Kokouskäytännöt, sähköisistä kokouksista siirtyminen normaaliin kokousmenettelyyn, kasvatus- ja koulutuslautakunta ja sen jaostot

Beslutet stämmer överens med förslaget.

Stadsstyrelsen beslutade 4.4.2022, 258 § att stadens organ, med undantag av stadsfullmäktige, får sammanträda i en elektronisk verksamhetsmiljö. Det har även varit möjligt att närvara vid ett möte på mötesplatsen. Avsikten var ursprungligen att förfarandet skulle vara ett undantagsarrangemang under coronaepidemin för att trygga organens verksamhetsförutsättningar under det att mötesbegränsningarna var i kraft och antalet smittfall ökade.

Stadsstyrelsen upphävde 13.11.2023, 675 § sitt beslut från våren 2022 om möjligheten till elektroniska sammanträden för stadens andra organ än stadsfullmäktige. Upphävningsbeslutet träder i kraft 1.1.2024.

Samtidigt beslutade stadsstyrelsen att respektive organ i fortsättningen kan självt besluta om att sammankalla ett elektroniskt möte. Stadsstyrelsen uppmanade andra organ än centralvalnämnden att använda elektroniska möten endast för möten av morgon- eller aftonskoletyp.

Stadsstyrelsen följer upp organens praxis för distansmöten och om stadsstyrelsens ovan nämnda uppmaning inte följs, omprövar stadsstyrelsen sin riktlinje för elektroniska möten från 13.11.2023, 675 §.

Stadsstyrelsen uppmanade dessutom stadskansliet att fortsätta utveckla stadens tekniska lösningar så att man kan säkerställa att möten i en elektronisk miljö uppfyller de krav på datasäkerhet som gäller i deras fall.

I motiveringarna till stadsstyrelsens beslut av 13.11.2023, 675 § står följande (översättning):

"När coronaepidemin lättar, är det ändamålsenligt att upphäva beslutet om elektroniska sammanträden som motiverats med hälsosäkerhet. Även om distansmöten har många fördelar kan nackdelarna med hybridmöten ha en negativ inverkan på interaktionen och samarbetet i mötessituationen. Man ska emellertid inte heller i fortsättningen delta i ett organs möte om man är sjuk, utan uppgiften ska då i stället skötas av en suppleant eller vikarie om situationen så kräver.

Arrangemangen inför övergången till elektroniska sammanträden gjordes i all hast i början av coronaepidemin. När det gäller de tekniska lösningarna för möten, mötesförfarandet och fastställandet av förfaringssätten var lösningarna delvis bristfälliga. Avsikten är att granska förtroendevaldas elektroniska verksamhetsmiljö som en helhet, att följa upp utvecklingen av elektroniska möteslösningar och möjliggöra en kontrollerad ibruktagning av elektroniska sammanträden vid behov vid ett senare tillfälle.

Beslutet om att upphöra med elektroniska möten gäller samtliga deltagare i ett möte, inte endast medlemmarna i organet i fråga. Tjänsteinnehavare och arbetstagare med närvaro- och yttranderätt kan inte heller delta i ett sådant möte i en elektronisk miljö. Det är dock möjligt att höra sakkunniga med en distansförbindelse i enskilda fall om det är särskilt nödvändigt med tanken på behandlingen av ärendet."

I enlighet med stadsstyrelsens uppmaning föreslås det att svenska sektionen vid fostrans- och utbildningsnämnden håller sina ordinarie möten i enlighet med det normala mötesförfarandet och upphör med elektroniska möten som ett sätt att ordna ordinarie möten från och med 1.1.2024.

Det föreslås även att det trots det ovan ska vara möjligt att höra sakkunniga med distansförbindelse i enskilda fall om det är särskilt nödvändigt med tanke på behandlingen av ärendet.

Evenemang av morgon- eller aftonskoletyp ska även i fortsättningen kunna ordnas som elektroniska möten.

Befogenhet

Enligt 29 kap. 22 a § 2 mom. i Helsingfors stads förvaltningsstadga kan stadsstyrelsen besluta att ett annat organ än stadsfullmäktige i stället för ett ordinarie sammanträde med deltagarna närvarande på sammanträdesplatsen kan hålla ett sammanträde i en elektronisk miljö, där deltagandet sker via en elektronisk förbindelse.

Enligt stadsstyrelsens beslut 13.11.2023, 675 § kan respektive organ i fortsättningen självt besluta om att sammankalla ett elektroniskt sammanträde.

Detta beslut publicerades 06.02.2024

Anvisningar om hur man begär omprövning

Den som är missnöjd med beslutet kan framställa en skriftlig begäran om omprövning. Ändring i beslutet får inte sökas genom besvär hos domstol.

Rätt att begära omprövning

Omprövning får begäras

Den tid inom vilken omprövning ska begäras

Omprövning ska begäras inom 14 dagar från delfåendet av beslutet.

Begäran om omprövning ska inlämnas till Helsingfors stads registratorskontor senast den bestämda tidens sista dag under registratorskontorets öppettid.

Om beslutet har delgetts per post anses en part ha fått del av beslutet sju dagar efter att brevet avsändes, om inte något annat påvisas. En kommunmedlem anses ha fått del av beslutet sju dagar efter att protokollet fanns tillgängligt i det allmänna datanätet.

Om beslutet har delgetts som elektroniskt meddelande anses en part ha fått del av beslutet tre dagar efter att meddelandet avsändes, om inte något annat påvisas.

Dagen för delfåendet räknas inte in i den bestämda tiden. Om sista dagen av den bestämda tiden är en helgdag, självständighetsdagen, första maj, jul- eller midsommarafton eller en helgfri lördag får begäran om omprövning inlämnas första vardagen därefter.

Omprövningsmyndighet

Omprövning begärs hos Helsingfors stads fostrans- och utbildningsnämnd.

Omprövningsmyndighetens kontaktuppgifter är:

Skyddad e-post: https://securemail.hel.fi/

Använd alltid skyddad e-post när du skickar personliga uppgifter.

Nämn alltid diarienumret (t.ex. HEL 2021-000123) i ditt meddelande om ditt ärende redan har upptagits till behandling vid Helsingfors stad.

Registratorskontoret är öppet måndag–fredag kl. 08.15–16.00.

Formen för och innehållet i begäran om omprövning

Begäran om omprövning ska göras skriftligt. Elektroniska dokument uppfyller kravet på skriftlig form.

I begäran om omprövning ska uppges

Protokoll

Protokollsutdrag och -bilagor som hänför sig till beslutet skickas på begäran. Handlingar kan beställas från Helsingfors stads registratorskontor