Sopimusehdot, Varaamo-tilavarauspalvelun kautta tehtävät kaupunginkanslian tilojen varaukset asukaskäyttöön

Kansliapäällikkö päätti, että kaikissa Varaamo-tilavarauspalveluun vietävissä kaupunginkanslian hallinnoimissa tiloissa noudatetaan kaupunginhallituksen 13.6.2022 §462 päättämiä Helsingin kaupungin tilojen ja laitteiden varaamisen sopimusehtoja 1.4.2024 alkaen. Samalla kansliapäällikkö päätti Stadin yhteisötalojen kausivarausten jakamisen ensisijaisuusperusteista ja peruutusehdoista.

Varaamo-tilanvarausjärjestelmään tuotavissa kaupunginkanslian tiloissa otetaan käyttöön kaupunginhallituksen 13.6.2022 päättämät kaupungin tilojen ja laitteiden varaamisen sopimusehdot. Stadin yhteisötalojen osalta tämä tarkoittaa siirtymistä manuaalisesta varaamisesta, jossa peruutusehtoja ei ole määritelty, sähköiseen varaamiseen. Varaamon kautta tehdyn varauksen voi perua veloituksetta kaksi viikkoa (14 vrk) ennen varauksen alkamista. Myöhemmin tehdyistä peruutuksista peritään täysi hinta. Kausivarauksen irtisanomisaika on 14 vuorokautta. Yksittäisiä kertoja kauden alussa tai keskellä ei voi peruuttaa.

Varaamoon vietävissä Stadin yhteisötalojen tiloissa noudatetaan yhtenäisiä kausivarausten hakuaikoja. Kausivarausten jakoperusteena käytetään seuraavia ensisijaisuusperusteita vuodesta 2024 alkaen seuraavasti:

1. Stadin yhteisötalojen oma toiminta​

2. Helsinkiläiset asukkaat ja yhdistykset ​

3. Muut käyttäjät

Kaupunginhallitus on päättänyt kaupungin tilojen asukaskäytön periaatteissa 13.6.2022 § 462, että tilojen varaaminen, käyttöön liittyvien varausvahvistusten ja sopimusten tekeminen keskitetään tarkoitusta varten kehitettyyn varaamo.hel.fi -palveluun. Päätöksessä todetaan, että kukin toimiala päättää palveluun liitettävistä tiloista ja niiden liittämisjärjestyksestä, tiloihin liittyvistä ohjeista ja rajoituksista sekä peruutusehdoista. Tilaa hallinnoivan toimialan viranhaltijat käyttävät läpinäkyvästi ja tasapuolisesti tehtäviinsä kuuluvaa harkintavaltaa päättäessään maksuttoman ja maksullisen käytön rajanvedosta sekä eri käyttäjien priorisoinnista.

Kaupunginhallituksen päätöksen mukaisesti kukin toimiala päättää palveluun vietävistä tiloista ja toimialat voivat tarvittaessa asettaa täydentäviä tilakohtaisia maksu- ja peruutusehtoja ja mahdollisia muita tilakohtaisia sopimusehtoja.

Varaamo-tilavarauspalveluun liitettyjen tilojen varausten käsittely ja kausivarausten jako, maksuttomuuspyyntöjen käsittely sekä maksujen ja hyvitysten käsittely tapahtuu osallisuusyksikössä.

Varaamoon vietävissä kaupunginkanslian tiloissa noudatetaan maksuperusteita ja hintoja, jotka perustuvat Kaupungin tilojen asukaskäytön periaatteisiin (Kh 13.6.2022 § 462) ja kaupunginkanslian tilojen asukaskäytön voimassa olevaan hinnastoon.

Päätöksen ulkopuolelle jäävät tilat, joiden varaaminen tapahtuu muiden varausjärjestelmien kautta tai varauslomakkeella.

Toimivalta

Helsingin kaupunginvaltuuston 13.9.2023 § 214 hyväksymän Helsingin kaupungin hallintosäännön 12 luvun 1§:n 2 momentin mukaan kansliapäällikkö päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranhaltija päättää tilojen ja laitteiden vuokralle antamisesta sekä muusta käyttöön luovuttamisesta kerrallaan enintään viiden vuoden ajaksi samoin kuin toistaiseksi, jos vuokrasuhde on sovittu päättyväksi enintään kuuden kuukauden kuluttua irtisanomisesta.