Valtuustoaloite, asukkaiden ja henkilökunnan vaikutusmahdollisuuksien aikaistaminen ja parantaminen kaskossa

Kasvatus- ja koulutuslautakunta antoi seuraavan lausunnon kaupunginhallitukselle valtuutettu Mari Holopaisen ja 17 muun allekirjoittaneen valtuustoaloitteesta koskien asukkaiden ja henkilökunnan vaikutusmahdollisuuksien aikaistamista ja parantamista kasvatuksen ja koulutuksen toimialalla:

Kasvatus ja koulutuslautakunta pitää toimialan nykyistä tilahankkeisiin liittyvää osallistamista tärkeänä ja keskeisenä työkaluna onnistuneiden toimintaympäristöjen toteutuksessa. Lautakunta esittää kaupunkitasoisen tiedottamisen vahvistamista ja kehottaa kaupunkia selvittämään kaupunkitasoisten rakentamiseen liittyvien asukkaiden ja henkilökunnan vaikutusmahdollisuuksia avaavan verkkosivun toteuttamista.

Kaupunkiympäristön toimiala vastaa tilahankkeiden toteuttamisesta, suunnittelusta, aikatauluista, tilojen teknisestä kunnosta, väistötilaratkaisuista ja tilahankkeista tiedottamisesta. Lisäksi kaupunkiympäristön toimiala on vastuussa tonttien kaavoituksesta, rakennusluvista ja rakennuspaikkojen valinnasta.

Kasvatuksen ja koulutuksen toimiala vastaa palvelutarpeen määrittämisestä ja tilahankkeiden toiminnallisuuden edistämisestä tiiviissä yhteistyössä loppukäyttäjien kanssa. Tilahankesuunnittelun alkuvaiheessa yksikön kasvatushenkilökunta laatii pedagogisen suunnitelman, jonka käynnistämisestä kasvatuksen ja koulutuksen toimiala on vastuussa. Pedagoginen suunnitelma, toimialojen suunnittelutavoitteet sekä valtuuston talousarviossa määrittelemät laajuus- ja kustannustiedot luovat pohjan tilasuunnittelulle.

Lautakunta korostaa, että tilasuunnittelun osallistamista ja yhteistyötä toimialojen välillä tulee edellään kehittää. Lautakunta pitää tärkeänä, että toimialan uusien tilahankkeiden ja väistötilojen suunnitelmista tiedotetaan aina mahdollisuuksien mukaan nykyistä aiemmin. Asukkailla, henkilökunnalla ja vanhempainyhdistyksillä on arvokasta tietoa, jota tulee hyödyntää mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. Osallisuuden avulla saadaan arvokasta tietoa myös eri sijaintivaihtoehdoista.

Kaupunkiympäristön toimialan tehtävät

Kaupunkiympäristön toimiala valitsee rakennuspaikat voimassa olevan asemakaavan puitteissa ottaen mahdollisimman hyvin huomioon kasvatuksen ja koulutuksen palveluverkkotarpeet. Pysyvien rakennusten toteutuspaikoista käydään kaikkien kaupungin toimialojen välistä keskustelua, jotta jo kaavoitusvaiheessa toimialojen palvelutarpeet saataisiin sijoitettua kaupunkilaisia parhaiten palvelevalla tavalla. Kaavoitusvaihe tapahtuu useita vuosia, joskus jopa vuosikymmeniä ennen tilojen toteutusta.

Kaikki helsinkiläiset voivat osallistua kaupungin suunnitteluun ottamalla kantaa ajankohtaisiin suunnitelmiin tai osallistumalla kaupunkiympäristön toimialan järjestämiin asukastilaisuuksiin. Lisäksi kaupungin kanslia järjestää osa-alueiden kehittymisestä tiedotustilaisuuksia, joiden yhteydessä on mahdollisuus kysyä ja/ tai kertoa kantansa.

Poikkeustapauksissa kaupunkiympäristön toimialan yksiköt neuvottelevat puistoon tai muulle tontille rakentamisesta, kun kyseessä on määräajaksi toteutettava väliaikainen rakennus, kuten väistötila. Myös näissä tapauksissa kaupunkiympäristön toimiala tekee yhteistyötä kasvatuksen ja koulutuksen toimialan kanssa selvittääksensä kaupunkilaisia parhaiten tukevan vaihtoehdon. Yksiköiden johtajat, aluepäälliköt, oppimisen tilojen suunnittelupalvelut ja toimialan johto osallistuvat vaihtoehtotarkasteluihin. Kaupunkiympäristön toimiala järjestää vaihtoehdoista tiedotustilaisuuden, jos toimivia vaihtoehtoja on useampi. Useimmiten vaihtoehtoja on kuitenkin vain yksi. Näissä tapauksissa kaupunkiympäristön toimiala tiedottaa tulevasta tilahankkeesta heti kun rakennuspaikka ja aikataulu ovat tiedossa. Joissakin tapauksissa, kuten esim. väistötilojen osalta, tämä saattaa tapahtua vain muutamia kuukausia ennen tapahtuvaa muutosta.

Kaupunkiympäristön toimiala tiedottaa hankkeiden mahdollisista aikataulumuutoksista.

Osallistaminen kasvatuksen ja koulutuksen toimialalla

Tilahankkeita edeltävä vaihe on palveluverkkotyö, jossa palveluiden johto ja oppimistilojen suunnittelupalveluiden palveluverkkoyksikkö yhteistyössä määrittelevät alueiden palveluntarpeet. Palveluverkkotyö tehdään tiiviissä yhteistyössä kaupunkiympäristön toimialan kanssa, jotta mm. tilaverkon kunto ja oppimistilojen peruskorjaustarpeet pystytään huomioimaan ja siten vastaamaan palveluntarpeeseen kustannustehokkaasti.

Mikäli suunnitellun tilahankkeen yhteydessä palveluverkko muuttuu siten, että yksiköitä yhdistetään tai toiminta muuttaa muualle, palvelun aluepäällikkö järjestää yksiköissä henkilöstön kuulemisen ennen tarveselvityspäätöstä.

Suunnittelu käynnistyy sillä, että yksikön henkilökunta laatii kehittämispalveluiden tuella pedagogisen suunnitelman, jossa kuvataan toiminnan pedagogisia tavoitteita ja arjen toimivuuden edellytyksiä. Suunnitelman työstö aloitetaan ennen varsinaisen tilahankkeen käynnistymistä tai viimeistään sen käynnistymisen yhteydessä. Tässä yhteydessä kerätään myös toiminnan taustatietoja ja mahdollista tietoa erityisvaatimuksista kuten painotuksista ja pienryhmistä. Oppimistilojen suunnittelupalveluiden suunnittelija tai projektiarkkitehti työstää tilaohjelman tavoitteita yhteistyössä yksikön johtajan ja aluepäällikön kanssa näiden tietojen pohjalta.

Toimialan oppimistilojen suunnittelupalvelut (ent. tilapalvelut) osallistaa henkilökuntaa toimialan osallistamissuunnitelman mukaisesti tilahankkeiden käyttäjäkokouksissa (liite). Käyttäjäkokousten määrä vaihtelee hankemuodon ja aikataulun mukaan. Käyttäjäkokouksissa edistetään kokemustiedon, pedagogisen asiantuntemuksen ja pedagogisen suunnitelman tavoitteiden välittyminen suunnittelijoille. Yksikön johtaja päättää ketkä päiväkodista, koulusta, lukiosta tai oppilaitoksesta osallistuvat tilasuunnitteluvaiheen käyttäjäkokouksiin. Henkilökuntaa osallistetaan myös usean työpajan avulla irtokalustesuunnitteluun. Lisäksi lapsia osallistetaan pihojen ja irtokalusteiden suunnitteluun yksikön johtajan toivomassa laajuudessa.

Väistötilojen toteutuksessa osallistamista on aikatauluista ja väistön rajallisesta ajasta johtuen varsinaisia tilahankkeita vähemmän. Kaupunkiympäristön toimiala edistää väistötilaratkaisuja joskus nopeallakin aikataululla yhteistyössä yksikön johtajan, aluepäällikön ja oppimistilojen suunnittelupalveluiden kanssa.

Tilahankkeen alkaessa oppimistilojen suunnittelupalvelut järjestää henkilökunnalle suunnatun käynnistämistapaamisen. Käynnistämistapaamisessa oppimistilojen suunnittelupalveluiden hanketta hoitava projektiarkkitehti tai suunnittelija kertoo hankkeen sijainnin ja aikataulun lisäksi hankeprosessista, osallistamismahdollisuuksista, suunnitteluohjeista ja toimialan tilasuunnittelun tavoitteista. Käynnistämistapaamisen yhteydessä kerrotaan kaikki hankkeen yhteyshenkilöt, heidän roolinsa ja kaupungin intrasta löytyvät linkit, joista löytyy esim. kaikkien tilahankkeiden eri tehtäviä hoitavien yhteystiedot.

Kasvatuksen ja koulutuksen toimialalla on tilasuunnittelua ohjaavat linjaukset, joiden tavoitteena on varmistaa, että kaupunkitasoisesti tasavertaiset ja pedagogiikka tukevat tilaratkaisut toteutuvat. Linjaukset perustuvat varhaiskasvatussuunnitelmaan sekä peruskoulun ja lukion opetussuunnitelmiin. Lisäksi linjauksia on työstetty laajasti osallistaen, henkilökunnan kokemustietoa ja asiantuntemusta hyödyntäen.

Huoltajien vaikutusmahdollisuudet

Kaikki helsinkiläiset voivat osallistua kaupungin suunnitteluun asemakaavavaiheessa. Rakennuslupavaiheessa lähialueen asukkaiden näkemyksiä selvitetään erikseen. Tämän lisäksi kasvatuksen ja koulutuksen toimiala osallistaa huoltajia toiminnan järjestämiseen liittyvissä tilaisuuksissa sekä järjestää säännöllisiä tapaamisia huoltajien kanssa, esim. vanhempainiltojen muodossa. Tämän lisäksi kaupunkiympäristön toimiala järjestää tiedotus- ja keskustelutilaisuuksia alueiden kehittämisestä, kaavoituksesta ja sellaisissa tilahankkeissa, joissa vaihtoehtoiset ratkaisut ovat mahdollisia.

Kaupunkiympäristölautakunnan rakennusten ja yleisten alueiden jaosto antoi kaupunginhallitukselle seuraavan lausunnon valtuutettu Holopaisen aloitteeseen, jossa esitetään, että kasvatuksen ja koulutuksen toimiala aikaistaa hankkeista tiedottamista ja parantaa vaikuttamismahdollisuuksia sekä ehdotetaan selvitettäväksi mahdollisuuksia avata hankkeille avoimia projektisivuja tai sosiaalisen median kanavia:

Kaupunkiympäristön toimialan tehtävänä on toteuttaa käyttäjätoimialojen tilatarpeet joko korjaamalla vanhaa, rakentamalla uutta tai vuokraamalla tiloja muilta toimijoilta. Kasvatuksen ja koulutuksen toimiala puolestaan määrittää palvelutarpeen ja tilojen toiminnallisuuden vaatimukset.

Kasvatus- ja koulutuslautakunta kuvaa omassa lausunnossaan asukkaiden ja henkilökunnan osallistamista päätöksenteon eri vaiheissa. Palveluverkon suunnittelu tapahtuu yhteistyössä kaupunkiympäristön toimialan kanssa, jolloin reunaehtoja asettavat mm. olemassa olevien tilojen ja asemakaavassa määriteltyjen tonttien soveltuvuus. Asemakaavoituksen yhteydessä palveluverkon tulevaisuuden tarpeet pyritään huomioimaan mahdollisimman hyvin, jotta säästytään tilahankkeita hidastavalta asemakaavan muutosprosessilta. Asemakaavoituksessa kaupunkilaisia osallistetaankin monin tavoin.

Sellaisille tilahankkeille, joissa kaupunkilaisten on mahdollista vaikuttaa varhaisessa suunnitteluvaiheessa eri ratkaisuvaihtoehtoihin, on avattu Kerro kantasi -kyselyt ja omat projektisivut sekä järjestetty asukastilaisuuksia verkossa tai paikan päällä. Tällaisia ovat viime vuosina olleet mm. Pakilanpuiston allianssihanke ja Siltamäki-Suutarilan alueen tilaverkkotarkastelu. Lisäksi kaupunkiympäristön toimiala järjestää Uutta Helsinkiä -verkkotilaisuuksia, joissa esitellään kaupunginosien ajankohtaisia hankkeita, pyydetään kommentteja ja vastataan kysymyksiin.

Tilahankkeen hankesuunnitteluvaiheessa kootaan lähtötiedot, selvitetään vaihtoehtoiset toteutusratkaisut ja sovitetaan yhteen tekniset ja toiminnalliset tarpeet olemassa olevien reunaehtojen puitteissa. Kasvatuksen ja koulutuksen toimiala osallistaa hankesuunnitteluun tilojen käyttäjien edustajia, jotta tilat palvelisivat käyttäjien tarpeita mahdollisimman hyvin. Kaupunkiympäristötoimiala tiedottaa tilahankkeista, kun hankesuunnitelma on etenemässä rakennusten ja yleisten alueiden jaostoon. Hankepäätöksen, joka on investointipäätös ja lupa aloittaa toteutuksen suunnittelu, tekee hankkeen koon mukaan joko jaosto, kaupunginhallitus tai kaupunginvaltuusto.

Aloitteessa todetaan, että tietoa tilahankkeista ja niiden vastuuhenkilöistä on tällä hetkellä vaikea löytää. Tämä pitää jossain määrin paikkansa, ja kaupungin uudistettuja verkkosivuja on tarkoitus kehittää tältä osin. Kaupunkiympäristön sivuilta löytyy esimerkiksi Hankkeet ja suunnitelmat -osio, jota on tarkoitus jatkossa hyödyntää tehokkaammin tilahankkeista viestittäessä. Asemakaavoituksen ja alueellisen suunnittelun osalta verkkosivut ovat hyvinkin kattavat, ja tavoitteenamme on tuoda myös kaupungin tilahankkeiden kymmenvuotisohjelmat paremmin esille. Karttasovellukseen, josta nykyisin löytyvät investointiohjelman tilahankkeet, niiden aikataulut ja vastuuhenkilöt, pyritään tuomaan tietoa myös vuokra- ja osakehankkeista. Kartalta löytyvät myös väistötilahankkeet silloin kun ne on suunniteltu osana tulevaa korjaushanketta. Joskus väistötiloihin tosin saatetaan joutua siirtymään nopealla aikataululla, mikä asettaa oman haasteensa ennakolta tiedottamiselle.

Kaupungin tilahankkeita käynnistyy vuosittain satakunta (yli 0,5 milj. euron hankkeet) ja niitä on eri vaiheissaan käynnissä noin 250 kappaletta, jolloin omien projektisivujen tai sosiaalisen median kanavien perustaminen niille kaikille vaatisi merkittävää resurssien lisäämistä hankeviestintään.

Toimivalta

Hallintosäännön 30 luvun 11 §:n mukaan kaupunginhallituksen on osoitettava valtuutetun aloite vastattavaksi sille lautakunnalle tai johtokunnalle, jonka toimivaltaan tai jonka alaisen viranomaisen toimivaltaan aloitteessa esitetty toimenpide kuuluu. Kaupunginvaltuuston, kaupunginhallituksen ja suoraan kaupunginhallituksen alaisen viranomaisen toimivaltaan kuuluvia toimenpiteitä koskevat aloitteet jäävät kaupunginhallituksen vastattavaksi. Kaupunginhallituksen vastattavaksi jää myös aloite, jonka on allekirjoittanut vähintään 25 valtuutettua. Kaupunginhallitus voi lisäksi päättää, että aloite jää kaupunginhallituksen vastattavaksi, esimerkiksi, milloin aloitteessa esitetyt toimenpiteet käsittävät useamman toimialan.