Sopimus yhteisrekisterinpitäjyydestä, Kansaneläkelaitos ja sosiaali-, terveys- ja pelastustoimiala

Sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan toimialajohtaja päätti hyväksyä sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan ja Kansaneläkelaitoksen välisen liitteenä olevan sopimuksen koskien toimintansa lopettaneiden palvelunantajien asiakastietojen yhteisrekisterinpitäjyyttä. Sopimus on voimassa toistaiseksi.

Toimintansa lopettaneiden palvelunantajien asiakas- ja potilasasiakirjojen rekisterinpidosta ja asiakirjojen säilyttämisestä ei ole ennen 1.1.2024 erikseen säädetty. Sen vuoksi asiakirjoja on siirretty kuntien ja kuntayhtymien rekisterinpitäjien hallintaan, josta ne myöhemmin sote-uudistuksen myötä ovat siirtyneet hyvinvointialueiden sote-palvelujen järjestämisestä vastaaville toimivaltaisille viranomaisille. Myös Kansaneläkelaitoksen haltuun on luovutettu toimintansa lopettaneiden palvelunantajien asiakas- ja potilasasiakirjoja.

1.1.2024 voimaan tulleen sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä annetun lain (703/2023) 16 §:n mukaan palvelunantajan toiminnan päättyessä, on palvelunantajan rekisterinpidossa olevat asiakasasiakirjat, lokitiedot ja biologinen näytemateriaali siirrettävä sen hyvinvointialueen tai Helsingin kaupungin rekisterinpitoon, jonka alueella palvelunantajan kotipaikka on sijainnut. Toiminnan päätyttyä palvelunantajan on huolehdittava asiakirjojen toimittamisesta Kansaneläkelaitoksen säilytettäväksi ilman aiheetonta viivytystä. Kukin hyvinvointialue tai Helsingin kaupunki ja Kansaneläkelaitos ovat yhteisrekisterinpitäjiä.

Säännöksen mukaan Kansaneläkelaitos vastaa yhteisrekisterinpitäjänä tietojen turvallisuuden varmistamisesta sekä tietojen säilyttämisestä ja hävittämisestä sekä toimii tietosuoja-asetuksen 26 artiklan 1 kohdan mukaisena yhteyspisteenä. Kukin hyvinvointialue tai Helsingin kaupunki vastaa muista tietosuoja-asetuksen mukaisista rekisterinpitäjän vastuista.

Lain 101 §:n voimaantulosäännösten mukaan 16 §:ää sovelletaan myös ennen lain voimaantuloa toimintansa päättäneiden palvelunantajien asiakirjoihin, kuitenkin niin, ettei hyvinvointialueille aiemmin toimitettuja toimintansa päättäneiden palvelunantajien asiakirjoja siirretä Kansaneläkelaitoksen säilytettäviksi.

Näin ollen Helsingin kaupungin sosiaali-, terveys- ja pelastustoimiala ja Kansaneläkelaitos toimivat yhteisrekisterinpitäjinä asiakastiedoille ja lokitiedoille, jotka ovat syntyneet sellaisten palvelunantajien toiminnassa, jotka ovat päättäneet toimintansa ja, joiden kotipaikka on sijainnut Helsingin kaupungin alueella. Asiakastiedoilla tarkoitetaan sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä annetun lain (703/2023) 3 §:n mukaisesti potilasasiakirjoja sekä sosiaalihuollon asiakasasiakirjoja. Rekisterinpitäjien välisestä tehtävänjaosta ja toimintatavoista on sovittu tarkemmin sopimuksella.

Koska sopimus perustuu lainsäädännön asettamiin velvollisuuksiin, on sitä noudatettu jo ennen sopimuksen allekirjoittamista 1.1.2024 alkaen.

Sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan toimialajohtajan toimivalta päättää sopimuksen hyväksymisestä perustuu sosiaali-, terveys- ja pelastuslautakunnan päätökseen 17.1.2023 12 §, jonka mukaan sosiaali-, terveys- ja pelastustoimen toimialajohtaja on sosiaalihuollon ja terveydenhuollon sekä pelastustoiminnan henkilötietojen rekisterinpitäjä. Rekisterinpitäjä huolehtii sosiaali- ja terveydenhuollon sekä pelastustoimen henkilötietojen rekisterinpitäjälle kuuluvista tehtävistä.

Hallintosäännön 24 luvun 1 §:n 3 momentin mukaan viranhaltijan päätöksen perusteella tehtävät sopimukset allekirjoittaa se viranhaltija, joka on päättänyt sopimukseen sitoutumisesta, tai hänen määräämänsä henkilö.