Hankinta, Pegasos- ja Effica-potilastietojärjestelmien käyttöpalvelujen jatkaminen

Sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtaja päätti jatkaa Fujitsu Finland Oy:n kanssa 23.11.2011 allekirjoitetun Pegasos-potilastietojärjestelmän ja 29.12.2011 allekirjoitetun suun terveydenhuollon Effica (jäljempänä Effica) -potilastietojärjestelmän käyttöpalvelusopimuksia 31.12.2021 saakka hankintalain 40§:n 2 momentin 2 kohdan mukaisesti suorahankintana. Samalla sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtaja päätti valtuuttaa tietohallintopäällikön ilmoittamaan Fujitsu Finland Oy:lle sopimusten voimassaolon jatkamisesta.

Pegasoksen käyttöpalvelun kokonaishinta 14.5.2021 - 31.12.2021 voimassa olevassa sopimuksessa sovitulla hinnalla on 243 932,70 euroa (alv 0 %). Effican käyttöpalvelun kokonaishinta 13.6.2021 - 31.12.2021 voimassa olevassa sopimuksessa sovitulla hinnalla on 135 046,47 euroa (alv 0 %).

Edelleen sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtaja päätti allekirjoittaa muutossopimuksen, koskien Pegasos-potilastietojärjestelmän ja Effica-potilastietojärjestelmän käyttöpalvelusopimusten voimassaoloa vuoden 2021 loppuun ja sen jälkeen toistaiseksi voimassa olevina 3 kuukauden irtisanomisajalla.

Lisäksi sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtaja päätti potilastietojärjestelmän käyttöpalvelua koskevan sopimuksen Fujitsu FIN-PJA-327 option mukaisesti hankkia Citrix terminaalipalveluympäristöön lisäkapasiteettia 1800 käyttäjälisenssillä. Tästä aiheutuva kustannus 1.6.2020 - 31.12.2021 on 557 175 euroa (alv 0 %).

Hankinnan kokonaiskustannus on 936 154,17 euroa (alv 0 %). Kustannukset maksetaan sosiaali- ja terveystoimialan atk-käyttötalouden budjetista 3902626090.

Sosiaali- ja terveystoimialan käytössä olevien potilastietojärjestelmä-Pegasoksen ja suun terveydenhuollon potilastietojärjestelmä-Effican (nykyisin Lifecare) käyttöpalvelut on hankittu vuodesta 2012 lähtien Fujitsu Finland Oy:ltä.

Pegasos-potilastietojärjestelmän käyttöpalvelut on otettu kokonaisuudessaan tuotantokäyttöön Fujitsu Finland Oy:n käyttöpalveluympäristössä 13.5.2012 ja se sisältää Pegasoksen tuotanto-, koulutus-, verkkokoulutus-, harjoittelu- ja testausympäristöt. Teknisten ympäristöjen lisäksi käyttöpalvelusopimus sisältää varusohjelmisto-, palvelin- ja tietokantalisenssit, sekä kapasiteettipalvelut, valvonta- ja hallintapalvelut, Citrix-palvelut ja tietokantapalvelut. Tämän lisäksi Pegasos-potilastietojärjestelmän käyttöpalvelusopimuksessa on optio, jonka mukaisesti Citrix terminaalipalveluympäristöön voidaan hankkia tarvittaessa lisäkapasiteettia.

Effica-potilastietojärjestelmän käyttöpalvelut on otettu kokonaisuudessaan tuotantokäyttöön Fujitsu Finland Oy:n käyttöpalveluympäristössä 12.6.2012 ja se sisältää Effican tuotanto-, koulutus- ja testausympäristöt. Teknisten ympäristöjen lisäksi käyttöpalvelusopimus sisältää varusohjelmisto-, palvelin- ja tietokantalisenssit, sekä kapasiteettipalvelut, valvonta- ja hallintapalvelut, Citrix-palvelut ja tietokantapalvelut.

Alkuperäisissä käyttöpalvelusopimuksissa Fujitsu FIN-PJA-327 (Pegasos) ja FIN-PJA-1686 (Effica) on sovittu, että ne ovat voimassa määräaikaisena neljä vuotta siitä, kun kaikki palvelut on otettu tuotantokäyttöön. Samoin sopimuksissa on sovittu, että sopimuksia voidaan jatkaa neljän vuoden määräaikaisuuden jälkeen vuosi kerrallaan siten, että tilaaja ilmoittaa sopimuksien jatkamisesta vuotta ennen sopimusjakson päättymistä. Sopimuksia on jatkettu alkuperäisen sopimuskauden jälkeen sosiaali- ja terveyslautakunnan päätöksillä §142/28.4.2015, §87/19.4.2016 ja §101/11.4.2017, sekä sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtajan päätöksillä §54/4.4.2018 ja §48/22.3.2019. Viimeisimmän päätöksen perusteella sopimukset ovat voimassa Pegasoksen osalta 13.5.2021 ja Effican osalta 12.6.2021 saakka.

Molemmat potilastietojärjestelmät tulevat korvautumaan uudella potilastietojärjestelmä-Apotilla. Apotti-hankkeen ohjausryhmä on perjantaina 20.3.2020 muuttanut Apotti-järjestelmän käyttöönottoaikatauluja Koronapandemian vuoksi. Tämänhetkisen tiedon mukaan Helsingin Apotti-käyttöönotto siirtyy keväälle 2021. Apotti-järjestelmän käyttöönoton suunnittelussa on lähdetty siitä, että nykyisten järjestelmien tulee olla katselukäytössä noin vuoden ajan siitä, kun Apotti-järjestelmä on otettu käyttöön. Tällä varmistetaan se, että asiakas- ja potilastyössä kaikki tarvittava tieto on käytettävissä.

Nykyisten potilastietojärjestelmien tuotannon stabiilin ja tasapainoisen toiminnan varmistamiseksi nykyisiä käyttöpalvelusopimuksia jatketaan hankintalain 40§:n 2 momentin 2 kohdan mukaisesti suorahankintana Apotin käyttöönottoon asti ja lisäksi noin puolen vuoden ajaksi käyttöönoton jälkeen. Tällä päätöksellä varmistetaan, että vanhoissa järjestelmissä olevat asiakas- ja potilastiedot ovat tarvittaessa käytettävissä Apotti-järjestelmän käyttöönoton jälkeen vuoden 2021 loppuun asti. Sopimuksia jatketaan niiden nykyisillä sopimushinnoilla.

Lisäksi Fujitsu Finland Oy:n kanssa on neuvoteltu sopimusten voimassaoloa koskevasta muutoksesta. Sopimusmuutoksen mukaan käyttöpalvelusopimukset ovat 31.12.2021 jälkeen voimassa toistaiseksi ja irtisanottavissa 3kk irtisanomisajalla. Tämä antaa joustavan mahdollisuuden päättää sopimukset haluttuna aikana.

Koronapandemian vuoksi työasemien etäkäyttö on lisääntynyt ja tämän johdosta Citrix- terminaaliympäristön käyttö on lisääntynyt. Citrix käyttäjien määrän ylittäessä Citrix lisenssien määrän, uudet käyttäjät eivät enää pääse kirjautumaan Citrixin kautta potilastietojärjestelmiin. Sopimusoptioon perustuen Fujitsu Finland Oy:ltä on pyydetty tarjous Citrix lisenssien määrän lisäämisestä 1800 kappaleeseen, jotta voidaan varmistaa tietojärjestelmien käyttö Koronapandemian aiheuttaman lisääntyneen etäkäytön aikana.

Sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtajan oikeus toteuttaa hankinta perustuu sosiaali- ja terveyslautakunnan päätökseen hankintavaltuuksista sosiaali- ja terveystoimialalla 4.2.2020 § 19.