Hankinta, suorahankinta, Apotti-järjestelmä, kasvatuksen ja koulutuksen toimialan oppilashuolto

Tietohallintojohtaja päätti hankkia hankintalain 15 §:n perusteella Oy Apotti Ab:ltä Apotti-järjestelmän Helsingin kaupungin kasvatuksen ja koulutuksen toimialan opiskeluhuollon kuraattoreiden ja psykologien käyttöön. Päätöksen mukainen työ toteutetaan 13.2.2024 alkaen ja 7.1.2025 mennessä.

Hankinnan kokonaiskustannukset ovat 115 227 euroa (alv 0 %).

Sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialalla on opiskeluhuollon psykologi- ja kuraattoripalvelujen järjestämisvelvollisuus Helsingin alueella sijaitsevien koulujen osalta (oppilas- ja opiskelijahuoltolaki 9 §, Helsingin kaupungin hallintosääntö 4 luku 8 §). Kasvatuksen ja koulutuksen toimiala ja sosiaali-, terveys- ja pelastustoimiala ovat sopineet yhteistyösopimuksessa siitä, miten opiskeluhuollon kuraattori- ja psykologitoiminnan palvelut toteutetaan osana sosiaali-, terveys- ja pelastustoimi-alan järjestämisvastuulla olevia palveluja (sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtajan päätös 13.9.2022 § 131). Kasvatuksen ja koulutuksen toimiala tuottaa palvelut.

Palvelunjärjestäjänä sosiaali-, terveys- ja pelastustoimiala omistaa asiakaskirjaukset ja on vastuussa niiden siirtymisestä valtakunnalliseen Kanta-arkistoon.​ Nykyisellään kasvatuksen ja koulutuksen toimialalla käytössä oleva tietojärjestelmä ei ole Kanta-yhteensopiva. Apotti-järjestelmän käyttöönoton myötä turvataan tiedon liikkuvuus asiakkaan mukana, mahdollistetaan asiakas- ja potilasturvallinen palvelu ja hoito, turvataan saumaton hoito- ja palveluketjujen toiminta sekä varmistetaan kirjausten siirtyminen valtakunnallisen Kanta-arkistoon. Käyt-töönottoprojektiin sisältyy kasvatuksen ja koulutuksen toimialan psykologien ja kuraattoreiden Apotti-järjestelmäkoulutus. Uuden järjestelmän käyttöönotto vaatii koko henkilökunnalle koulutuksen uusien ominaisuuksien ja järjestelmän optimaalisen käytön takaamiseksi.

Hankinnan kertaluonteinen kehityskustannus on 61 875 euroa (alv 0 %) ja koulutuskustannus on 53 352 euroa (alv 0 %). Hankinnan kertaluonteiset kehityskustannukset maksetaan sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan keskitetyistä atk-investointimäärärahoista, Apotti- ja asiakas- ja potilastietojärjestelmien kehittämiseen varatusta määrärahasta. Koulutuskustannukset maksetaan Apotti-järjestelmään varatuista määrärahoista

Oy Apotti Ab on Helsingin kaupungin sidosyksikkö. Hankintalakia (1397/2016) ei sovelleta hankintoihin, jotka hankintayksikkö tekee si-dosyksiköltään (hankintalaki 15 §).

Tietohallintojohtajan oikeus toteuttaa hankinta perustuu sosiaali, terveys- ja pelastuslautakunnan päätökseen hankintavaltuuksista sosiaa- li-, terveys- ja pelastustoimialalla 12.12.2023 § 260.