Hankinta, DPS, minikilpailutus, siivouspalvelut 1.1.2025 alkaen, kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta päättää hyväksyä siivouspalveluiden hankinnan Helsingin kaupungin kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan kohteille 1.1.2025 alkaen seuraavasti:

Viikin nuorisotalo – HA Team Oy

Haagan Lämpiö – HA Team Oy

Kallalahden Seikkailutalo – Info-Controller Oy

Fallkullan kotieläintila – Info-Controller Oy

Jakomäen kirjasto – Info-Controller Oy

Malmitalo – Palmia Oy

Pihlajamäen nuorisotalo – RTK Palvelu Oy

Käpylän kirjasto – Siskon Siivous Oy

Hankinnan arvioitu arvonlisäveroton arvo on noin 590 000 euroa sisältäen mahdolliset optiokaudet.

Hankinnan sopimuskausi on 1.1.2025–31.12.2025. Hankintaan kuuluu lisäksi yksi (1) yhden vuoden optiokausi kaudelle 1.1.2026–31.12.2026 sekä yksi (1) kahden vuoden optiokausi kaudelle 1.1.2027–31.12.2028.

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta valtuuttaa toimialajohtajan allekirjoittamaan sopimukset ja tekemään niihin tarvittaessa vähäisiä muutoksia ja päättämään optiokausien käyttöönotosta.

Hankintasopimus sopijapuolten välillä syntyy vasta myöhemmin erikseen allekirjoitettavalla sopimuksella. Hankinnan osalta hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi

Hankintayksikkö on arvioinut kilpailutuksessa olevien kohteiden osalta hankinnan kokonaisarvon väärin. Arvioon on vaikuttanut hintatason suuruuden muutos, joten arvioitu summan suuruus on ylittänyt 500 000 euron (ilman arvonlisäveroa). Tämän vuoksi tässä kilpailutuksessa ei ole noudatettu kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunnan 11.1.2022, § 3 mukaista ohjetta siitä, että kaikki yli 500 000 euron hankinnat tuodaan lautakunnan käsittelyyn jo valmisteluvaiheessa.

Hankintamenettely

Hankinta on toteutettu minikilpailutuksena, joka perustuu Siivous- ja käyttäjäpalveluiden DPS dynaamiseen hankintajärjestelyyn H010-21/HEL 2021–008058, jonka hankintapäätös on tehty 3.9.2021. DPS järjestelyssä on sovittu, että kohdekohtaiset siivouspalvelut minikilpailutetaan kohderyhmään Siivouspalvelut valittujen palveluntuottajien kesken.

Minikilpailutus perustuu Helsingin kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan 11.7.2024 päivättyyn tarjouspyyntöön HEL 2024-003248.

Tarjouspyyntö liitteineen on tämän päätöksen liitteenä 1–4.

Saapuneet tarjoukset

Minikilpailutuksen tarjouspyyntö lähetettiin 11.7.2024 kaikille DPS dynaamiseen järjestelyyn (Siivouspalvelut) mukana oleville palveluntuottajille. Tarjouskilpailu toteutettiin sähköisessä kilpailutusjärjestelmässä Cloudia Oy (Tarjouspalvelu.fi).

Tarjousten määräaika päättyi 26.8.2024 klo 12.00. Määräaikaan mennessä saapui yhdeksän (9) tarjousta:

H A Team Oy
Info - Controller Oy
Palmia Oy
RTK-Palvelu Oy
Siskon Siivous Oy
Services Netto Oy
SOL Palvelut Oy
Tmi Siivouspalvelu Kari Toivonen
Tommi team Oy

Soveltuvuusvaatimusten täyttyminen ja tarjouksen tarkistaminen

Tarjoajien kelpoisuus on tarkistettu DPS dynaamisen hankintailmoituksen H010-21/HEL 2021-008058 liittymisen yhteydessä sekä normaalin sopimusseurannan mukaisesti.

Kaikki saapuneet tarjoukset ovat asetettujen vaatimusten mukaisia.

Tarjousten vertailu

Tarjouspyynnön valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus ja kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena käytettiin parasta hinta-laatusuhdetta siten, että hintavertailu 60 ja laatuvertailu 40 pistettä. Hintavertailussa vertailtiin ylläpidon kuukausihintaa sekä tuntihintoja, joiden yhteenlaskettu tulos on hintavertailuperuste.

Laadullisissa vertailuperusteissa vertailtiin työllistämisehdon käyttöönottoa ja arvioitiin tarjoajan omavalvontasuunnitelma.

Tarjousvertailut tehtiin osa-alueittain eri kohteille. Tarjousvertailujen perusteella valituiksi toimittajiksi tulivat HA Team Oy, Info-Controller Oy, Palmia Oy, RTK Palvelu Oy ja Siskon Siivous Oy.

Vertailutaulukot ovat tämän päätöksen liitteenä 5–12.

Sopimuksessa noudatetaan JYSE 2014 Palvelut sopimusehtoja, päivitysversio huhtikuu 2022.