Hankinta, Pegasos- ja Effica-potilastietojärjestelmien käyttöpalvelujen jatkaminen

HEL 2020-003245
Ärendet har nyare handläggningar
§ 86
Denna beslutsfattare är inte längre aktiv

Pegasos- ja Effica-potilastietojärjestelmien käyttöpalvelujen jatkaminen

Social- och hälsovårdssektorns sektorchef

Päätös

Sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtaja päätti jatkaa Fujitsu Finland Oy:n kanssa 23.11.2011 allekirjoitetun Pegasos-potilastietojärjestelmän ja 29.12.2011 allekirjoitetun suun terveydenhuollon Effica (jäljempänä Effica) -potilastietojärjestelmän käyttöpalvelusopimuksia 31.12.2021 saakka hankintalain 40§:n 2 momentin 2 kohdan mukaisesti suorahankintana. Samalla sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtaja päätti valtuuttaa tietohallintopäällikön ilmoittamaan Fujitsu Finland Oy:lle sopimusten voimassaolon jatkamisesta.

Pegasoksen käyttöpalvelun kokonaishinta 14.5.2021 - 31.12.2021 voimassa olevassa sopimuksessa sovitulla hinnalla on 243 932,70 euroa (alv 0 %). Effican käyttöpalvelun kokonaishinta 13.6.2021 - 31.12.2021 voimassa olevassa sopimuksessa sovitulla hinnalla on 135 046,47 euroa (alv 0 %).

Edelleen sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtaja päätti allekirjoittaa muutossopimuksen, koskien Pegasos-potilastietojärjestelmän ja Effica-potilastietojärjestelmän käyttöpalvelusopimusten voimassaoloa vuoden 2021 loppuun ja sen jälkeen toistaiseksi voimassa olevina 3 kuukauden irtisanomisajalla.

Lisäksi sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtaja päätti potilastietojärjestelmän käyttöpalvelua koskevan sopimuksen Fujitsu FIN-PJA-327 option mukaisesti hankkia Citrix terminaalipalveluympäristöön lisäkapasiteettia 1800 käyttäjälisenssillä. Tästä aiheutuva kustannus 1.6.2020 - 31.12.2021 on 557 175 euroa (alv 0 %).

Hankinnan kokonaiskustannus on 936 154,17 euroa (alv 0 %). Kustannukset maksetaan sosiaali- ja terveystoimialan atk-käyttötalouden budjetista 3902626090.

Päätöksen perustelut

Sosiaali- ja terveystoimialan käytössä olevien potilastietojärjestelmä-Pegasoksen ja suun terveydenhuollon potilastietojärjestelmä-Effican (nykyisin Lifecare) käyttöpalvelut on hankittu vuodesta 2012 lähtien Fujitsu Finland Oy:ltä.

Pegasos-potilastietojärjestelmän käyttöpalvelut on otettu kokonaisuudessaan tuotantokäyttöön Fujitsu Finland Oy:n käyttöpalveluympäristössä 13.5.2012 ja se sisältää Pegasoksen tuotanto-, koulutus-, verkkokoulutus-, harjoittelu- ja testausympäristöt. Teknisten ympäristöjen lisäksi käyttöpalvelusopimus sisältää varusohjelmisto-, palvelin- ja tietokantalisenssit, sekä kapasiteettipalvelut, valvonta- ja hallintapalvelut, Citrix-palvelut ja tietokantapalvelut. Tämän lisäksi Pegasos-potilastietojärjestelmän käyttöpalvelusopimuksessa on optio, jonka mukaisesti Citrix terminaalipalveluympäristöön voidaan hankkia tarvittaessa lisäkapasiteettia.

Effica-potilastietojärjestelmän käyttöpalvelut on otettu kokonaisuudessaan tuotantokäyttöön Fujitsu Finland Oy:n käyttöpalveluympäristössä 12.6.2012 ja se sisältää Effican tuotanto-, koulutus- ja testausympäristöt. Teknisten ympäristöjen lisäksi käyttöpalvelusopimus sisältää varusohjelmisto-, palvelin- ja tietokantalisenssit, sekä kapasiteettipalvelut, valvonta- ja hallintapalvelut, Citrix-palvelut ja tietokantapalvelut.

Alkuperäisissä käyttöpalvelusopimuksissa Fujitsu FIN-PJA-327 (Pegasos) ja FIN-PJA-1686 (Effica) on sovittu, että ne ovat voimassa määräaikaisena neljä vuotta siitä, kun kaikki palvelut on otettu tuotantokäyttöön. Samoin sopimuksissa on sovittu, että sopimuksia voidaan jatkaa neljän vuoden määräaikaisuuden jälkeen vuosi kerrallaan siten, että tilaaja ilmoittaa sopimuksien jatkamisesta vuotta ennen sopimusjakson päättymistä. Sopimuksia on jatkettu alkuperäisen sopimuskauden jälkeen sosiaali- ja terveyslautakunnan päätöksillä §142/28.4.2015, §87/19.4.2016 ja §101/11.4.2017, sekä sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtajan päätöksillä §54/4.4.2018 ja §48/22.3.2019. Viimeisimmän päätöksen perusteella sopimukset ovat voimassa Pegasoksen osalta 13.5.2021 ja Effican osalta 12.6.2021 saakka.

Molemmat potilastietojärjestelmät tulevat korvautumaan uudella potilastietojärjestelmä-Apotilla. Apotti-hankkeen ohjausryhmä on perjantaina 20.3.2020 muuttanut Apotti-järjestelmän käyttöönottoaikatauluja Koronapandemian vuoksi. Tämänhetkisen tiedon mukaan Helsingin Apotti-käyttöönotto siirtyy keväälle 2021. Apotti-järjestelmän käyttöönoton suunnittelussa on lähdetty siitä, että nykyisten järjestelmien tulee olla katselukäytössä noin vuoden ajan siitä, kun Apotti-järjestelmä on otettu käyttöön. Tällä varmistetaan se, että asiakas- ja potilastyössä kaikki tarvittava tieto on käytettävissä.

Nykyisten potilastietojärjestelmien tuotannon stabiilin ja tasapainoisen toiminnan varmistamiseksi nykyisiä käyttöpalvelusopimuksia jatketaan hankintalain 40§:n 2 momentin 2 kohdan mukaisesti suorahankintana Apotin käyttöönottoon asti ja lisäksi noin puolen vuoden ajaksi käyttöönoton jälkeen. Tällä päätöksellä varmistetaan, että vanhoissa järjestelmissä olevat asiakas- ja potilastiedot ovat tarvittaessa käytettävissä Apotti-järjestelmän käyttöönoton jälkeen vuoden 2021 loppuun asti. Sopimuksia jatketaan niiden nykyisillä sopimushinnoilla.

Lisäksi Fujitsu Finland Oy:n kanssa on neuvoteltu sopimusten voimassaoloa koskevasta muutoksesta. Sopimusmuutoksen mukaan käyttöpalvelusopimukset ovat 31.12.2021 jälkeen voimassa toistaiseksi ja irtisanottavissa 3kk irtisanomisajalla. Tämä antaa joustavan mahdollisuuden päättää sopimukset haluttuna aikana.

Koronapandemian vuoksi työasemien etäkäyttö on lisääntynyt ja tämän johdosta Citrix- terminaaliympäristön käyttö on lisääntynyt. Citrix käyttäjien määrän ylittäessä Citrix lisenssien määrän, uudet käyttäjät eivät enää pääse kirjautumaan Citrixin kautta potilastietojärjestelmiin. Sopimusoptioon perustuen Fujitsu Finland Oy:ltä on pyydetty tarjous Citrix lisenssien määrän lisäämisestä 1800 kappaleeseen, jotta voidaan varmistaa tietojärjestelmien käyttö Koronapandemian aiheuttaman lisääntyneen etäkäytön aikana.

Sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtajan oikeus toteuttaa hankinta perustuu sosiaali- ja terveyslautakunnan päätökseen hankintavaltuuksista sosiaali- ja terveystoimialalla 4.2.2020 § 19.

Detta beslut publicerades 07.05.2020

MUUTOKSENHAKU HANKINTAPÄÄTÖKSEEN

Tähän päätökseen tyytymätön asianosainen voi hakea päätökseen muutosta vaatimalla hankintaoikaisua tai tekemällä valituksen markkinaoikeudelle taikka molemmat.

OHJEET HANKINTAOIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI
Oikaisuvaatimusaika

Asianosaisen on esitettävä vaatimus 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta ratkaisusta.

Muutoksenhaku markkinaoikeuteen ei estä vaatimasta hankintaoikaisua.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon viimeistään määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.

Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Oikaisuvaatimusviranomainen

Viranomainen, jolta hankintaoikaisua vaaditaan, on Helsingin kaupungin sosiaali- ja terveyslautakunta.

Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:

Sähköpostiosoite:
helsinki.kirjaamo@hel.fi
Postiosoite:
PL 10
 
00099 HELSINGIN KAUPUNKI
Faksinumero:
(09) 655 783
Käyntiosoite:
Pohjoisesplanadi 11-13
Puhelinnumero:
(09) 310 13700 (Yleishallinto)

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.

Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö

Hankintaoikaisuvaatimus pannaan vireille kirjallisesti ilmoittamalla

  • hankintayksikön päätös tai muu ratkaisu, johon hankintaoikaisuvaatimus kohdistuu
  • miten päätöstä tai muuta ratkaisua halutaan oikaistavaksi
  • millä perusteella päätöstä tai muuta ratkaisua halutaan oikaistavaksi.

Sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Oikaisuvaatimuksessa on mainittava oikaisua vaativan nimi sekä tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi. Jos oikaisua vaativan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos oikaisuvaatimuksen laatijana on joku muu henkilö, oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava myös tämän nimi sekä tarvittavat yhteystiedot.

Oikaisuvaatimukseen on liitettävä asiakirjat, joihin oikaisua vaativa haluaa vedota vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.

VALITUSOSOITUS MARKKINAOIKEUDELLE
Valitusaika

Valitus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.

Hankintaoikaisun vireilletulo ei vaikuta siihen määräaikaan, jonka kuluessa asianosaisella on oikeus hakea muutosta valittamalla markkinaoikeudelle.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta valitusaikaan. Valitus on toimitettava valitusviranomaiselle viimeistään valitusajan viimeisenä päivänä ennen valitusviranomaisen aukioloajan päättymistä.

Jos valitusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa valituksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Valitusviranomainen

Valitus tehdään markkinaoikeudelle.

Markkinaoikeuden asiointiosoite on seuraava:

Postiosoite:
Radanrakentajantie 5
 
00520 HELSINKI
Sähköpostiosoite:
markkinaoikeus@oikeus.fi
Faksinumero:
029 56 43314
Käyntiosoite:
Radanrakentajantie 5
Puhelinnumero:
029 56 43300

Valituksen voi tehdä myös hallinto- ja erityistuomioistuinten asiointipalvelussa osoitteessa: https://asiointi2.oikeus.fi/hallintotuomioistuimet

Valituksen muoto ja sisältö

Valitus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Valituksessa, joka on osoitettava valitusviranomaiselle, on ilmoitettava

  • päätös, johon haetaan muutosta
  • miltä kohdin päätökseen haetaan muutosta ja mitä muutoksia siihen vaaditaan tehtäväksi
  • perusteet, joilla muutosta vaaditaan.

Valituksessa on ilmoitettava valittajan nimi ja kotikunta. Jos valittajan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos valituksen laatijana on joku muu henkilö, valituksessa on ilmoitettava myös tämän nimi ja kotikunta.

Valituksessa on lisäksi ilmoitettava postiosoite ja puhelinnumero, joihin asiaa koskevat ilmoitukset valittajalle voidaan toimittaa.

Valittajan, laillisen edustajan tai asiamiehen on allekirjoitettava valitus. Sähköistä asiakirjaa ei kuitenkaan tarvitse täydentää allekirjoituksella, jos asiakirjassa on tiedot lähettäjästä eikä asiakirjan alkuperäisyyttä tai eheyttä ole syytä epäillä.

Valitukseen on liitettävä

  • päätös, johon haetaan muutosta valittamalla, alkuperäisenä tai jäljennöksenä
  • todistus siitä, minä päivänä päätös on annettu tiedoksi, tai muu selvitys valitusajan alkamisen ajankohdasta
  • asiakirjat, joihin valittaja vetoaa vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle
Ilmoitus valituksen tekemisestä hankintayksikölle

Valittajan tai hänen edustajansa on ilmoitettava kirjallisesti hankintayksikölle asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Ilmoitus on toimitettava viimeistään silloin, kun hankintaa koskeva valitus toimitetaan markkinaoikeudelle.

Ilmoitus on tehtävä osoitteeseen:

Sähköpostiosoite:
helsinki.kirjaamo@hel.fi
Postiosoite:
PL 10
 
00099 HELSINGIN KAUPUNKI
Faksinumero:
(09) 655 783
Käyntiosoite:
Pohjoisesplanadi 11-13
Puhelinnumero:
(09) 310 13700 (Yleishallinto)

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.

Odotusaika

EU-kynnysarvot ylittävien hankintojen osalta hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Oikeudenkäyntimaksu

Markkinaoikeus perii asian käsittelystä maksua 2050 euroa, jos hankinnan arvo on alle 1 miljoona euroa; 4100 euroa, jos hankinnan arvo on vähintään 1 miljoona euroa ja alle 10 miljoonaa euroa; ja 6140 euroa, jos hankinnan arvo on vähintään 10 miljoonaa euroa.

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.

Stäng

Mer information fås av

Martti Mäntykoski, pääsuunnittelija, puhelin: 09 310 74323

martti.mantykoski@hel.fi

Markku Havukainen, tietotekniikkapäällikkö, puhelin: 09 310 75490

markku.havukainen@hel.fi

Beslutsfattare

Juha Jolkkonen
sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtaja