Hankinta, vuoden 2024 vaalien äänestyspaikkojen järjestelyjen, valvonnan, siivouksen ja operatiivisen johdon sekä vartioinnin hankkiminen

HEL 2023-006854
Ärendet har nyare handläggningar
Ärende 2. / 36 §

Vuosina 2024 ja 2025 järjestettävien vaalien äänestyspaikkojen järjestelyn, operatiivisen johdon ja vartiointipalvelujen hankinta

Centralvalnämnden

Päätös

Keskusvaalilautakunta päätti hyväksyä vuonna 2024-2025 järjestettävien vaalien äänestyspaikkojen järjestelyn, operatiivisen johdon sekä vartiointipalvelujen hankinnassa Palmia Oy:n (2653762-3) tarjoukset osa-alueelle 1 (Äänestyspaikkojen järjestely ja operatiivinen johto) ja osa-alueelle 2 (Vaalien vartiointipalvelut).

Hankintasopimus sopijapuolten välillä syntyy vasta myöhemmin erikseen allekirjoitettavalla sopimuksella. Keskusvaalilautakunta valtuutti sihteeristön allekirjoittamaan sopimuksen.

Hankintasopimusta ei voida tehdä ennen kuin tarjoaja on toimittanut hankintayksikölle tarjouspyynnössä mainitut hankintalain 88 §:n mukaiset rikosrekisteriotteet. Hankintayksikkö tutkii otteista, koskeeko tarjoajaa jokin hankintalain 80 §:n mukainen pakollinen poissulkemisperuste. Poissulkemisperusteen ilmetessä ratkaistaan hankintaa koskeva päätös uudelleen oikaisemalla tätä päätöstä hankintalain 132 §:n mukaisesti.

Hankinnan arvonlisäveroton enimmäisarvo on 880 000 euroa. Hankinnasta muodostetaan puitejärjestely, jonka sopimuskausi on 15.12.2023 - 31.12.2025.

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Stäng

Keskusvaalilautakunta huolehtii vaalipäivän äänestyksen sujumisesta. Helsingissä on 167 vaalipäivän äänestyspaikkaa. Näistä noin 110 äänestyspaikkaa on sijoitettu kaupungin kouluihin ja päiväkoteihin. Keskusvaalilautakunta päätti (14.6.2023) käynnistää kilpailutuksen vuosien 2024 ja 2025 aikana toimitettavien vaalien vaalipäivän järjestelyistä ja kokonaiskoordinoinnista kaupungin tiloihin järjestettävien äänestyspaikkojen osalta sekä vartiointi- ja valvontapalveluista.

Kilpailutus perustuu Helsingin kaupunginkanslian 19.9.2023 päivättyyn tarjouspyyntöön H045-23, Dnro HEL2023-006854 (liite 1). Hankinta on tarjouspyynnössä jaettu kahteen osa-alueeseen: osa-alue 1 (Äänestyspaikkojen järjestely ja operatiivinen johto) ja osa-alue 2 (Vaalien vartiointipalvelut). Vuosina 2024 ja 2025 järjestettävien vaalien äänestyspaikkojen järjestelyn, operatiivisen johdon sekä vartiointipalvelujen hankinta on toteutettu avoimella menettelyllä.

Hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus 20.9.2023 sähköisessä HILMA-ilmoituskanavassa www.hankintailmoitukset.fi(Länk leder till extern tjänst). Määräaika tarjousten jättämiselle päättyi 23.10.2023. Määräaikaan mennessä saapui 2 tarjousta:

• Avarn Security Oy:ltä (0108013-7) osa-alueelle 2,

• Palmia Oy:ltä (2653762-3) osa-alueille 1 ja 2.

Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen

Tarjouspyynnössä on esitetty tarjoajan soveltuvuudelle asetetut vaatimukset ja selvitysvelvollisuudet. Tarjoajien soveltuvuutta koskevat edellytykset on tarkastettu lukuun ottamatta pakollisia poissulkemisperusteita, jotka tarkastetaan päätöksenteon jälkeen ennen mahdollisen sopimuksen tekemistä tarjoajan toimittamien rikosrekisteriotteiden perusteella.

Molemmat tarjoajat täyttävät tarjouspyynnössä asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastaminen

Tarjouspyynnössä on asetettu tarjoukselle ja sen sisällölle sekä hankinnan kohteelle vähimmäisvaatimukset.

Määräajassa saapuneet tarjoukset ovat tarjouspyynnön mukaisia.

Tarjousten vertailu

Hankittavien palveluiden valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena käytettiin hinnaltaan halvinta tarjousta. Hankittaville palveluille on asetettu vähimmäisvaatimuksina laadullisia vaatimuksia (laatukriteereitä), jotka tarjottavien palveluiden on pitänyt täyttää.

Tarjousten vertailu hintapisteineen on tämän päätöksen liitteenä olevassa vertailutaulukossa (liite 2). Vertailu osoittaa, että osa-alueelle 1 (Äänestyspaikkojen järjestely ja operatiivinen johto) tuli vain yksi tarjous, joten osa-alueella 1 ei tarjouksia vertailtu. Osa-alueelle 2 (Vaalien vartiointipalvelut) tuli kaksi tarjousta ja hinnaltaan halvimman laadulliset kriteerit täyttävän tarjouksen on tehnyt Palmia Oy.

Sovellettavat säännökset ja päätöstoimivalta

Hankintalain (1397/2016) 123 §:n mukaan hankintayksikön on tehtävä ehdokkaiden ja tarjoajien asemaan vaikuttavista ratkaisuista sekä tarjousmenettelyn ratkaisusta kirjallinen päätös, joka on perusteltava.

Hankinnasta päättää keskusvaalilautakunta. Keskusvaalilautakunnan hankinnat suoritetaan talousarvion kohdasta 1 10 01 Vaalien järjestäminen, keskusvaalilautakunnan käytettäväksi.

Sopimukset osa-alueille 1 ja 2 laaditaan sopimusluonnosten (liitteet 3 ja 4) perusteella.

Stäng

Keskusvaalilautakunta 14.06.2023 § 21

Päätös

Keskusvaalilautakunta päätti käynnistää kilpailutuksen vuosien 2024 ja 2025 aikana toimitettavien vaalien vaalipäivän järjestelyistä ja kokonaiskoordinoinnista kaupungin tiloihin järjestettävien äänestyspaikkojen osalta sekä vartiointi- ja valvontapalveluista.

Lisäksi keskusvaalilautakunta valtuutti sihteeristön hyväksymään tarjouskilpailun asiakirjat.

Esittelijä
keskusvaalilautakunnan sihteeri
Veera Reuna
Lisätiedot

Veera Reuna, keskusvaalilautakunnan sihteeri, puhelin: 310 20001

veera.reuna@hel.fi

Timo Lindén, kaupunginsihteeri, puhelin: 310 36550

timo.linden@hel.fi
Stäng

Detta beslut publicerades 24.11.2023

MUUTOKSENHAKU HANKINTAPÄÄTÖKSEEN

Tähän päätökseen tyytymätön asianosainen voi hakea päätökseen muutosta vaatimalla hankintaoikaisua tai tekemällä valituksen markkinaoikeudelle taikka molemmat.

OHJEET HANKINTAOIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI
Oikaisuvaatimusaika

Asianosaisen on esitettävä vaatimus 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta ratkaisusta.

Muutoksenhaku markkinaoikeuteen ei estä vaatimasta hankintaoikaisua.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon viimeistään määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.

Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Oikaisuvaatimusviranomainen

Viranomainen, jolta hankintaoikaisua vaaditaan, on Helsingin kaupungin keskusvaalilautakunta.

Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:

Suojattu sähköposti: https://securemail.hel.fi/

Käytäthän aina suojattua sähköpostia, kun lähetät henkilökohtaisia tietojasi.

Muistathan asioinnin yhteydessä mainita kirjaamisnumeron (esim. HEL 2021-000123), mikäli asiasi on jo vireillä Helsingin kaupungissa.

Sähköpostiosoite:
helsinki.kirjaamo@hel.fi
Postiosoite:
PL 10
 
00099 HELSINGIN KAUPUNKI
Käyntiosoite:
Pohjoisesplanadi 11-13
Puhelinnumero:
09 310 13700

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.

Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö

Hankintaoikaisuvaatimus pannaan vireille kirjallisesti ilmoittamalla

  • hankintayksikön päätös tai muu ratkaisu, johon hankintaoikaisuvaatimus kohdistuu
  • miten päätöstä tai muuta ratkaisua halutaan oikaistavaksi
  • millä perusteella päätöstä tai muuta ratkaisua halutaan oikaistavaksi.

Sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Oikaisuvaatimuksessa on mainittava oikaisua vaativan nimi sekä tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi. Jos oikaisua vaativan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos oikaisuvaatimuksen laatijana on joku muu henkilö, oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava myös tämän nimi sekä tarvittavat yhteystiedot.

Oikaisuvaatimukseen on liitettävä asiakirjat, joihin oikaisua vaativa haluaa vedota vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.

VALITUSOSOITUS MARKKINAOIKEUDELLE
Valitusaika

Valitus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.

Hankintaoikaisun vireilletulo ei vaikuta siihen määräaikaan, jonka kuluessa asianosaisella on oikeus hakea muutosta valittamalla markkinaoikeudelle.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta valitusaikaan. Valitus on toimitettava valitusviranomaiselle viimeistään valitusajan viimeisenä päivänä ennen valitusviranomaisen aukioloajan päättymistä.

Jos valitusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa valituksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Valitusviranomainen

Valitus tehdään markkinaoikeudelle.

Markkinaoikeuden asiointiosoite on:

Sähköpostiosoite:
markkinaoikeus@oikeus.fi
Postiosoite:
Radanrakentajantie 5
 
00520 HELSINKI
Faksinumero:
029 56 43314
Käyntiosoite:
Radanrakentajantie 5
Puhelinnumero:
029 56 43300

Valituksen voi tehdä myös hallinto- ja erityistuomioistuinten asiointipalvelussa osoitteessa: https://asiointi.oikeus.fi/hallintotuomioistuimet

Valituksen muoto ja sisältö

Valitus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Valituksessa on ilmoitettava:

  1. päätös, johon haetaan muutosta (valituksen kohteena oleva päätös);
  2. miltä kohdin päätökseen haetaan muutosta ja mitä muutoksia siihen vaaditaan tehtäväksi (vaatimukset);
  3. vaatimusten perustelut;
  4. mihin valitusoikeus perustuu, jos valituksen kohteena oleva päätös ei kohdistu valittajaan.

Valituksessa on lisäksi ilmoitettava valittajan nimi ja yhteystiedot. Jos puhevaltaa käyttää valittajan laillinen edustaja tai asiamies, myös tämän yhteystiedot on ilmoitettava. Yhteystietojen muutoksesta on valituksen vireillä ollessa ilmoitettava viipymättä hallintotuomioistuimelle.

Valituksessa on ilmoitettava myös se postiosoite ja mahdollinen muu osoite, johon oikeudenkäyntiin liittyvät asiakirjat voidaan lähettää (prosessiosoite). Mikäli valittaja on ilmoittanut enemmän kuin yhden prosessiosoitteen, voi hallintotuomioistuin valita, mihin ilmoitetuista osoitteista se toimittaa oikeudenkäyntiin liittyvät asiakirjat.

Valitukseen on liitettävä:

  1. valituksen kohteena oleva päätös valitusosoituksineen;
  2. selvitys siitä, milloin valittaja on saanut päätöksen tiedoksi, tai muu selvitys valitusajan alkamisen ajankohdasta;
  3. asiakirjat, joihin valittaja vetoaa vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.
Ilmoitus valituksen tekemisestä hankintayksikölle

Valittajan tai hänen edustajansa on ilmoitettava kirjallisesti hankintayksikölle asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Ilmoitus on toimitettava viimeistään silloin, kun hankintaa koskeva valitus toimitetaan markkinaoikeudelle.

Ilmoitus on tehtävä osoitteeseen:

Suojattu sähköposti: https://securemail.hel.fi/

Käytäthän aina suojattua sähköpostia, kun lähetät henkilökohtaisia tietojasi.

Muistathan asioinnin yhteydessä mainita kirjaamisnumeron (esim. HEL 2021-000123), mikäli asiasi on jo vireillä Helsingin kaupungissa.

Sähköpostiosoite:
helsinki.kirjaamo@hel.fi
Postiosoite:
PL 10
 
00099 HELSINGIN KAUPUNKI
Käyntiosoite:
Pohjoisesplanadi 11-13
Puhelinnumero:
09 310 13700

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.

Odotusaika

EU-kynnysarvot ylittävien hankintojen osalta hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Oikeudenkäyntimaksu

Muutoksenhakuasian vireillepanijalta peritään oikeudenkäyntimaksu sen mukaan kuin tuomioistuinmaksulaissa (1455/2015) säädetään. Markkinaoikeuden ensimmäisenä asteena käsittelemässä asiassa maksu peritään riippumatta asian lopputuloksesta.

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.

Stäng

Föredragande

keskusvaalilautakunnan sihteeri
Veera Reuna

Mer information fås av

Veera Reuna, keskusvaalilautakunnan sihteeri, puhelin: 09 310 20001

veera.reuna@hel.fi

Timo Lindén, kaupunginsihteeri, puhelin: 09 310 36550

timo.linden@hel.fi

Bilagor

2. Vertailutaulukko, vaalit 2024-2025
Bilagan publiceras inte på internet.
3. Hankinta vuoden 2024 ja 2025 vaalit, Sopimusluonnos Osa-alue 1
Bilagan publiceras inte på internet.
4. Hankinta vuoden 2024 ja 2025 vaalit, Sopimusluonnos Osa-alue 2
Bilagan publiceras inte på internet.

I beslutsdokumenten nämns bilagor som inte publiceras på nätet. Bort lämnas bilagor som innehåller sekretessbelagda uppgifter, bilagor som innehåller uppgifter som kan äventyra integritetsskyddet eller sådana som man inte av tekniska orsaker kunnat överföra till elektroniskt format. (Offentlighetslagen 621/1999, Lagen om tjänster inom elektronisk kommunikation 917/2014, Dataskyddslagen 1050/2018, Lagen om behandling av personuppgifter inom social- och hälsovården 703/2023, Lagen om offentlig upphandling och koncession 1397/2016). Upplysningar om stadsstyrelsens beslutshandlingar fås också från Helsingfors stads registratorskontor.