådets synpunkter och mål för utvecklingen av initiativsystemet och möjliggör behandlingen av ungdomarnas initiativ på ett betydelsefullt sätt.

Ledning av ungdomarnas initiativtjänst på stadsnivå

Staden har en styrgruppsstruktur, där en regelbunden uppföljning och utveckling av ungdomarnas initiativtjänst kan förankras. Vid utvecklingen av ungdomarnas initiativtjänst på stadsnivå är det ändamålsenligt att utnyttja den styrgrupp som redan tillsatts för barns och ungas delaktighet genom att foga utvecklingen till dess uppgifter.

Ett beslut om inrättande av en styrgrupp för barns och ungas delaktighet har fattats som en del av stadsstyrelsens beslut 7.2.2021 (117 §) om godkännande av planen för barns och ungas delaktighet på stadsnivå.

Kultur- och fritidssektorns ungdomstjänster och fostrans- och utbildningssektorn ansvarar för ungdomsarbetets stöd för initiativsystemet för ungdomar och för demokratifostran. Ungdomarnas initiativsida på webbplatsen Ungas Helsingfors marknadsförs med en kampanj under våren och hösten 2023. En separat plan ska upprättas för marknadsföringen av initiativtjänsten och kommunikationen om de ungas möjlighet att lämna in kommuninvånarinitiativ.

Uppföljningen av hur påverkanssystemet för unga och de ungas initiativrätt tillgodoses hör till kultur- och fritidsnämndens ungdomssektions befogenheter (2 kap. 17 § 1 mom. i förvaltningsstadgan).

En digital initiativtjänst

Ungdomsrådet har upprepade gånger framfört att det är mycket viktigt att utveckla ett gränssnitt för initiativen som är synligt för de unga och lätt att använda.

Under arbetets gång utredde arbetsgruppen om det är möjligt att börja använda användargränssnittet Decidim, som skulle öka de ungas interaktionsmöjligheter, men konstaterade att det inte motsvarar stadens behov.

I samband med webbplatsen nuorten.hel.fi har man byggt upp funktioner som stöder initiativ från ungdomar och gränssnittet har förnyats. De mest betydande funktionella behoven för den fortsatta utvecklingen av bakgrundssystemet anknyter till förnyandet av ärendehanteringssystemet och utvecklingen av registratorskontorets gränssnitt, med vilka man kan göra styrningen av initiativen smidigare och minska det manuella arbetet. Vid utvecklingen av användargränssnittet och dess funktioner ska man försäkra sig om en fast koppling till ledningen och utvecklingen av ungdomarnas initiativtjänst.

Kaupunginhallitus 14.08.2023 § 476

Päätös

Esittelijä

Lisätiedot

Antti Peltonen, hallintopäällikkö, puhelin: 310 36018

Detta beslut publicerades 07.09.2023

FÖRBUD MOT SÖKANDE AV ÄNDRING

Ändring i beslutet får inte sökas eftersom beslutet gäller beredning eller verkställighet.

Tillämpat lagrum: 136 § i kommunallagen